浅谈高校院系办公室如何做好行政管理工作

安燕萍

[摘 要]结合自身经历和工作经验，分析了高校院系办公室及办公室主任在行政管理工作中的作用，并从转变观念，认识办公室工作的重要性；建立严格的规章制度；增强培训，提高办公室人员综合素质；充分利用现代技术，创新管理手段四个大的方面探讨了高校院系办公室如何做好行政管理工作，以期为同行提供参考。

[关键词]高校 院系办公室 行政管理

[中图分类号] G472 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）07-0139-02

院系办公室是高校基层的、重要的行政管理机构，它既是对全校师生开放的服务窗口，又是领导开展行政管理工作的指挥中心，同时也是在院校领导和师生之间起着承上启下作用的桥梁。随着各高校规模的不断扩大和内部管理体制的不断完善，高校办公室承担的作用越来越重，在行政管理工作中发挥的作用也越来越重要。

一、高校院系办公室及办公室主任在行政管理工作中的作用

高校院系办公室是高校进行内部管理的重要部门，起着承上启下、联系左右、沟通内外、协调平衡的枢纽作用。而行政管理工作涉及的范围很广，具有复杂性、交叉性、传递性、多样性等特点，往往又和院校的教学管理融为一体，两者相互渗透，几乎不分彼此。院系办公室作为行政管理工作主要的执行机构，为广大师生提供了很多服务，包括为教师制定一系列教学课表；上传、发放和管理院校的课程计划及各种文件；整理各科教师的教学档案，统计和汇总他们的教学工作量及科研项目；负责配套、统计和上报本系的各专业教材；安排相关专业的课程和毕业实习的时间、地点及相应的辅导教师等。总的来说，院系办公室的行政管理工作主要是负责传递和交流各种信息、建立并保管人事档案、执行人事考勤、执行院系领导临时安排的事务性工作、经费收支、办公用品及设备的采购和维护等。而办公室主任作为开展行政管理工作的重要领导者和实施者，对学院的发展建设起到了重要的作用，其在宣传执行学校工作精神、完成日常工作、协调部门内部和部门之间的关系等工作中占据着不可或缺的地位。

二、高校院系办公室如何做好行政管理工作

（一）转变观念，认识到办公室工作的重要性

高校院系办公室工作是高校教学管理的重要内容，是辅助院系领导完成政务、事务及服务工作的强力支撑。在所有的院校工作中，办公室工作质量的好坏直接影响到领导决策的制定与执行。要想做好办公室工作，上到各级领导，下到办公室执行人员都要认识到办公室工作的重要性，提高对办公室工作的重视程度，为办公室顺利展开工作创建良好的环境。

（二）建立严格的规章制度

1.建立严格、完善、科学的规章制度

要提高高校院系办公室的工作效率，一套严格、完善、科学并切实可行的规章制度是前提。首先，建立符合实情的规章制度是非常重要的。在院系内建立各种完整的规范制度并明文规定，如工作规范、服务规范、考勤制度、奖惩制度等。其次，有了规章制度，贯彻执行是关键。要让所有人员按照这些规范制度行事，做到事事有章可循，奖惩有据可依。这些规章制度一旦被确定，无论是院系领导、工作人员还是普通师生都必须严格按照规章制度办事，尤其是办公室人员要从严律己，坚持原则，从学院大局出发，认真履行职责，坚决照章办事。在执行办公室管理制度时，要做到公正、公平，并且让制度始终贯穿办公室工作的全过程。最后，还要注重人性化管理。在现代管理理念中，“以人为本”的理念越来越受到重视。要主动关心工作人员的发展，在他们在完成工作目标的同时，为他们提供实现个人理想和抱负的机会，这样更加能够调动工作人员的积极性，使他们更有热情地投入工作。

2.完善办公室细化管理

一般来说，办公室的人员少，工作任务重。比如笔者所在的艺术系建系5年，包含音乐学、美术学两个专业，有教师35人，学生375人，但是办公室人员只有3个。而且笔者自己在担任系办公室主任的同时，还担任音乐学音乐表演专业的《声乐》课、《西北部民歌赏析与演唱》校级公共选修课等。针对这种情况可以对办公室的工作实行细化管理，明确制定出人员的工作细则和可行的量化标准，根据系内具体的情况科学地划分给各办公室人员任务，合理配置人力资源，使他们明确岗位职责，科学、有序、规范地完成各项工作。

