探析高职院校系部教学秘书工作

【摘要】伴随着高职院校的快速发展以及来自社会等各方面不断加大的压力，提高高职院校教学管理水平已成为了一种必然的要求，众所周知，教学秘书在保障高职院校教学能力的提升方面发挥着不可替代的作用。而作为教学管理措施的具体执行者，高职院校系部教学秘书队伍建设直接影响着教学质量。高职院校系部教学秘书工作的模式对保障学校教学管理水平的提高，增强学校竞争力起到了至关重要的作用。文章从高职院校系部教学秘书工作的重要作用出发，分析目前教学秘书的工作情况、能力构成以及如何提高工作质量等，以促进高职院校教学管理工作。

【关键词】高职院校 教学秘书 工作

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）04-0001-02

1.引言

随着高职院校的迅速发展，提高教学管理水平已成为必然要求，根据高职院校的性质和任务可知，教学管理在高职院校工作中占有十分重要的地位。要提高教学质量，必须向管理要效益。教学秘书在提高教学管理水平活动中扮演着十分重要的角色。分析目前高职院校系部教学秘书工作的状况，探讨改进的措施和方法，对提高高职院校的教育教学质量有重要意义。

2.高职院校系部教学秘书工作分析

2.1组织和协调教学工作

在日常的教学活动过程中，教学管理呈现动态化，情况纷繁复杂。教学秘书工作要面向教务主管部门（教务处）、本院系的领导、教学办、教研室、各科专任教师和众多的学生，因此协调和梳理各方面的关系就显得颇为重要。一是在二级管理模式下，教学秘书直接参与到第一线的教学管理工作中，协调好与上级（教务处）的关系。二是作为教学任务的具体承担者的教研室，是教学秘书的工作对象，教学秘书必须协调好与之的关系。三是教学秘书既承担着管理学生的作用，也同时为他们提供服务，所以有效开展教学管理工作，为学生创造良好的学习环境就成为了教学秘书工作的首要目标。此外，教学秘书要按照院系领导的要求，组织和协调各项相关教学活动。

2.2 提供服务和出谋划策

教学秘书的具体工作职责分为以下几个方面：一是处理基层教学单位的日常教学工作；二是围绕为服务教学、服务师生这一中心环节，在相关教材的征订、教学任务的安排以及相关教师的调课代课等一系列教学活动中，提供优质服务；三是收集各类信息和资料为院系年度教学计划的制定以及各项教学管理措施的出台提供基础依据，当好院系领导的参谋；四是在相关工作中积极提出合理化建议，促进教学工作的合理以及教学水平的提高。

2.3 督促和反馈教学工作

教学秘书在教学主管部门的指导下和相关部门的配合下，组织教学检查，监督各教学环节的落实情况。如督促教师按时上交教学大纲、做好教学计划、及时录入学生成绩等；教学秘书也要定期或者不定期地搜集教师对教学改革的建议，及时体察学生对教学活动的反映和要求，做好反馈和执行工作。总之，教学秘书及时地把信息反馈给教学管理部门，同时也按要求及时督促教师和学生按时完成教学计划，并根据所掌握的情况进行总结和研究，对教学管理、教学手段和教学方法提出合理的意见和建议，做好相关的监督和反馈工作。

3.高职院校系部教学秘书能力构成

3.1 处理相关信息的能力

教学秘书的工作是具体的，也是非常繁杂的。教学秘书每天要面对大量的文件、电话、会议、资料等大信息量的材料，这些材料都从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行，是教学水平提高的保障。但是这些材料所包含的信息的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及到目前乃至今后学校所进行的教学评估，对相关任课教师的考核以及新专业的设置等教学工作，这就要求教学秘书必须要具有及时迅速、准确地处理这些相关材料的能力。同时，作为教学秘书，客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理和报告有关领导，对于领导作出决策也是至关重要的。教学秘书搜集和处理相关信息，以进一步执行决策或调整补充，使之更加符合教学实际的需求，所以信息处理的好坏直接影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

3.2 良好的沟通能力

教学秘书的工作是辅助系部主任处理相关的日常教学事务，以确保教学工作有条不紊地展开。这种工作当然避免不了时时刻刻与人打交道，这里既可能是联系学校各部门和广大教职工，又可以是来自基层的汇报以及向上级请示的问题。这就需要教学秘书具有较强的沟通能力。为使信息传递及时准确，教学秘书需要具有灵活性和应变性。在进行语言沟通时，教学秘书常常需要即席而发，这就使得教学秘书没有时间在表达思想时先打腹稿，所以这需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，应加强综合知识的积累以应对随时而来的讲演和辩述，这样就能提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果。所以，对于教学秘书而言，良好的沟通能力是必不可少的。

