高校中人事档案管理浅析

王凯

摘要：随着高校人事制度改革的不断完善，人事档案对高校建设尤显重要。本文着重探讨高校人事档案归集工作中存在的问题及其对策，以期提高人事档案的管理和利用水平，为高校的发展提供优质服务。

关键词：高校人事档案归集问题

一、高校中人事档案归集的现状

1.对人事档案管理工作的重视度不高

多数高校的领导及教职工对其人事档案管理工作认识不足，广大职工普遍认为人事档案管理就是整理、归集、装盒保管就完了，没有把它作为学院的一项重要工作纳入到日常工作当中，有些领导认人事档案与学院的教学管理及科研成果没有关系，也不能创造出更大的经济效益，致使其人事档案在日常工作中成了“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”的无足轻重的事情。认识上的不足导致许多人对档案的归集缺乏应有的理解与重视。

有些高校教职工对个人的人事档案材料，如：工作后进修的学籍材料等，并不重视，也不在档案管理部门进行归集，导致其人事档案材料无法做到完善，更无法使其人事信息进行及时的更新，在日后学院对人员的考核、晋升等工作上造成一定的难度。

2.支持人事档案工作的相关制度欠缺

在日常工作中，有些高校缺乏系统、健全的档案管理制度，对档案的归集内容、归集的时间，归集的要求等未做出具体的规定，有些高校虽然制定了有关的制度，但是在工作中并没有落实，制约了档案信息的更新，从而无法完成档案的制度化、规范化。

3.人事档案管理人员业务素质不高

由于重视度不高，导致人事档案部门的人员往往都不是正规的专业人员，并且人员配备较少。近年来随着高校的发展，招生规模的扩大，师资队伍也随之壮大，教职员工的人事档案数量增多，需要归档个人材料较多，工作量较大。档案管理人员无法及时的对人员材料进行更新、归集，更有些造成人员材料的遗失。

高校中很少会花成本对人事档案管理人员做正规而系统的专业技能培训。管理人员专业素质欠缺，使其对档案工作也不大重视，导致人事档案归集不完整，不及时，档案材料的内容不够规范，从而影响了人事档案的建设和管理水平的提高。

4.人事档案电子信息化建设滞后

目前，有很多高校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立层面上，没有实现人事档案电子信息化。虽然档案室配备了电脑但也仅局限于打印档案目录，无法对人事信息做到电子的查询和检索，电子信息化水平较低，没有一个较为全面的人员信息的规整及健全，降低了日常工作中的办公效率。

5.人档分离现象较多

在人才流动方面，很多高校对人事档案没有具体的要求，导致很多职工上岗后，不去转递个人的人事档案，造成弃档情况较多，有些职工知道要办理档案材料的转移，但是没有接收的单位，导致人才流动和档案的转递不同步，使人档分离，甚至出现死档现象，势必影响到人事档案的延续性。

二、对高校人事档案管理及归集的建议

1.建立、健全高校的人事档案管理制度

人事档案管理工作是一项琐碎而且繁杂的工作，需要有严格的制度来保证其实施，只有不断完善的档案管理制度，才能较为规范的对人事档案材料记性归集和转递，才能使档案的归档做到及时、完整和准确。

2.大力宣传人事档案管理的制度，增强教职工的人事档案意识

在教职员工当中对人事档案的制度做大力宣传，加强广大教职工的档案意识，并以部门为单位，分学期对教职员工的人事档案材料进行统一的收集，并做好电子信息的登记，由部门统一上交人事档案管理部门，对不合格的材料及信息，由人事档案管理部门下发纸质的说明，限期规整。使高校人事档案的收集和归档工作能及时有效地开展。

3.建立高素质的人事档案管理人才队伍

对于现在化的档案管理工作，不仅我们要有较为准确的专业知识，还要熟悉相关的计算机操作，所以建立一支高素质的管理队伍是做好人事档案工作的关键。因此，一方面高校应组织管理人员去较好的人才机构进行考察学习，学习先进的管理理念和较好的管理流程。一方面高校应加强人事档案管理人员的专业培训，使管理人员有较强的工作责任心，认真审核需要归集的人事材料，及时追捕缺漏的材料，对新添补的材料做好信息的更新。

4.建立人事档案管理电子信息化建设

使用计算机等先进的电子设备对人事档案进行管理，可有效的提高档案管理的效率。人事档案的整理及归集应当改变过去单纯使用纸质的传统管理方式，在电脑中进行统一的电子信息化的动态管理，较为准确明了的完成档案的查阅、编辑，为了更好的保证档案材料的真实性，我们可采用电子档案与纸质档案并存的管理方式，建立双轨制度。如果条件允许，可制作人事影印档案材料，既能做到快捷便利的查询工作，又能更加精准无误的展现档案材料，实现人事档案数据化、信息化。

5.结合人事代理制度，规范流动人才的人事档案管理工作

对于人事档案的流动问题，关键在于制定一个人员流动的制约环节，规范人才流动模式的管理，建立科学化的人才流动流程，并与当地的人才服务机构建立合作关系，对于人员的流动进行跟踪，明确人事档案转递的人员，统一由档案管理部门对其档案进行转递；对于未作出明确说明档案转递的人员，我们挣得本人同意，为其办理人事代理手续，人事档案转入人才服务机构，始终保持流动人才人事档案内容的延续性，以此才有助于人才流动与档案转递的同步，避免人档分离。

总之，高校职工应提高对教职员工人事档案的重视度，人事档案部门应当完善相关的管理制度，加强人事档案管理人员队伍的建设，积极主动的推进人事档案管理信息化建设，把人事档案管理工作融入到日常工作当中，才能使高校人事档案管理工作与时俱进，提高高校教职员工人事档案的质量和利用水平，为高校的发展提供更好的服务。

参考文献：

[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008，3.

[2]张文亮.浅谈高校人事档案管理的现状及对策[J].岳阳职业技术学院学报，2007，3.

[3]李艳、吴秀林。对职业院校人事档案收集归档工作管理的思考，2012，3.