突破高校档案管理工作的重点和难点

摘 要：高校档案管理是学校的一项重要工作，在学校的建设和发展中发挥着重要的作用。在实际工作中，因为人力、财力、物力保障的不足和学校发展的主观因素，尤其是随着现代信息技术的广泛使用和推广，高校档案管理也在不断的转变工作重点，产生新的工作难点。

关键词：高校；档案管理；重点；难点；措施

收稿日期：2013-06-20

作者简介：张淑芳（1964- ），女，河南中医学院综合档案室主任，研究方向为高校档案管理。

2008年8月20日，时任教育部部长周济、国家档案局局长杨冬权联合签署了中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令，即《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），该《办法》自2008年9月1日起施行。作为档案管理的最高级行政部门联合出台《办法》，是对高校档案管理工作的高度重视，也是对档案管理工作的一次规范。

作为高校档案管理人员，笔者在学院领导的关心支持下，认真做好档案管理工作，因成绩突出还获得了河南省档案局优秀单位荣誉称号。但档案工作当前处于一个极具挑战的时代，这给高校档案管理工作提出许多新的课题。

一、加强高校档案管理工作的重要意义

《办法》是在1989年10月原国家教委第6号令的基础上，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规制定的；是由教育部和国家档案局联合签署的；是以“令”的形式发布实施的。所谓“令”，就是命令，是国家机关依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施所使用的一个文种，具有强制实施的性质。《办法》的发布实施，是促进高等教育发展的一项重要举措，为高校档案管理工作提供了法规依据，对推进高校档案管理工作制度化建设，提高档案管理工作服务于教学、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意义。

（一）高校档案是一个学校发展历史的记载。

《办法》指出，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。因此，高校档案是一所学校的历史博物馆，是学校发展的历程记录，对于教职工的学校认知，学生爱校、荣校教育都有着不可低估的价值。

（二）高校档案是学校文化的载体。

档案记录着学校办学历史的印记，是高校先进文化的一个承载，真实地记录着高校发展的历程，记录着全校师生在教学、科研等各种教育研究活动中的宝贵经验和知识技能信息，是整个高校的智慧结晶和精神财富。所以，高校档案作为一种文化类型，同样拥有其文化属性，记录着全校的思想和活动的成果，是先进文化继承和发展的基石。仅以我校档案管理工作为例，在所收集的材料中就包含了从建校至今50余年的历史材料。这些材料真实的记录着学校办学理念的传承和延续，彰显着独具特色的深厚的中医药文化，成为学校文化建设的重要依托。

（三）高校档案是重要的研究资料。

高校档案是高校各项活动真实的历史记录，是高校宝贵的精神财富，具有其他任何文献都无法取代的凭证、参考和宣传、教育作用。《办法》中文件材料的归档范围就涉及党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品类、出版类、外事类、财会类等11个大类。可以说，档案收集包含着极为丰富的内容，具有科研、教学、服务等诸多的功能，是进行科学研究的良好阵地。《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出，要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责。同时指出，有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。随着高校档案信息化建设的不断推进，档案的科学研究功能将会更好地得到认可。

二、高校档案管理工作面临的工作重点和难点

高校档案具有无可厚非的重要意义，这一点已经被社会各界所认可，但是因为高校档案建设起步较晚，尤其是在近20年来面对新的形势变化，呈现出新的工作重点和难点，需要得到妥善解决。

（一）对高校档案管理工作的重视程度不足，政策没得到很好的落实。

虽然有《中华人民共和国档案法》和有关法规的要求，再加上2009年开始实行的《办法》，以及各省市主管部门出台的管理制度，应该讲制度建设基本完备。但是，真正落实的时候却面临着不少的问题。例如：学校发展中精力财力不够，没有充分的投入，档案室在资金设备等方面无法得到充分保障，影响功能发挥；在一些院校，档案管理事项很难进入学校党委会、行政的决策研究主题，领导重视程度不够；一些人甚至认为档案室就是一个收集材料、保管资料的部门，没有什么地位和影响力等，导致国家有关政策法规不能够得到全面的有效贯彻。

（二）档案管理条块分割现象，影响工作效率。

档案管理是一项涉及多个部门、战线较长的工作，但就一个学校来讲，从档案建立、收集、规整、存档和利用，涉及多个部门。如学生档案，从录取开始到入校体检、资格审查、高中入学档案、学生成绩、在校表现、社会实践、毕业学位等多种材料，内容相当丰富，涉及部门就有招生处、学生处、教务处、团委等多个部门，因此档案在建立过程中就需要多个部门的齐心协力才能很好地开展。对于教师档案来讲，又涉及组织部、人事处、科研处、教务处以及所在部门的材料，整理起来工作量十分大，单靠综合档案室是无法完成的。正是因为这些原因，导致档案管理的多头化管理和多部门负责，这就很容易影响到档案管理的效率。而在外围，一般高校档案室又归口于省级教育主管部门和省级档案局的双重领导，管理条块化，导致行政职能弱化。

