高校干部档案“三龄一历”存在的问题及对策探究

郑新莺

（福建师范大学档案馆，福建闽侯 350108）

高校干部档案“三龄一历”存在的问题及对策探究

郑新莺

（福建师范大学档案馆，福建闽侯 350108）

高校干部档案管理工作是一项政策性强的工作，是组织人事工作的重要内容。真实性和完整性是干部档案的生命。笔者通过对干部档案中“三龄一历”信息的审核，发现现存的部分干部档案内容信息存在内容失真现象，本文从分析干部档案的“三龄一历”信息存在问题的原因入手，提出进一步改进高校干部档案管理的有效途径。

干部档案；三龄一历；问题；对策

“三龄一历”是指干部档案中涉及的出生时间、参加工作时间、入党时间和学历学位情况，这是干部档案的核心信息，也是组织人事部门用人的重要依据。真实性和完整性是干部档案的生命。“三龄一历”不仅关系到每个干部的切身利益，而且也是组织部门选拔任用干部的重要依据。笔者通过对“三龄一历”信息的审核，发现部分干部档案中的出生日期、参加工作时间、入党情况、学历学位等信息存在内容失真现象，本文从分析存在问题的原因入手，提出进一步改进高校干部档案管理的有效途径。

1 “三龄一历”信息存在的问题及原因剖析

干部档案的性质和特点决定了材料形成者在填写出生时间、参加工作时间、入党时间及学历学位时应前后一致，规范完整、真实准确。如果干部档案中“三龄一历”前后记载不一致，既影响组织考察用人，也给人事工作的决策如在办理调资、退休和落实待遇等带来困扰，甚至影响到干部个人的切身权益。通过对“三龄一历”信息的审核，发现部分干部档案“三龄一历”信息混乱现象比较突出，归结起来主要有：

1.1 时间记载前后不一致

1.1.1 出生时间

部分干部档案中记载的出生日期存在前后不一致，身份证年龄和干部档案中记载年龄存在不相符的现象，时间相差少则1-3个月，多则相差几年；部分干部的出生年月存在公历、农历填写随意，公历农历来回填，年龄越填越小；个别干部档案材料中记载出生日期有明显涂改现象。这种失真现象多数是个人主观因素所致。某些人为了达到某种目的，有意识地将出生日期改至符合特定要求的范围内，直接造成了年龄的失真。

1.1.2 参加工作时间

部分干部档案中首份工资表记载的参加工作时间与之后形成工资表所体现时间不一致，有的同年不同月，有的年月都不同，甚至相差几年；有的干部档案调入前工资表记载的参加工作时间与调入后形成的时间也不相同；有的干部档案中记载属于回乡知青，但其参加工作时间却认定其从插队之日起算。以上这些情况主要是由于组织人事部门在制成材料时因个别干部不熟悉业务或不了解政策或工作不细致造成材料的失实。

1.1.3 入党时间和加入民主党派情况

部分干部档案《入党志愿书》中记载“支部大会通过接收申请人为预备党员决议的时间“与上级党组织审批的时间有出入，有的相差几天，个别相差1年。这种情况主要是工作人员对业务不熟悉或工作疏忽，随意填写日期，或相关工作人员未及时上报上级党组织审批，造成入党时间上的差距。而干部档案中关于加入各民主党派的材料，大部分缺少加入相关党派的申请和获批的材料，有的只在后期填写的《专业技术职务评审表》或《干部任免表》中体现，这主要是由于干部本人或相关工作人员档案意识不强造成材料的缺失。

1.2 档案材料缺失或归档不够完整

这种问题主要体现在学历学位方面，如部分干部档案中缺少普通高等学校招生录取表、学习成绩单、毕业生登记表和学位申请书等学籍材料；部分干部档案中缺少高中及之前的整套材料；部分干部档案存在本科阶段成绩单中“授予学士学位情况”一栏中没有体现授予学位情况；部分干部虽已获得更高的学历学位，但至今未及时向组织申请更改学历学位后归档；部分干部在国（境）外取得学历学位，未经国家统一认证且未将其相关学籍材料归入存档。这些档案材料缺失或归档不齐全现象的存在，归纳起来原因主要有：一是干部本人缺乏档案意识，未将学校转递的学习材料及时归档；二是高校相关部门管理不够到位，材料形成不完整；三是各部门的兼职档案员未认真履行职责，没有及时将归档材料上交；四是干部档案管理部门在收集归档时把关不严，没有及时发现问题，影响了干部档案材料的完整性。

1.3 各类材料信息记载不统一

部分干部档案中还存在个人填写“三龄一历”信息与各相关部门生成的归档材料信息不统一的情况，如干部履历表、职称评审表等个人填写的是一个时间信息、一种学历学位，人事部门生成的工资材料是一种信息，组织部门制作的干部任免表又是一种信息，而工会等部门收集的奖励材料又记载另一个时间，从而导致档案中同一个人的出生日期、参加工作时间版本的多样化。这种信息不统一、资源无共享，给“三龄一历”审核工作、干部档案的提供利用和落实政策上造成很大困难，严重影响了干部档案的真实性和严肃性。

