0A系统环境下高校电子文件管理中存在的问题及对策研究

陈子飞

摘 要：在OA系统环境下，高校电子文件管理中存在的问题主要表现在以下几个方面：电子文件处于无人管理状态；电子文件管理缺乏制度规范；电子文件缺乏安全保障；电子文件管理缺乏专业人才。对策思考有：加强重视，强化电子文件管理意识；建立健全电子文件管理的相关制度；增强电子文件管理人员业务素质；建立一套行之有效的高校电子文件管理模式等。

关键词：OA系统；电子文件；管理；问题；对策

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）21-0236-02

高校的办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统，是指在高校各党、政、教学等部门的实际工作中，具备公文处理、信息发布与传递、交流等功能的以实现单位内的公共管理事务为主要职能的办公系统[1]。随着网络信息技术的日益发展，各高校OA管理系统的信息化水平不断提高，高校各部门如何在OA系统环境下实现电子文件的科学管理，就显得尤为重要。

一、高校电子文件管理的现状

电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物[2]。从电子文件管理的历史来看，我国利用计算机来处理文件还是20世纪80年代的事，虽然已经用了二十几年的时间，但是只是在部分党政机关小范围应用，没有真正广泛普及。20世纪末，电子文件管理是一个全新而陌生的领域，一个研究基础和管理实践经验基本空白的地带[3]。我国对电子文件的管理仍然存在很大问题。尤其是在高校，电子文件管理出现这样一些特征：起步晚、基础设施落后、观念意识不到位，人员业务素质不高。

发达国家在20世纪60年代已经开始建立计算机检索系统，利用计算机强大的功能来管理档案文件。到20世纪70年代末，发达国家有98%的文件（包括其他载体文件）已著录存档在计算机检索系统中[4]。这给人们查阅档案带来极大方便，同时也使电子文件的管理得到不断规范，发达国家对电子文件的管理已经形成了一套科学合理的管理体制。反观我国高校，在很长的一段时间里，我们仅仅用计算机来打印、修改文件材料。在电子文件的管理工作上，我们已经落后发达国家近40年。高校没有形成一套科学有效的电子文件管理办法，各部门各行其是，很多部门没有规章制度的约束，不能自觉地保存电子文件，用过之后就不再理睬，让电子文件处于自生自灭的状态。

部分高校基础设施相当落后，没有专门的存储电子文件的设备，也没有配备刻录机、扫描仪、交换机等信息化设备，电子文件哪里来哪里放。基础差，设施落后还可以改进。但最主要的是各部门的文件管理人员业务素质不强，很多文件管理人员不是专职人员，而是从事教学科研工作的兼职人员，保管电子文件观念意识不到位，存在消极对待电子文件的情况。部分文件管理人员已认识到电子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、财力，最终也只是纸上谈兵。有的领导没能看到它的长期性，难以痛下决心，使电子文件的管理难以取得实质性进展。

高校涉足电子文件管理的时间还不长。在实际工作中，我们还只进行电子文件的收集、鉴定等基本操作，对于电子文件的安全保护、统计、归档、服务等工作基本上还处于起步阶段。即使是这样，在电子文件的管理过程中，还会存在许多问题。

二、高校电子文件管理中存在的主要问题

随着新型的文件形式推广运用后，高校对OA系统的运用更为普及，使日常电子文件的管理更为有效，但是高校电子文件管理也存在一些问题。

（一）电子文件处于无人管理的状态

在高校，自运用OA办公系统以后，各部门实现了运用计算机进行科研和办公管理，但有的只处于办公自动化的起步阶段，由于电子文件让人产生不真实、虚拟感，在人们长久以来形成的观念中，纸质文件才是实际存在的。因此，纸质文件在各部门仍然占主导地位，电子文件只是起到辅助作用。有的只是用计算机草拟文件，一旦打印出正式纸质文件，作为草拟的电子文件就不会被存档，而是被新的电子文件不断覆盖，或因电脑存储有限而被删除。有些部门知道电子文件的重要性，把电子文件存储在计算机硬盘上，但是没有进行整理、鉴定、归档，随着时间推移，日积月累，电子文件就处于无人问津的状态了。

（二）电子文件管理缺乏制度规范

高校电子文件管理起步时间还比较短，虽然国家颁布了《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》等规章制度，但由于领导不够重视，有些高校没有意识到电子文件管理的重要性，对电子文件管理置之不理，未制定规范科学的管理制度，没有把电子文件纳入规范化管理。特别是电子文件形成、收集、处理、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，信息都存在更改、丢失的危险，没有形成一套切实可行的管理制度，给电子文件管理与归档带来被动。在OA系统开发时，未设计与档案系统相融合的归档管理功能，从而造成各部门之间相互脱节，缺乏电子文件管理的全局考虑。