（三）档案信息化建设力度薄弱，档案利用率不高。

近20年来，网络技术和信息化得到了大力的推广和应用，社会已经进入了网络和信息化时代，这个发展趋势对于高校档案管理产生了深刻的刺激和影响。目前，高校档案管理信息化程度开展不足，很多高校还停留在单纯的档案收集、查阅阶段，利用电子计算机也仅仅局限于一般的文档处理，不具备信息化的建设条件。这就导致高校档案利用率不高，仅仅满足于一般的查阅功能，而社会化服务不足，为教师和学生服务的效率比较低。

（四）档案专门管理专业化程度低，专业人才缺乏

目前我国高校档案管理人员文化程度一般不高，人才结构不合理，专业人才相对匮乏。在我国，高校的档案管理人员很多都是部队转业的，在某些方面可能有专长，但是在档案管理方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好地与自己的工作进行结合。在岗位设置上，很多时候并没有按照要求设置相应的级别并配备干部，存在着兼职的情况。档案工作者年龄一般较大，新的年轻干部很难分配到档案室工作，一些年轻人认为档案室只是收集资料，没什么出息，不愿意学习档案管理经验，不愿意从事档案管理工作，从而导致档案管理人才缺乏，而老同志又往往因循守旧，导致管理理念落后、服务手段缺乏、新技术开展不足等情况。

三、如何突破档案管理工作的现实性问题

针对高校档案管理工作存在的一些现实性问题，笔者认为，需要采取积极有效的措施予以妥善解决。为提升管理效率，可采取以下措施。

（一）变档案管理条块分割模式为集中管理。

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要性与必要性，但缺乏馆际合作的行动。

（二）严格按照上级要求，落实档案管理政策。

学校领导重视是做好档案管理工作的重要因素之一。《办法》强调，高等学校应当将高校档案管理工作所需经费列入学校预算，保证档案管理工作的需求。《办法》规定，“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。这些要求必须得到学校党政领导的重视并采取有效措施加以实施。因此，作为高校领导就要认真学习档案管理工作的政策性要求，要在条件允许的范围内，把档案管理工作摆在党政工作的议事日程当中，从顶层上做到位，落实好上级档案管理工作政策。作为档案管理工作人员，也要进一步加强对政策的学习和把握，做一个档案管理的行家里手。档案部门要积极主动地向分管领导汇报档案管理工作有关情况，以争取领导多支持、多帮助，改变档案管理工作的被动局面。

（三）加强信息化建设，提升服务水平，提升档案利用效率。

学校档案室要围绕学校中心工作，开发档案信息资源，提高档案为学校中心工作服务的广度和深度，变被动服务为主动服务。可以从开设档案检阅室为师生提供周到细致服务，参加课题研究提升档案管理的水平，参与编写校史、大事记、年鉴、名人名家及杰出校友介绍等体现档案管理的使用价值，还可以通过新闻媒体、互联网、校园网和档案网页等渠道，开放档案目录，介绍室藏珍品和档案工作动态，提供档案信息检索与查询，为学校师生和社会服务。尤其是结合现代信息技术手段，提供阅览、咨询、翻译和复制服务，档案部门应开辟专门的对外服务窗口，配备充足的接待人员，最大限度地满足利用者对档案信息的需求，提高服务效率。

（四）提升待遇，实施积极的人才政策，建立良性的人才工作梯队。

要树立人才资源是第一资源的思想，充分重视人才在档案管理中的重要作用，从规范化角度入手吸引档案管理人才，为人才提供必要的工作环境，提升档案管理工作人员的政治、经济待遇，通过聚人气、提热情促进工作的良性开展。领导要重视档案人才培养，要坚持做好“事业留人、感情留人、待遇留人”，确保档案管理工作人员的队伍的长期稳定。另一方面，要坚持做到唯贤是举，大胆选拔有作为的年轻干部，坚持贯彻档案队伍年轻化、知识化、专业化方针，对档案管理人员做好职业规划，使职工明白自己的努力方向，建立正常的晋职、晋级、进修学习的机制。

档案管理是学校的重要工作，无论是领导还是管理人员都要把工作放在重要的位置，只有思想认识到位，才能充分发现并解决存在的问题和矛盾，也才能真正发挥高校档案的应有作用。

参考文献：

[1]张姝萍.试析高校档案建设的意义和策略[J].科技创新导报，2012，（19）.

[2]李薇.高校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].科技创业月刊，2011，（2）.

[3]陈一红.高校档案工作滞后的主要成因与对策刍议[J].科技情报开发与经济，2011，（18）.

责编：周晶晶