社会福利档案的综合管理探讨

李刚

摘 要：在社会福利管理中，档案管理占据着非常重要的位置。随着社会飞速的发展，档案管理也慢慢变得统一和规范了。本文主要阐述了社会福利档案的感念和内容以及社会福利档案的综合管理的措施和意义。

关键词：社会福利；档案；综合管理

1 社会福利档案的概念和内容

中国社会福利制度是指政府出资为那些生活困难的老人、孤儿和残疾人等特殊困难群体提供生活保障而建立的制度。为保障特殊困难群体的生活权益，国家颁布了《中华人民共和国老年人权益保障法》、《中华人民共和国残疾人保障法》和《农村五保供养工作条例》等法律法规。有关法律法规规定：对城市孤寡老人、符合供养条件的残疾人和孤儿实行集中供养，对农村孤寡老人、符合供养条件的残疾人和孤儿实行集中供养与分散供养相结合；集中供养一般通过举办社会福利院、敬老院、疗养院、儿童福利院等福利机构进行；对于残疾人，通过政府的优惠政策来兴办多种形式的社会福利企业，帮助适合参加劳动的残疾人获得就业机会。

社会福利一般包括现金援助和直接服务。现金援助通过社会保险、社会救助和收入补贴等形式实现；直接服务通过兴办各类社会福利机构和设施实现。主要内容有：医疗卫生服务、文化教育服务、劳动就业服务、住宅服务、孤老残幼服务、残疾康复服务、犯罪矫治及感化服务（见矫治社会工作）、（见感化教育）、心理卫生服务、公共福利服务等。服务对象包括老年人、残疾人、妇女、儿童、青少年、军人及其家属、贫困者，以及其他需要帮助的社会成员和家庭等。服务的形式有人力、物力、财力的帮助，包括国家、集体、个人兴办的社会福利事业的收养、社区服务、家庭服务、个案服务、群体服务等。

2 社会福利档案的综合管理的措施

2.1 统一的收发登记

对收到的文件和本级下发的文件，按上述分类标准归档录入。收文录入的内容包括收文时间、发文单位、文件标题、文号、目录号和案卷题名；发文录入的内容包括发文时间、文号、文件标题、签发人、目录号、案卷题名、主送单位和抄送单位。目录号就是分类中的大类，如直属单位，福利企业等，案卷题名就是大类下面的子类，如，直属单位中的**市殡葬管理所。收（发）文登记录入是录入到电脑的excel表中，保存在本科室的共享文件夹下面，科室的每位同志都可以通过excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目录号和案卷号，从而快速地找到该文件。比如，拟找省民政厅下发的“关于召开全省救助管理工作经验交流会暨救助管理站站长培训班的通知”。通过搜索，查到了文件的目录号是“政策文件”，案卷号是“救助管理”，我们就知道了此文件在政策文件中的救助管理专卷中，马上就可以拿出这份文件。当然，还可以通过excel透视表做一些简单位的统计。比如，政策文件共发文多少，政策文件中关于殡葬管理的发文有多少，收到省民政厅的关于救助管理的文件有多少等。

2.2 统一的编制目录

对于收（发）文录入，按照年度进行录入的，即一个年度为一个文件名，每个大类（目录号）下面的子类（案卷题名）中保存有哪些文件。同时，还建立了一份“卷内文件目录”，卷内文件目录也是录入到excel表中，表格中的工作表标签按照分类中的大类命名，即标签名为直属单位、国办福利机构……，对于分类中的前8类表格中录入文件名、目录号（大类名）、案卷题名（子类名）、备注等内容。对于第9类即专项工作，立为专卷，录入内容有文号、责任者、题名、日期、页码和备注，专卷整理后装订成册，作为工作中的资料备查。如我们有某年度星光计划专卷、明天计划专卷、地震孤儿收养专卷等。卷内文件目录中录入了所有档案资料的目录内容，通过 excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如， 在卷内文件目录中查找《**市民政局关于国家电网公司捐赠“爱心助老基金”专款使用情况的报告》，其搜索结果为在标签名为《“爱心助老基金”国家电网公司捐赠专款使用情况》专卷中的第一页，当然很容易找到这份文件。

另外，还可以制作了《报送资料登记表》，对科室发出去的文件的报送时间、题名、接收单位、签收人进行登记。《传真记录》和《重要电话记录》对接（打）传真和电话进行记载。

2.3 加强档案管理人员培训

要实现社会福利档案信息化，提高档案管理的质量和档案资源开发利用的效率，需要利用现代科学技术手段和方法进行管理，这就要求社会福利档案工作者不仅要具备档案管理专业知识素养，还要具备熟练掌握现代化信息技术的能力。社会福利要采取多种方法培养和提高档案工作者的综合素质，通过不断学习和培训，才能适应信息技术不断发展的需要。

2.4 信息化档案安全防范

档案管理人员必须要有风险防范意识，联合社会福利信息中心部门，加强档案信息系统的实时监控，防止电脑黑客的资取、篡改档案信息和破坏档案信息系统。同时，要给档案系统安装防病毒软件，防止电脑病毒入侵。同时，作好档案的保密工作。

3 社会福利档案的综合管理的意义

3.1 社会福利档案是单位工作的查考凭据

档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

3.2 防患社会福利信息外泄

档案无不涉及信息机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。

3.3 提高了服务质量

社会福利和社会事务工作需接待大量咨询人员，此管理方法能迅速地查找到咨询人所需的资料；为同类单位提供资料借鉴也是提高服务质量的表现。如，我市各地都在兴建福利院，福利院的项目申报是大同小异，我们为后申报的单位提供借鉴先申报单位的资料。

3.4 有助于掌握政策

在政策文件中的每一个案卷题名（子类）卷宗中，保存的是一个专项工作的政策文件，即使是一个新手，只要掌握了该卷的文件，就基本掌握了该项工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多个子类也就掌握了社会福利和社会事务工作的全部政策。

4 结语

总之，档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。社会福利档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。因此，综合管理对于社会福利档案来说是非常重要的。

参考文献

[1]李沂滨；浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则[J]；办公室业务；2012年17期.

[2]王秀华；浅谈民政社会救助档案的管理体制和原则[J]；科技致富向导；2012年09期.