OA系统与医院档案管理的链接研究

刘芸

摘 要：本文在对OA系统与医院档案管理的链接方法进行分析的基础上，对系统同医院档案管理链接的设计进行了具体分析。同时，对系统功能、模块设计及实现进行了深入探讨。通过系统的设计，以期为医院提供更加便捷、高效、优质的档案管理信息服务。

关键词：OA系统；医院档案管理；链接

Abstract： Based on the analysis of the link between OA system and hospital archives management， this paper makes a concrete analysis of the link between the system and the hospital archives management. Explore the system function， module design and Implementation，which can provide more convenient， efficient， high-quality file management information services for hospital.

Keywords： OA system； Hospital file management； Link

医院档案是医院开展各项活动的信息的载体，如何高效利用医院档案信息，帮助医院各项工作更好地开展服务，是医院档案管理工作面临的重点问题。我国医院在发展的过程中，越来越重视档案管理。通过建立网络化的医院档案管理系统是医院实现可持续发展的必要要求[1]。在今后的工作中，医院不管是党政工作还是临床、医技工作，都在形成档案，也在利用档案，如此复杂的管理工作如果没有一个档案管理系统，就十分容易导致整个档案管理工作的混乱。本次研究拟将OA系统与医院档案管理实现链接。

1 OA系统

OA（Office Automation，办公自动化）系统，在技术不断进步下，已经从传统的技术结构——C/S结构实现B/S结构，该系统整个负载轻，开放性好，系统维护升级方便。利用OA系统，网络办公不再受到地域的限制，用户端只需要利用Internet的超文本、多媒体传输技术，就能够实现对文本、图像、声音等信息的访问，从而直接完成信息查询、录入等操作，具有良好的使用性能。

2 OA系统与医院档案管理的链接

关于OA系统与医院档案管理的链接，其链接的目标在于OA系统流转完毕之后将需要归档的信息转入到档案管理系统中，在这个过程中需要保证所有数据的准确与完善，在数据交换的過程中以及完毕后，整个数据以及系统都是安全稳定的。OA系统在完成流转之后这中间关联到的数据必定是存在于一个或者多个数据表中，因此医院档案管理系统也是通过一个或者多个数据表实现管理。目前医院常使用的两种链接方式分别为以下两种：

2.1 链接方式一。使用标准接口，很多医院对OA系统与档案系统的后台数据库都是采用接口程序ODBC或者JDBC完成系统互联[2]，具体表现在使用接口程序提取OA数据库中的原数据，建立与档案系统数据库字段的对应关系，完成这一系列操作之后转入档案系统相对应的表中。其中关于电子全文的挂接，都是先建立一个FTP服务器用来存放档案中的各种数据，然后OA系统的数据库中目录与对应电子全文存在关联，接口程序在运行的过程中同时将与之关联的电子全文上传到预先配置好的FTP服务器的存放路径中，从而实现电子目录与电子集全文的一一对应。

2.2 链接方式二。通过使用EXCEL数据交换文件实现两者之间的链接。由于不同的软件公司会开发出不同的OA系统，这就导致OA系统之间会存在差异。因此通过利用EXCEL实现导出与导入，这个过程不需要一个统一的接口标准[3]，只要能够配置导出与导入接口即可完成。能够实现如此简单便捷的链接，是因为在OA系统中已经将原本插入到档案管理系统数据库中的数据导出至EXCEL中，再利用档案管理系统的导入接口实现字段的配置，当两者匹配成功之后就能够实现后期的档案信息整理与归档工作。

上述两种链接方式，第一种需要重点做好链接过程中数据的安全与准确。第二种虽然比第一种要简单，但是工作量会增加，也在一定程度上增加了成本。如何将OA系统与医院档案管理实现最大限度的链接，本次研究进行了设计与实现。

3 OA系统与医院档案管理链接的设计与实现

3.1 PHP网络编程语言与用户需求分析。

（1）本次研究使用的是PHP+MySQL程序，PHP和MySQL都是免费的产品，没有知识产权问题，加上开发利用成本较低，具有良好的应用优势。本次研究使用的PHP语言是一种嵌入式的HTML脚本语言[4]，其作为互联网开发语言中应用最广泛的之一，具有简单易学，实用性强、功能强大、可跨平台运行等多项特点。以PHP语言的安全性能为例，PHP语言的安全性能是受到全世界用户广泛公认的[5]，其程序代码与Apache编译方式使得PHP语言具有灵活的安全设定功能。MySQL是一种快速、多线程、多用户的SQL数据库服务器[6]，能够实现在不同操作系统下的运行。全球知名的公司都使用MySQL数据库，例如谷歌、新浪等。MySQL不仅功能强大、跨平台性强，还支持各种开发语言、数据库存储容量大、运行速度快、安全性能高[7]。以安全性能为例，MySQL数据库服务器灵活，各种安全权限、口令系统需要用户进行身份验证，当用户连接到服务器，所有的传输就会变成加密模式，从而有效保证了数据安全。

