OA系统在疾控工作中的应用与思考

王瑞卿

摘要：办公自动化（OA：Office Automation）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。系统的自动与否是在用计算机的方式优化组织结构，调整管理体制，提高工作效率的基础上强化决策的一致性和协同办公的能力，来实现提高效能的目的。所以一套成熟的适合本系统工作的办公系统是非常需要的，但OA系统的技术五花八门，真正适用于疾病预防控制工作才是至关重要的。笔者就办公自动化系统在疾病预防控制工作中的使用与管理的一些感受与同道探讨。

关键词：OA系统 疾控工作 应用与思考

随着信息化不断发展、信息量的增大，公共卫生工作的信息管理水平不断提高，这样“无纸化办公”或办公自动化系统在疾控工作中开始浮出水面了。下面就办公自动化系统在疾病预防控制工作中的使用与管理做一介绍。

1 系统设置模块

1.1 组织机构设置。里面有单位部门管理、用户管理、角色与权限管理等。在这里应把疾控中心所有部门细化，特别是人员权限的设定，因为后面的OA系统在不同工作的设置上要用得到。

1.2 行政办公设置。协同办公是OA系统的主要功能，里面会有日程安排、工作日志安排、通讯簿以及公告通知的内容。该模块主要功能是实现个人日程安排和计划的管理，可以对车辆的预定、会议的安排等进行管理。

1.3 公文文档管理。公文管理主要功能是实现疾控中心的公文管理，实现对公文的分发、督办、交换、统计查询、归档以及反馈落实情况等管理。其中包括的子模块有收文管理、发文管理等流程管理。所有在工作流中使用的文档都会保存在文档管理模块中。

1.4 公共信息管理。该模块主要实现中心业务信息共享，照片浏览以及共享，公告调查讨论等功能。

2 系统作用

近年来如SARS、H5N1、H7N9禽流感病毒等公共卫生事件频出，国家也对疾控体系信息工作提出了更高的要求，OA系统在中心内部凸显了非常重要的作用。

2.1 协同办公提高效率。使用OA之后，基层科室人员不用拿着各种文件、申请，在各个部门科室传递、递交，等待签字，节约了时间，系统自动完成重复性工作。提高了行政工作的效率，比如公文的流转是系统按权限范围选人，在很大程度上提高了传递速度。

2.2 资源共享和公共利用。为了更科学地获取信息，系统中有共享数据的功能，能够提高管理层次，实现疾病预防控制管理的信息化和资源共享，提高了信息的获取速度及管理水平。例如通过公共文件箱、照片浏览、及时了解检测报告、生物制品出入库的情况等充分利用稳定的服务器存储能力，达到信息公用、资源共享的目的。

2.3 无纸化、信息科学管理。使用办公自动化后，办公信息变成了数字化的管理信息，各类文档信息可以分类、汇总、运算达到科学准确的管理。例如考勤管理、值班编排，代替了传统业务考核科室的分发统计传递的工作。下发通知等也均为电子版，在很大程度上也省去了纸张的浪费，节约了办公开支。

2.4 规范了收费、库管行为。在系统的收费模块中，将药剂制品、检测检验、从业人员查体等项目，统一收费条码打印票据，做到在收费项目和标准上的统一，增加了收费的准确和透明。对于疫苗、试剂药品和低值易耗品的管理，OA系统能够对其购买、使用、存储全过程进行管理。每笔试剂疫苗都有详细的数量、金额、批号、产地、供货商。利用系统强大的查询分析功能方便财务统计部门盘点。

2.5 保证信息安全。通过OA系统灾害备份等功能，能够保证信息数据的安全性和完整性。避免了不可逆转因素造成的资料受损、管理不当造成的信息丢失等情况。

3 系统实施中存在的问题及解决方案

3.1 系统实施要分步进行。有三点要注意：①正确地选择产品结构或者项目方案。②阶段的渐进式实施。③持续地功能性提升，拆分模块，成熟一个推一个，对使用好的部门进行正向鼓励。OA系统是一种组织行为的工具，特别是协同办公模式。没有了以組织行为管理的价值准绳，只能凭借计算机技术作为判断方向的依据。为了整个系统顺利实施，应先选择一些最为常用的、易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。如公告、文档共享等简单信息发布性质的功能。

3.2 做好系统授权和培训工作。系统权限分配是非常重要的，系统管理员主要负责系统初始化以及今后的维护，系统管理员一般要求擅长数据库操作和服务器系统编程的计算机专业人员，系统管理员的责任心以及技术水平与以后系统的使用情况有直接关系。OA系统非常庞大复杂，所涉及的部门多，业务流程广，所以做好相应的培训工作非常重要，但组织全员培训并不科学，应该在系统授权中在每个部门都挑选一名OA系统协助员，对他们进行集中培训，来帮助科室部门里其他人尽快熟悉软件情况。

3.3 流程规划清楚细致。OA系统流程是系统的核心，在涉及流程有必要成立临时组织，要求部门主管参与需求分析，对即将开盘的流程进行整理规划成适合的计算机结构工作。如定义工作流程结构、顺序等，这样可以快速启动系统的试运行，并很大程度降低了系统推广问题。

3.4 部门间协同配合。OA系统的实施改变了传统的工作方式，而且涉及了各个部门、人员，作业面广泛体现了新的管理理念和模式，所以在推广中难免会遇到一些习惯上的抵触。所以及时与各部门负责人沟通显得非常重要了，为了更加规范使用，应制订使用OA的规章制度，明确系统的使用规则。

参考文献：

[1]王士卿，肖东，纪正尚.OA系统的测评与改进[J].价值工程，2010（02）.

[2]杨珍.OA系统的设计与实现[D].吉林大学，2004.

[3]孙鸣昊.基于面向对象的OA系统的设计与实现[D].吉林大学，2004.