新时期基层广播电视宣传档案管理探讨

【摘 要】首先对广播电视宣传档案管理工作的重要性及其存在诸多问题进行了分析，然后对新时期广播电视宣传档案管理工作的主要对策进行了详细阐述。

【关键词】广播电视宣传；档案管理；问题；对策

1.前言

改革开放以来，在知识经济和信息技术革命推动下，我国的新闻宣传事业进入了快车道，广播电视宣传档案不仅在数量上成倍增长，而且在载体形式上也出现了很大的变化。面对这种新情况、新特点，如何加强和改进广播电视宣传档案的管理，是各级广播电视宣传单位档案人员面临的一项重要任务。

2.广播电视宣传档案管理工作的重要性

广播电视档案的录音、录像、图片、图表、新闻稿件等门类的档案资料，比较直观、全面、深刻地反映了各行各业、各个历史时期社会生活的方方面面。广播电视是以声音、影像为主要信息向大众传播的新闻媒体，记录声音、影像的材料绝大部分是可重复利用的。由于受播出时间的限制，广播电视媒体在编辑节目时，仅选取其中少量的声像资料，大部分得不到充分利用而难以形成声像档案。记录历史的声像档案是不可再生的，丢失的音像资料不可能靠人工回忆重新获得并形成声像档案。同时广播电视媒体也是艺术创作单位，其完成的播出节目受版权保护，具有版权的声像节目对广播电视媒体而言，是一笔巨大的经济财富。因此，加强广播电视声像档案管理，既有现实意义，更有经济效益。

电视媒体是党和政府的喉舌，承担着宣传党的路线、方针、政策的重任，对教育群众、团结群众共同完成党的历史任务发挥着重要的作用。对于一些历史题材的宣传，如没有大量声像档案加以辅佐，那么就会减弱宣传的效果。这对不了解历史的青年人而言，就会淡漠党和人民在改革开放中付出的艰辛劳动，就难以全面了解历史。因此，加强广播电视声像档案的规范化管理，对舆论导向和宣传教育效果有着重要的作用。

3.基层广播电视宣传档案管理工作中存在的问题

随着我国广播电视系统集团化改革的不断深化，广电系统行政管理体制发生了巨大的变化，但广播电视档案管理机制却没有与时俱进地进行改革和调整，在实际工作中，基层广播电视系统宣传档案管理还不尽如人意，主要表现在以下几个方面：

（1）档案管理意识不强。系统内部未将广电宣传档案管理纳入重点工作，在实际中普遍存在口头上重视、实际上忽视，使用时重要、不用时次要的前后观念。有的领导存在着不正确的思想认识，认为只有文书档案、人事档案等纸质档案才是档案，而在工作中形成的录像带资料、新闻素材、文艺节目、广告素材等不是档案，拍完、录完、播完就算完了，将一些具有重要保存价值的节目或作品带刷掉，做空白带反复使用，致使单位档案不齐全、不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

（2）档案管理亟待规范。广播电视档案专职管理人员普遍缺乏，有的基层单位甚至不设专职管理岗位，多数由办公室的人员兼职管理，档案管理形同虚设，再加上制度欠缺，行业内无法正常开展档案收集、整理、归档、利用等，造成管理手段弱化，只能依靠上级行政命令去落实，缺乏主动抓、主动干的意识。部门间各自为战，互不联系，必然造成人、财、物的重复建设和巨大浪费，成为束缚行业发展、制约市场竞争力和效益的障碍。

（3）对档案软件的管理不够重视。声像档案收藏内容没有构成完整标示，例如有的影像资料没有标记时间及其他说明，经过相当长时间后，难以再对其进行分类归档。而有些分类本身就不是很系统规范，且档案资料的计算机管理也不够现代化，对于档案资料的重组整理以及网络化有待加强。

（4）对电视宣传档案的开发再利用不足。广播电视档案的开发是耗费了大量的人力物力后凝聚了众多心血后才获得的。而且时间越是久远，其蕴含的价值也就越大，但是由于缺乏系统规范的管理，致使广播电视媒体的声像档案存量较少、质量较低，电视宣传档案该有的价值难以体现出来。

（5）电视宣传档案人才利用不够重视。当前，广播电视部门档案管理人员的专业化程度远远不足，往往由具有其他职务与工作的人员兼任，没有经过系统的培训，更谈不上编研和开发能力。相关部门对于人才的引进也一般侧重记者和编辑等方面，对声像档案管理专业人才重视有待加强，进而影响了电视宣传档案管理的规范化。

（6）广电档案管理规章制度不够健全。《档案法》规定，对于一个单位形成的各种门类和载体的档案应当实行集中统一管理，这是档案工作必须遵守的基本原则，在广电行业集团化改革过程中，受各种因素的影响，档案管理缺乏制度约束，与现实要求相距甚远。有的部门在档案管理上根本没有任何规章制度可以遵照执行，档案没有实行集中统一管理，各自为政。

