论高校管理中实用文的写作

摘要：实用文在高校管理中的应用非常广泛。要写好实用文，使其在学习、生活、工作中发挥最大的效应，必须遵循实用文本身的特性，同时锤炼写作者自身的综合素质和水平。本文从实用文的特点、功能、写作要素、写作中必须坚持的基本原則、实用文写作对写作者的素质要求等五个方面入手，对高校管理中实用文的写作进行探讨。

关键词：高校管理 实用文 写作

实用文是以实用为目的而写作的应用型文章体裁，在政治、经济、文化、科技乃至日常生活交往中发挥着重要作用。高校管理实践中，需要运用各种各样的实用文。要想写好实用文，使其在学习、生活、工作中发挥最大的效应，必须遵循实用文本身的特性，同时锤炼自身的综合素质和水平。

1 实用文的特点

1.1 实用性。实用文是为解决现实中存在的问题，实现某种实际效用而写作的，目的鲜明，要求明确，旨在应用。因此，在写作时要以应用为出发点，突出其实用性和应用价值。而不能像文学作品一样，自由发挥创作的主动性。

1.2 受动性。体现在两个方面：一是写作的动因具有受动性特点，很多时候是职务写作，是具有职业性质的公务活动而不是个人行为。二是其写作必须依赖于客观的事实，不可以虚构或随心所欲地创造。必须确有其人，确有其事，数据真实，推理判断符合实情。

1.3 群体性。从文稿的形成来看，一些重要文件或大型文件，往往需要多人参与文稿的策划、起草、讨论、修改，其撰稿人具有群体性的特点。从文稿的署名来看，其署的名往往不是撰稿人，而是一个团体、一级行政单位或具有一定权威的组织，或代表其履行公务的领导。

1.4 程式化。实用文的写作具有程式化的特点，在文种选用、结构安排、格式体例乃至办文过程中，都要遵守一定的规则。在实用文写作的长期实践中，人们逐渐总结出了各种文体最为有效、合理的写作模式，分别形成了大致相同的布局和大体统一的文面要求，而且得到了使用者的广泛认同。

1.5 时效性。这里所指的时效是强调实用文写作的时间观念及其执行时效。实用文是针对社会工作与生活中的具体问题而写作的，写作时要求把握时机，争取主动，行文迅速、及时。否则将贻误时机，影响工作的进程，达不到预期的目的，甚至有可能造成重大的损失。

2 实用文的功能

2.1 传播功能。实用文是最有效的大众传播工具之一。其传播功能表现为运用书面语言和图标符号记录信息，使信息以书面的方式进行传播，从而发挥其指导实践、协调关系等作用，具有准确可靠、方便高效的突出优点。

2.2 记载功能。一是记载历史。实用写作产生的文本，日后可以成为事物某一段历史的见证；二是记载人类精神文明和物质文明的成果。通过实用文保存并流传于世的人类政治、经济、科学、文化等方面的成果，能使后人吸取经验教训，少走弯路，从而推动社会的科学发展。

2.3 管理功能。无论是一个国家还是一个单位，其管理中必不可少地要用到各种实用文。中央政府的各项政策、法令，都要写成文件颁布天下，作为各地执行的准绳；地方政府要向上级请示汇报工作，少不了书面材料；各种类型的实用文在高校管理中同样也起着不可或缺的重要作用。

3 实用写作的要素

实用写作的要素一般由主旨、材料、结构、语言构成。

3.1 实用写作的主旨。实用写作的主旨，可分为思想型和信息型：前者具有明确的倾向性，体现作者的写作意图，对公务或私务活动的处理提出明确的观点和意见，提出具体的措施和做法。后者则更多地体现客观性，写作中只对写作对象作客观的说明，不需要表明观点或态度。

3.2 实用写作的材料。实用写作的材料包括写作前收集积累的原始材料和写作过程中选择提炼后写入文章的材料。诸如人物、情理、数据、例证等事实现象和理论依据。在实用写作中，要全面地、详细地占有材料，选择真实的、典型的、新颖的，最能体现主题的材料。

3.3 实用写作的结构。实用写作最常见的基本结构形式有三种类型：一是纵式结构，以时间的先后、事理的递进关系或认识的过程为依据安排层次；二是横式结构，以链环式的思维来安排结构形式，文章的内容横向展开，材料之间呈并列关系；三是综合二者写法的纵横结合式结构。

3.4 实用写作的语言。实用写作的语言具有直接和简约的特点。表达方式一般以叙述、说明、议论为主，较少描写、抒情，一般以概述性的语言说明事实，尽量避免运用形象化的语言来表现事务。遣词造句力求言简意赅，适当使用专门用语，有助于表达的简洁、庄重、严谨，富有文体感。

4 高校管理实用写作必须坚持的基本原则

4.1 坚持以人为本，体现人文关怀。以人为本，是科学发展观的核心。以人为本，不仅主张人是发展的根本目的，而且主张人是发展的根本动力。以人为本的管理，指在管理过程中以人为出发点和中心，围绕激发和调动人的主动性、积极性、创造性展开的，以实现人与组织共同发展的一系列管理活动。

在高校管理中，“人”是指广大的教职员工和学生。坚持以人为本，就是坚持以师生的全面发展为目标，从师生的根本利益出发谋发展、促发展。就是要尊重人、理解人、关心人，把不断满足师生的全面需求、促进师生的全面发展，作为发展的根本出发点。