（2）作为OA系统与医院档案管理链接的准备工作，以及为了保证系统的实用性，用户需求的调查十分必要。本次研究对某院开展为期4个月的需求调查，以党群、行政、智能部门和重点学科等作为主要调查对象，通过利用专题小组讨论以及个人访谈的方式，对职能部门、医技科室反馈得到的意见和建议进行收集和整理，为用户需求调查提供基础。以医院的文书档案为例，分析其用户需求。整个用户需求的了解采取表1的步骤进行。

另外，针对科技档案（医疗档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版档案）、专门档案（教学档案、财会档案、病案档案）进行用户需求分析。以医疗档案为例，考虑到医务部、护理部、医院感染管理办公室、医疗保险办公室是医疗档案利用的重点部门，而医院人事部、护理部、科教部等是利用科研档案的重点部门[8]，综合发现，医院建立起一个网络化的档案管理系统十分必要，医院内部职工希望能够随时随地实现各种资料的查询、打印等功能。

3.2 从链接角度分析系统设计以及总体架构。

（1）本次研究的重点是实现医院对档案的分布式办公，实现用户能够不受时间、空间的限制进行档案信息的查询，因此本次研究医院档案管理系统的运行一定是采用互联网技术，通过依托于B/S结构的OA系统平台实现整个系统的运行。以用户界面为例，其在设计上就需要保证用户界面良好，语言通俗易懂，有提示的范例或指导语。用户界面的视觉效果也要综合性考虑到档案系统工作的特点，简单大方。

（2）本次研究采用B/S技术结构方式，见图1。比起C/S技术结构，这种结构方式能够在任何时间、任何地点为用户提供查询、打印等服务，其适用人群更加广泛。

本次设计的医院档案管理系统一共分为门户层、应用层和数据层，门户层包括客户端在内的档案查询录入界面、档案应用界面以及管理员界面。应用层包括文书档案管理系统、医疗档案管理系统、档案借阅管理系统等，在门户层与应用层之间使用到的是OA系统以及本次应用的PHP网络编程语言。在数据层，则包括文书档案数据库、医疗档案数据库、论文数据库以及辅助管理数据库等[9]。

3.3 系统的功能设计。

第一，在了解医院用户需求的基础上建立MySQL数据库，并建立起相应的关联，考虑到今后工作的实际需要以及工作便利，根据安全原则建立起不同的档案数据库，确保不同的数据库统一又相互关联。

第二，利用Internet网络和浏览器，系统使用者可以实现远程访问[10]，例如进入到档案查询界面等。该界面采用+PHP语言混合设计而成，实现对所有子模块的查询与录入。系统设计考虑通过POST的方式向Web服务器提交用户录入信息，确保信息安全[11]。另外利用PHP编程，用户根据自己的需要将信息通过Excel或者其他文件格式的方式保存起来。

第三，系统服务器程序根据用户传输的数据，通过内部解析了解查询关键词[12]，再利用MySQL数据库管理系统提供的插入、更新、删除等查询功能，对医疗、基建等档案管理数据库以及辅助管理数据表进行操作，并将结果反馈至用戶端。

3.4 系统模块设计。将OA系统与医院档案管理信息系统结合，考虑设计两个界面，一个为用户界面，一个为管理员界面，管理员界面只向医院档案管理工作人员开放。此举的目的在于保证医院各项数据的安全，避免数据泄露。在模块中，两个界面都包括了一致的系统，具体为文书档案管理系统、医疗档案管理系统、教学档案管理系统、论文管理系统、基建档案管理系统、设备档案管理系统、出版档案管理系统、财会档案管理系统、用户管理系统、查询管理系统、录入管理系统、借阅管理系统。

3.5 系统模块功能。关于查询功能：支持精确查询与模糊查询，用户不需要输入全部信息，只需要输入关键词系统就会自动弹出满足条件的相关条目的列表，用户想要打印，系统也提供打印功能。