3.善于利用电子档案，实现无纸化办公

院系办公室负责教学和行政两方面的管理，工作内容比较复杂琐碎，且需要进行妥善管理的信息、档案、文件等数量繁多、种类复杂。如果办公室人员善于利用电子档案的优势，对各种信息进行整理，对各种资料、档案、文件等按照不同的类型命名并归档，就可以做到省时省力，提高办公效率且实现绿色办公。

（三）增强培训，提高办公室人员综合素质

随着高校规模的不断壮大，信息技术的不断更新，工作节奏的日益加快，对高校办公室人员的综合素质提出了更高的要求，办公室人员要顺利、出色地完成行政工作，要做到：

1.加强政治学习

办公室作为高校行政的基础部门、党政的核心部门，办公人员的政治、思想和行动上要时刻与党中央、与学校的整体规划和发展方向，与学校党委的决策决议保持高度一致。办公人员要从自身做起，不断加强自身的政治学习，认真研究党的方针政策和各种教育理念，提高自身的理论政策水平。

2.培养办公人员良好职业道德

职业道德是办公室人员综合素质中重要的一项。几年来，高等教育面临着重重的挑战和机遇，高校管理机构规模和编制在不断地收缩，办公室人员较少，但是承担着众多的工作。所以，要注重培养办公室人员的良好职业道德，使他们在工作岗位上负责、高效、热情地工作。

3.对办公室人员的业务能力进行培训和考核

办公室人员作为与教学管理相关的管理者，要有较强的业务能力，包括系统的专业知识、扎实的文化基础、较强的管理组织能力、较强的写作能力等，才能将本职工作顺利、出色地完成。院校要对办公室人员定期进行岗前及在岗业务培训，并加强对他们的定期考核或考试，提高他们的业务能力。

4.培养办公室人员的大局和全局观

在进行行政管理工作的过程中，办公人员往往会遇到一些较难以把握、难以做出决策的问题，这时他们就要在坚持原则的条件下，以大局为重，从全局利益的角度出发，采用灵活的手段，充分利用各种资源来解决问题。而且办公室有时还需要协助领导做出决策，这对办公室工作人员的大局观念和全局意识更是一种考验。所以，要注意培养和提高办公队伍的大局和全局观念，激发他们的工作热情和热爱行政工作的信心。

5.提高办公室人员身体和心理素质

院系办公室行政管理工作涉及的范围广、事务繁杂，出现问题和紧急事件的情况多，容易成为领导、其他部门、教师及学生等关注的焦点，这往往会给办公室工作人员带来较大的心理压力，使他们产生烦躁、厌倦等情绪。所以，要做好行政管理工作，首先要求办公室人员要有较高的心理素质，遇到事情不急躁，能够冷静对待，能够严于律己、处事合理，在充分讲原则的前提下，做事有自己的风格；其次还要求办公室人员有强健的体魄。只有这样，他们才能精力充沛地投入到纷繁琐碎的行政管理工作中。

（四）充分利用现代技术，创新管理手段

在不断更新变换的信息时代，院系办公室人员要有较强的洞察力和出色的反应力，能够对突发的情况和问题作出判断并快速做出正确反应，做出合理预防措施。院校要不断提供现代技术资金支持，办公室要及时购置和更新办公设备，办公室人员要充分利用办公资源如电脑、网络、办公软件、交际软件等进行行政管理工作，为实现无纸化绿色办公打下坚实的基础。同时院系要结合办公室在办文办会、信息传递、协调沟通、档案管理、行政接待等方面的工作情况，对需要用到的软件系统及时进行开发和升级，建立符合院校实际情况的工作主页和信息系统等，真正地实现行政工作的信息化和自动化。

三、结束语

综上所述，院系办公室作为学校管理体系中的重要部分，在学校行政管理工作中发挥着重要的作用。高校各阶层领导要转变观念，认识到办公室工作的重要性，建立严格、完善、科学的规章制度，对院系办公室实行细化管理。办公室人员要从各方面做起，提高自身综合素质，并充分利用现代技术，创新管理手段，这样才能使得办公室在行政管理工作中发挥越来越重要的作用，切实为学院领导和广大师生服务。

[ 参 考 文 献 ]

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[4] 李桃.加强高校院系办公室行政管理工作的思考[J].边疆经济与文化，2008，（4）.

[5] 朱丽娟，杨晓培.高校办公室行政管理工作的思考[J].青春岁月，2011，（10）.

[责任编辑：钟 岚]