2 进一步改进高校干部档案管理的有效途径

2.1 扩大宣传，增强全民的档案意识

首先，增强各级领导对档案的重视意识。干部档案工作是人事工作的重要组成部分，但往往处于被忽视状态。新形势下，各级领导要像重视人事工作一样重视干部档案工作。只有领导档案意识提高了，才能做到干部档案工作有计划、有布置、有落实，才能在人力、物力和财力等档案业务建设上给予重视与支持，从而改进当前高校干部档案工作状况，营造干部档案信息化建设的发展环境，更好地发挥高校干部档案的价值［1］。

其次，增强全体员工对档案的参与意识。切实通过《档案法》及有关干部档案管理的法律法规的宣传，使他们了解和认同档案的价值，让广大教职工意识到干部档案与每个人有着密切关系，意识到干部档案关系到他们职称评定、竞聘上岗、离退休待遇等切身利益，让他们切身感受到干部档案对工作和生活的影响，促使干部档案材料形成者重视各类干部档案材料的生成，自觉地将学历证明等档案材料归档入卷，确保干部档案材料的规范性、真实性和完整性。

再者，增强工作人员对档案的管理意识。干部档案工作并非是一项独立的管理工作，这项工作始终与各个部门紧紧地结合在一起。如学籍材料由教务处、研究生处形成，职称评定、工资、聘用、退休等材料由人事部门形成，干部任免、入党材料由组织部门形成，违纪违法材料由纪检监察部门形成，审计材料由审计部门形成，加入各民主党派材料由统战部门收集，表彰奖励来自不同部门。有的材料甚至还存在一份材料由多人经手、多部门认可才能存入干部档案。同时，即使是在人事部门内部，由于分工的不同，材料形成也呈现分散状况，要将这些广泛分散在不同机构的材料集中起来，其难度可想而知。因此，这就需要干部档案材料制成者和专兼职档案员都必须具有很强的档案管理意识，这是做好干部档案管理工作最重要的一个方面。

2.2 落实制度，做到依法治档

干部档案管理是一项严肃认真的工作。要保证高校干部档案案卷的质量，必须健全管理制度。首先，要根据本单位干部档案工作的实际情况，在档案材料的收集、接收、审核、整理、传递、保管、查借阅等环节做出明确而严格的规定，规范办事程序，做到有章可循、有规必依［2］。其次，在完善制度的基础上，要加大制度的执行力，关注制度的贯彻落实情况，严格遵循各项规章制度，按制度办事，不搞因人而异。比如在档案传递方面，严把档案的入口关和出口关；在档案利用方面，严格查阅、借阅档案的审批关，发现不符合规定的程序和手续，一律不得查阅、借档，以此来维护档案的神圣和权威性。从而实现以制度来维护管理，以管理来保证质量，真正将高校干部档案管理工作纳入科学化、制度化、规范化的轨道。

2.3 强化收集，夯实档案基础

档案材料的收集是干部档案工作的基础，高校干部档案不是自行产生的，是干部档案工作者通过各种渠道将所管干部产生的档案材料收集起来整理而成的。目前，高校干部档案收集方式主要依靠干部档案管理部门主动索要。为此，一要坚持按照收集归档的制度要求，落实档案材料收集归档责任，坚持经常性收集、定期收集和集中收集相结合的办法，从材料形成的源头做起，经常与学院、组织人事和教务科研、工会等形成档案材料的各部门联系，主动向他们提出提高归档材料质量的建议和要求。二要畅通收集渠道，建立一个纵横交织、上下贯通的档案材料收集网络，教育兼职档案员要认真履行职责，按要求做好材料收集归档，确保及时移交，保证归档材料齐全完整。同时，要建立档案收集归档工作的岗位责任制和奖惩机制，对收集归档不利的部门和负责人采取一定的制约措施，做到奖惩分明，充分调动兼职档案员工作的积极性和主动性。三要以高校的发展为中心，突出各类人员的特点，扩大收集归档范围，充实干部档案内容。如对教学科研人员的档案，增加学术成果、教学测评、师德评价等业绩考评的材料；对管理干部的档案，着重充实考核考试、优势特长、廉政考核、履职业绩等考核评价的材料。因此，只有重视干部档案材料的收集，才能完善干部档案管理的实体建设。