4.新时期广播电视宣传档案管理工作的主要对策

广播电视宣传档案涉及内容庞杂，门类众多，在新形势下，如何进一步加强广播电视宣传档案管理工作，切实解决当前广播电视宣传档案工作中存在的问题，应该采取以下措施：

（1）突破思想与管理机制，深化广播电视宣传档案管理工作人员的认识。

认识上不到位、存在误区是广播电视档案工作困难重重的关键。提高认识、转变观念的基本要求是广播电视资料管理思想必须与时俱进。这就要求相关部门要明确声像档案管理机构及其职责，建立声像档案的收集网络，以科学的管理制度，防止声像档案的分散流失，保证声像档案的数量和质量。

广播电视档案作为社会信息资源的一部分，具有专业性与社会性相统一的双重性，既可为新闻单位内部服务，又可向社会提供具有自己行业特色的各种服务，创造经济效益。此外还要加快建立以现有档案部门为中心，辅射周边广电部门的档案信息共享体系，统一软件开发，实现档案信息资源共享，形成区域性的档案信息资源体系。有条件的要与本地区政府网或公共信息网联网，充分利用信息网服务，用最快捷的方法进行信息传递，从而满足社会发展对广播电视宣传档案的需求。

（2）理清思路，搞好规划。

广播电视宣传档案信息化建设是一项系统工程、长期任务，必须理清思路、科学规划。在深入调研、集思广益、反复论证的基础上，编制发展规划，从硬件配置到软件开发，从数据建设到规范制定，从基本功能到特色功能，从技术开发到内部管理，从计划任务到保障条件，从当前目标到长远需要进行了全面规划，努力做到既有前瞻性、超前性，又有可行性、操作性。

（3）切实加强广播电视宣传档案资源建设，促进宣传档案资源管理向标准化、规范化、现代化发展。

首先，由于广电档案的特殊性决定，必须要选择适合广播电视宣传档案保管的库房和设施，确保宣传档案安全。宣传档案从载体上多为声像档案，即由照片及录音带、录像带所构成。由于这些磁介质档案的制成材料的特殊性，要使其不发生褪变和损毁，必须在库房和相关保管设施上力求达到其保管条件的技术指标要求，不能有丝毫的马虎。库房必须达到防火、防光、防高温、防尘、防虫、防潮、防碰、防盗的基本要求。此还必须注意磁场对声像档案的影响，周围避免放置电源设备、电视机和扬声器之类等物品以免磁化。所有库房必须安装空调设施，这是必要的也是根本的措施。

其次，提高广播电视宣传档案的利用价值。一是编辑各汇编材料和参考资料，编制必要的目录、索引等检索工具，做好档案利用效果的反馈纪录。二是积极主动提供档案服务，使档案的利用方式由被动服务转变为主动服务，采取多种形式，多种角度，最大限度地满足社会各方面对宣传档案信息资源的需要。三是更新观念，更新管理方式和管理手段，实现档案管理现代化，开拓档案利用新渠道，提高档案的利用效率，使档案工作与经济和社会同步发展。

最后，针对各广播电视台现有档案的数量、结构，设计出合理的数字化建设方案。长期以来，虽然广播电视档案部门出于管理的需要一直在研究和使用计算机管理档案，把传统的档案载体形式转为机读档案，用光盘、磁盘作为信息存储载体，向数字格式转变，但由于各个广播电视台的基础环境、各个部门的经费情况、技术条件和人员力量缺乏统一规划，发展呈现出一种零散的局面，表现为数字化数据库格式标准、管理内容不一，共享性差。只有改变现状，向标准化、规范化、现代化方向发展，各广播电视台档案数字化建设工作对促进各广播电视台档案部门之间数字化档案信息资源的统一开发、利用必将起到积极的作用。

（4）加强工作人员队伍建设的进程，提高广播电视宣传档案管理人员专业素质。

建设注重信息化建设的整体队伍，是推进电视宣传档案管理信息化资源化的基本保证。该方面的管理工作是一门对专业要求非常高的科学。随着电视宣传档案和相关资料所采取的存储手段变得日益现代化，信息的收集汇编和整理需要有完善的运行系统，在这种情况下，迫切需要有能够对系统进行科学运行的高素质管理人员。所以，于档案管理的队伍需要进行强化训练，不仅要从理论的高度进行学习，而且应该结合实际的工作需要不断地创新，从技能和管理多方面入手，持续调整知识结构，扩大知识面和深度，注意综合素质与业务素质的全面提高。应该响应相关部门的号召，统一组织管理人员细致学习档案法的相关内容，从思想的高度认识档案管理作为重要的信息资源并不是属于个人或者是区域部门的财富而是属于国家的宝贵财产，电视宣传档案管理人员具有神圣的使命感和荣誉观，在此基础上要做到及时上交档案资料和妥善保管资料。其次，有必要引进计算机或者数据库方面的专业人才，对于个人道德修养高、有事业心并且热爱电视宣传档案事业的人才更应该优先考虑，通过此种手段，快速提高档案管理信息化建设的队伍素质。

参考文献：

[1]周燕.对档案管理的点滴看法[J].档案管理，2005，06.

[2]胡鸿杰.中国档案的理论与模式[M].北京：人民出版社，2005.

作者简介：张永霞（1977—），女，山东招远人，助理馆员，主要从事办公室档案管理工作。