实用文作为高校管理的一个重要工具，在写作中同样必须坚持以人为本，体现人文关怀。写作者要经常深入实践，积极开展调查研究，了解、掌握师生最关心关注的问题，在写作中充分体现尊重人的权利、满足人的需要、促进人的发展理念，充分激发和调动广大师生的主动性、积极性和创造性。

4.2 坚持依法治校，体现法治精神。依法治校是推进依法治国基本方略的必然要求，是教育事业深化改革，加快发展，推进法制建设的重要内容。依法治校中的“法”包括国家的基本法律，以及教育方面的行政法规。如《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国教师法》《中华人民共和国高等教育法》等。

高等学校要依照国家有关法律、法规治理学校，保障教育改革和发展。要加强制度建设，依法加强管理；推进民主建设，完善民主监督；加强法制教育，提高法律素质；严格教师管理，维护教师权益；完善学校保护机制，依法保护学生權益。这些都是写作中应该体现的。

因此，写作者要充分认识到法律素质的重要性，与时俱进地增强法律意识，提高法制观念，自觉、及时地学习相关的法律法规，不断积累、更新法律知识。在写作中要坚持依法治校理念，体现法治精神。在制作规范性文件或撰写文稿时，要以法律法规为指导，避免和法律法规相抵触。

4.3 坚持相对稳定，体现政策制度的连续性。高校规章制度是高校办学理念和办学方针的具体化、成文化、制度化。从这个意义上讲，每一项具体的规章制度都需要保持相对的稳定性，才能够发挥持久的效力，约束并引导人们的行为，使之规范化。因此在制定制度时，要理性化设计，尽可能进行整体和长远的筹谋，使之在较长的时期里都能适应学校的实际情况。

但是，强调规章制度的稳定性，并不意味着拒绝对规章制度进行必要、及时的修订、完善和创新。学校的管理在不同时期会呈现不同的特点和要求，这就要求学校根据实际情况，适时地对规章制度进行必要的修改与完善，使之与时俱进地服从、服务于学校的教育教学任务。

制度的修改和完善要避免随意性，既不能变动频繁，更不可朝令夕改。修改创新制度时，要保持制度的相对稳定和继承发展，使整个制度体系保持连续性。要坚持在制度稳定运行的基础上进行修改，尽可能避免全盘否定原先的制度。同时，修改时要履行一定的程序，以维护制度的严肃性。

4.4 坚持防止和杜绝文牍主义，体现精简效能。文字材料在高校管理中具有不可替代的重要作用。但是过分依赖文字材料来处理公务，则容易陷入文牍主义。如用“文件”贯彻“文件”，用“讲话”落实“讲话”；过于频繁地开展考评，制定不适当的量化指标；多头报送内容重复、数量繁多的报表；年年套用满纸陈词滥调的工作总结、业绩报告等。

文牍主义对高校管理来说，其危害性显而易见。一是管理者浮于上层，满足于依赖文字材料来了解情况、处理问题、指导工作，容易滋生官僚主义。二是请示、报告、报表、简报等文字材料花样繁多却流于形式，解决的实际问题少，做了无用功，助长了形式主义，还会挫伤教职员工的积极性。三是在人力、物力、财力上造成极大的浪费。

高校管理中避免和克服文牍主义，要标本兼治。从领导者来说，要提高认识，下决心从文山会海中摆脱出来；要改变工作作风，深入基层调查研究；要改善管理机制，顺畅管理流程。从写作者来说，要努力提高思维和表达能力，写有情况有分析的文章；起草文稿要言简意赅，意尽言止；琐碎小事不向下要文字材料，不滥发文件、表格。

5 高校管理实用写作对作者的素质要求

俗话说：“人为事之本，事在人作为”。高校管理实用文写得如何，全在于作者的综合素质和写作水平。有以下几点必须把握：

5.1 努力学习，完善自我。打铁还需自身硬。要提升写作能力，首先要提升自身的政治素质和文化修养，因此，作为写作者，要学会学习，善于学习，养成终身学习的好习惯。要注意向书本学，多读多看多思考；注意向实践学，多练多写多见识；注意向他人学，多问多听多请教。只有坚持不断地蓄电充能，才能写出更好的作品，以适应高校管理不断发展变化的实践需要。

5.2 反复实践，勤于耕耘。文字写作不免枯燥而艰苦。但是，“不经一番寒彻骨，哪来梅花扑鼻香”。要想把书本和他人传授的写作理论知识与技巧内化于心，外行于笔，做到笔下生花，特别需要强调的是要反复实践。实践才能出真知。要深入基层，多接地气；要勤于笔耕，不厌其烦；要保持平常心，坚持观察和积累资料、知识，不断开拓视野。惟有在实践中不断锤炼，才能不断提高，不断进步。

5.3 锐意进取，勇于创新。创新是推动高校持续不断发展的动力。作为高校管理的一个重要手段，实用写作必须体现新思路、新方法、新举措。这就要求写作者积极进取，勇于探索，勇于创新。要突破思维定式，创新思维和方法。同时，创新也是实用文写作自身的要求。写作模式相对固定的实用文也是经历了长期的创新变革发展到现在的，同时，仍然有着继续向前发展的要求。写作者要与时俱进，在不断的实践中丰富实用写作的外延和内涵。

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作者简介：曾朝霞（1969-），女，湖南安化人，副研究员，研究方向：高校管理。