关于数据录入功能：主要是在用户界面中，系统向用户提供自主录入界面，而用户只需要根据系统的要求自主录入相关数据，确认提交后用户录入的信息就会被储存起来，之后用户只需要将文件材料原件放置医院的档案室进行存档就完成了整个数据录入过程。系统不仅提供用户界面的数据录入，同样也提供管理员界面的数据录入。

关于数据录入管理：管理员针对用户提交的系统数据以及提交的文件材料原件，再结合用户录入的账号，进行审核两者之间无误差之后可提交，临时数据表中不会有用户上传的临时数据，数据变成永久性。

关于数据批量管理：由于数据在产生的过程中必定会存在垃圾数据，其中也可能存在用户在录入后长期未进行数据材料原件的提交，逐渐产生的垃圾数据必定会影响到整个系统的运行，因此管理员需要定期对系统进行垃圾数据的清理。

3.6 实现。本次研究将OA系统、PHP+MySQL联合在一起，设计出一个符合医院实际需要的档案管理系统，希望能够实现用户在任何时间、任何地点的查询等操作。另外，管理员身份的工作人员也可以通过网络进行操作与管理等工作。

进入到系统的登录，选择常用的浏览器，进入到OA平台，输入密码选择档案服务，并输入用户名和密码，根据用户界面进入到医院档案管理系统，如果是管理员则通过登录专用网址以管理员的身份进入到系统中。随便点击系统菜单中的某一个管理，进行查询。了解系统的录入功能、借阅功能、辅助管理功能等，发现整个系统都能够正常使用。在该套系统试运行的过程中，所有试用人员都觉得该套系统实用性和时效性明显，充分展现出该套系统良好的工作性能，从侧面可以发现OA系统与医院档案管理两者之间链接良好。

4 结语

本次研究将OA系统与医院档案管理系统结合，比起医院原使用的档案管理软件不仅缩短了档案利用者与管理者之间的距离，还实现了医院内部档案资源信息的共享，为用户提供更加便捷、高速、高质量的服务，信息检索的质量也大大提高，初步建立起了一个OA系统与医院档案管理链接的新局面。通过本次研究，基本上实现了档案管理部门从原本的半封闭式管理模式变成开放式管理服务模式，是医院档案工作实现进步的有效方式。本次研究将OA系统与医院档案管理链接，不仅显现出明显的实用性和时效性、操作简单、灵活性明显，还具有准确性高、安全性高等多项优势。本次研究的不足之处在于整个系统在通用性、标准化方面还需要进一步改进。希望在后续的研究中能够实现OA系统与医院档案管理的“无缝链接”。

参考文献：

[1]李欣.基于OA平台的医院综合档案管理信息系统的设计与实现[J].城建档案，2016，17（02）：83～84.

[2]林桦.协同OA办公系统提升医院文书档案应用初探[J].城建档案，2016，19（08）：52～53.

[3]朱晨，杨琦，蔡碧，李灿.三甲医院基于OA系统的全面人力资源管理设计与实践[J].中国数字医学，2015，11（02）：115～117.

[4]曾霞. OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务，2015，29（04）：90.

[5]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015，52（08）：38～40.

[6]Heng YAO. Problems and Countermeasures of University Management of Personage Archives in the Horizon of Campus Culture[J]. Cross-Cultural Communication，2016，1112（865）：149～152.

[7]Xiaomi An，Michael Cook. Integrated management and services for urban development records， archives and information： a research agenda[J]. Records Management Journal，2003，132（45）：3357～3359.

[8]李思瑶. 医院档案信息化管理研究[J]. 黑龙江档案，2015，19（04）：75.

[9]马晓龙. 医院档案信息化管理探析[J]. 黑龙江档案，2014，23（04）：135.

[10]Laila Hussein Moustafa. Disaster Management Plans in Middle East Libraries and Archives in Time of War： Case Studies of Iraq and Egypt[J]. Library & Archival Security，2013，261-2：1789～1792.

[11]Shadrack Katuu. The development of archives and records management education and training in Africa – challenges and opportunities[J]. Archives and Manuscripts，2015，432（71）：322～324.

[12]張海涛.谈医院档案的信息化管理[J].黑龙江档案，2013，23（06）：111.

（作者单位：广西右江民族医学院附属医院 来稿日期：2016-11-22）