2.4 严格鉴别，提高归档质量

为了确保档案材料收集的精炼高效、准确齐全，还要加强对归档材料的审查与鉴别，严把归档材料的入口关。对接收材料都要逐份核对，发现“三龄一历”信息前后不一致、档案材料前后矛盾、手续不完备等情况，要认真严格审查，做到随时发现，及时解决，不得随意将不符合归档要求的材料入卷。只有把好材料入口关，才能从根本上杜绝档案信息失真现象发生，维护干部档案的真实性和规范性。鉴于人事信息的动态性，要不断对新材料进行审核鉴别，予以认定并充实档案内容。对新接收的干部档案，要逐页逐份核对，保证内容的真实、材料的完整。发现材料缺失的，要及时发函向原单位催讨或向本人追要；发现材料缺少形成日期、本人署名、单位印章等情况，应及时退回补齐手续再接收；对收集的材料有疑问、有差错的，要立即组织调查，核实清楚；对干部档案涂改的，要查清责任，对违反政策规定的有关内容要予以纠正。同时，要求人事部门协同干部档案管理部门及时做好新进人员“三龄二历”信息的审核与认定工作，发现前后矛盾不一致的，要认真审核认定，并将新进人员“三龄二历”确认登记表由本人签名、人事部门盖章后存入个人档案，作为今后提供各类服务的有效凭证。

2.5 与时俱进，加快信息化管理

现代信息化环境下，如何利用信息技术管理干部档案已成为干部档案管理部门工作的重要内容。通过干部档案信息化建设，从收集到整理再到服务，有利于提高干部档案的利用效率，尤其通过实时服务，为领导和相关部门提供全方位的人员信息，为综合研究分析本单位人员信息，开展高层次的档案信息服务和人才选拔工作提供帮助。为此，高校干部档案管理应尽快从传统管理向现代化管理转变、从实体管理向信息化管理转变，实现干部档案管理信息数字化和网络化、管理流程自动化、信息共享整体化。在统一使用全国通用干部档案管理软件和干部档案全文数据库建成的基础上，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、发全可靠的干部档案信息服务网络。授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国干部档案信息资源的共享[3]。这样，既方便利用者，又提高了干部档案利用工作的效率和质量，也实现了干部档案的信息化、网络化管理，最终解决了干部“三龄一历”信息资源的共享，保证了各类材料信息的统一。

2.6 稳定队伍，提高业务素质

干部档案工作是一项政策性、专业性、服务性和保密性强的工作，它对从事这项工作人员的政治素质、科学文化和专业知识的要求都比较高。高校干部档案要实现规范化管理的目标，就需要有一支政治素质高、业务能力强、知识面宽、德才兼备的干部队伍。加强干部档案的干部队伍建设，是干部档案规范化管理在新的历史条件下的客观要求和重要保证。为此，第一，干部档案专职人员必须要有高度的爱岗敬业精神和强烈的事业心、责任感，遵纪守法、刻苦钻研业务、潜心于干部档案管理工作中去；要切实加强对历史、政策的了解，在处理历史留存问题上能够得心应手，在具体工作能做到细、实、全、准；同时，要加强学习，不断更新知识，掌握应用计算机和其他有关方面的知识技能，以提高干部档案信息服务能力。第二，由于学校档案员变换频繁，队伍不够稳定，且工作兼职多，没有精力和时间投入档案工作，工作调动人员也没有办好交接工作等。因此，要保持干部队伍的连续性和稳定性，各部门要选拔作风正派、责任心强、勤恳工作、忠于职守的中共党员作为兼职档案员，负责本部门档案材料的收集工作，帮助查阅干部档案等服务性工作。第三，作为档案部门负责人也要定期做好兼职档案员的培训指导工作，提高他们对档案信息的采集和处理的业务能力，使每位从事档案工作人员都能做到严把“四关”，即档案接收关、材料制作关、材料移交关和定期检查关。

总之，干部档案的性质和特点决定高校干部档案管理工作是项系统工程，应动态管理，今后要积极探索高校干部档案管理新模式和方法，全面推进高校干部档案制度化、规范化、科学化管理，更好地为组织人事工作服务，为高校的决策服务。

［1］朱玉媛,周耀林.干部档案管理原理与方法[M].武汉:武汉大学出版社,2011.11.

［2］谷丽萍.论高校人事档案的规范化管理[J].山西大同大学学报（社会科学版）,2012（3）.

［3］顾彩霞.如何做好高校干部档案管理工作[J].黑龙江档案,2011，（4）.

On Problemsand CountermeasuresofCadreArchives“ThreeAgesOne Calendar”inHigherEducation

Z HE N G X inying
(F u j ian N ormal U ni v ersity,M inhou F u j ian350108)

C adre archi v es management w or k in higher education has st rict pol icy,and it is an important par t of organi z ation and personnel w or k.A uthenticity and integrity are the soul of cadre archi v es.B y e x amining the“three ages one calendar”information of cadre archi v es,some unt ruth phenomenonha v ebeen disco v ered.T his ar ticle analy z es the causes of the problems in the“three ages one calendar”informationof cadrearchi v es,and puts for w ard some countermeasures to impro v e it.

C adre A rchi v es;T hree A ges O ne C alendar;P roblems;C ountermeasures.

G647

A

1672-2094(2013)01-0162-04

责任编辑：邓荣华

2012-12-20

郑新莺（1970-），女，福建仙游人，福建师范大学档案馆副研究员，硕士。主要从事人事管理、人事档案管理。