3.3熟练管理档案的能力

管理教学档案是教学秘书的一项重要工作。教学档案是学校管理的重要组成部分。及时建档，重要信息及时归档，对于学校教学管理部门而言，重要性是不言而喻的，同时档案的管理也是学校开展相关工作的重要保证。一个好的教学秘书可以及时地对档案进行分拣与归类，等到需要查询和使用时就比较方便，大大节省了查阅档案所使用的时间，在一定程度上也就提高了管理工作的效益。由此可知，对于教学秘书而言，熟练的档案管理能力也是非常重要的。

3.4开放的思维和创造能力

教学秘书具有开放的思维可以在工作中随时进行创新，这样就可以使工作尽可能完善，同时也可以提高工作效率，对于提高教学的管理水平具有明显的效果，加之教学秘书创造性地使用一些方法，可以使工作更加简化和易于接受，这样也有助于教学秘书个人能力的提高。充分发挥教学秘书个人的创造力，并把创造力应用于工作中，随时进行创新，可以最大可能地满足工作需要，同时也有助于教育教学水平的提高，促进管理工作的科学化。

4.提高系部教学秘书的工作质量

4.1明确工作任务，规范管理工作

随着教育管理学的发展，教学管理工作越来越趋向规范化，而这一规范化的核心便是要求学校及其教学单位要明确教学秘书的工作职责。首先，教务处作为学校教学管理的职能部门应统一制定或者规范教学秘书工作职责，明确教学秘书的工作要求和工作要点，要让教学秘书了解完成各项工作的方法以及要达到的标准等。再者，系部根据教务处的相关要求制定系部教学秘书工作细则，教学秘书在系部领导直接安排下负责系部的教学管理工作，从而改变教学秘书工作职、责、权不清的状况。提高系部教学秘书的工作质量必须坚持“职责明确、任务清晰、各负其责、协调配合”的原则。管理工作中存在效率低下、推诿扯皮、不负责任等问题，而要解决这些问题的关键就是要对教学秘书进行工作职责的明确，避免因教学秘书更换而影响了正常教学秩序。另外，学校人事部门必须重视教学秘书队伍的稳定，加强教学秘书稳定工作的建设，大力克服在教学秘书相关人员配备上的任意性。

4.2 加强业务培训，及时考核反馈

教务主管部门要加大资金投入，加强对系部教学秘书的业务培训及考核指导工作。要重点抓好教学秘书公文写作、教学管理信息平台操作、档案学籍处理等相关培训，适时召开专题研讨、工作经验交流会等促进教学秘书工作交流。教务主管部门可以通过培训及时发现教学秘书工作中存在的不足，及时告知其处理问题的方法，这样就为教学秘书工作的顺利开展提供了支持。同时，要适时对教学秘书工作进行考核，可以采取“教务主管部门、系领导对教学秘书工作评价，各系部教学秘书互评，学生对教学秘书工作评价”等形式进行，使考核结果更具客观性。考核工作可以及时发现教学秘书工作中的不足，及时向其反馈考核结果，并加以指导整改，可以大大促进教学秘书的工作完善。所以及时考核，做好反馈对于改进教学秘书的工作是十分必要的。

4.3给予鼓励保障，增强工作动力

系部教学秘书的工作离不开院校的支持，有了院校的支持就有了保障。高职院校要健全相关制度，采取激励机制，使系部教学秘书对工作有期望，能够预测到自己努力工作可能会得到的收获，进而增强系部教学秘书努力工作的动力。高职院校要对系部教学秘书的职业发展有一个规划，能够给系部教学秘书提供一条发展的道路。规定系部教学秘书的性质、地位、权责、选入和退出的办法、工作的条例、待遇的享受，在规定了这些系部教学秘书存在的基本条件之后，还要规划好系部教学秘书的职业发展方向，如：往院校行政和管理方向发展或往教学方向发展，并规定每个发展方向的选择条件，提出工作做出何业绩时可以选择发展方向，还有准予其进入该方向的具体操作流程等。与此同时，高职院校还要拿出“真金白银”提高系部教学秘书的福利待遇，包括物质、精神、智力等方面的奖励，其中智力奖励就是要给予系部教学秘书“进修深造”的机会。通过各项鼓励措施使系部教学秘书能够从工作中得到被认可感、成就感，从而产生更大的工作热情，更好地为高职院校的发展服务。

5.结语

在我国大力实行科教兴国的今天，高职院校的教学管理工作十分关键，而做好高职院校系部教学秘书工作对高职院校的教学管理发展具有强大的助推作用。因此，教学秘书要坚持科学发展观，与时俱进，不断强化业务能力，使教学管理工作迈上一个新台阶。

参考文献：

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[2]许红. 教学秘书工作在高职教育教学管理中的特点及作用[J]. 新疆职业大学学报，2010.（2）

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[4]王淑娟. 浅议高职院校教学秘书工作.调查研究，2010.（5）

[5]刘党. 关于做好高职院校系级教学秘书的几点思考.职业教育，2010.（3）

作者简介：

陈惠蓝，女，籍贯：广东，出生年月：1985年1月，工作单位：东莞职业技术学院，职务职称或学历：本科，研究方向：高教研究。