（三）电子文件缺乏安全保障

电子文件的安全性一方面是指电子文件以及它形成的相关文件数量齐全，另一方面是指电子文件的内容、结构与背景信息没有缺损[5]。电子文件的安全是保证其真实、完整的前提，对以后电子文件的归档利用至关重要。在高校实际管理电子文件的过程中，由于电子文件管理的安全机制不完善，一些部门将电子文件直接存储在接连互联网的电脑上，一旦系统被病毒入侵，极易造成电子文件丢失、损坏。由于电子文件在利用上缺乏制度的保护和约束，每一个环节都存在堵塞信息失真的隐患，因此，迫切需要用制度来维护电子文件的原始性、真实性及其安全性。

（四）电子文件管理缺乏专业人才

在高校实际工作中，大多数部门电子文件管理人员不是专职文件管理人员，而是兼职的其他工作人员，流动性很强，没有固定人选，极易造成文件丢失。兼职文件管理人员没有全身心投入到文件管理工作中，只是在工作之余来管理一下文件。部门领导在选择文件管理人员的时候，鉴于成本考虑，也是选择一些业务素质不强的人员来从事文件管理工作，他们普遍认为文件管理工作是简单体力劳动，不需要动脑。因此，在高校电子文件管理过程中，普遍存在文件管理工作人员素质不高的问题，严重缺乏档案管理的复合型人才。对于复合型人才的选拔、培养机制还需进一步完善。

三、加强高校文件管理的对策思考

鉴于OA系统环境下电子文件管理的诸多性能优势，高校必须长期坚持做好电子文件的管理，不断提升内部办公效率。因此，针对电子文件管理存在的诸多问题，主要从以下几个方面采取措施。

（一）加强重视，强化电子文件管理意识

思想是行动的先导。电子文件是档案的一个重要来源。高校各级领导首先要更新观念，高度重视，加强宣传，充分认识到电子文件管理和归档工作在学校建设和发展中起到非常重要的作用，体会到电子文件与纸质文件一样重要，不能随意丢失，要按时归档。只有妥善管理好电子文件，才能确保电子文件的完整、准确、安全，才能及时地为学校的日常工作提供信息支持。高校各部门的文件管理人员要强化意识，充分认识到档案文件管理工作的重要性，认识到做好档案文件管理工作不仅是自身责任，更是为学校做贡献，也是体现自身价值的基本途径。

（二）建立健全电子文件管理的相关制度

各高校应根据国家颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》、《文件法》、《文件管理分类工具》等规章制度，结合本校工作实际，在国家文件管理法规的基础上，制定适合本校的电子文件管理办法和制度，明确电子文件管理的基本属性与作用、文件管理的基本权利与义务，文件分类与组织、电子文件鉴定与处置等。高校电子文件管理要按照集中统一的原则，从其产生的途径、类型和特点出发，制定一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护为内容的科学、合理、严密的相应规章制度，实施全过程管理，从制度上保证电子文件管理的完整性，做到有章可循，有规可依。

（三）增强电子文件管理人员业务素质

纸质文件管理经过多年实践，已经形成相对稳定的管理队伍，有较好的工作基础，各职能部门都设立了档案员，负责完成纸质文件的归档工作。由于纸质文件管理与归档大多采用手动归档，这与电子文件管理与归档方式有较大差异。电子文件管理与归档不仅要求档案管理工作人员既要有档案专业知识，同时又要掌握计算机、网络知识。学校必须高度重视，定期对电子文件归档和管理人员进行培训，让他们通过业务学习和技术培训，尽快了解电子文件的管理规章制度，掌握计算机技术，熟悉档案管理软件、数字通信技术以及网络系统方面的技能，建立以档案人员为主的文件管理工作队伍，并吸收一些责任心强、素质好并热心文件管理工作的计算机、信息管理等方面的人才，以确保电子文件管理工作顺利开展。电子文件管理工作人员要主动学习新的经验和管理方法，不断提高专业技能，做好电子文件管理和归档工作。

（四）建立一套行之有效的高校电子文件管理模式

各高校根据实际情况建立一套行之有效的电子文件管理模式，即“双轨制”管理，使纸质文件与电子文件同步管理和归档。由于电子文件具有不稳定性和直观性，对于一些具有法律效力的重要文件，目前最好的办法还是将纸质文件与电子公文同步管理。在OA系统内下发电子文件的同时，文件管理工作人员必须打印一份纸质文件，在电子公文移交归档时，文件管理工作人员把打印备份的纸质文件同时移交档案部门归档。这样既发挥归档文件的凭证依据作用，又可确保电子文件利用和资源共享问题。

参考文献：

[1]吴乃萍，冯桂珍，等.办公自动环境下高校电子文件的归档与管理[J].南京工业大学学报：社会科学版，2005，（1）.

[2]夏露.关于高校电子文件管理的思考[J].山西档案，2011，（增刊）.

[3]于英香.我国电子文件管理的三次转折[J].档案学通讯，2010，（1）.

[4]陈军.公安机关电子文件管理中的问题及对策[J].四川警官高等专科学校学报，2005，（6）.

[5]彭艳平.高校OA系统电子文件归档可行性与问题分析及对策[J].当代教育理论与实践，2011，（2）.