高校学生档案统计的现状与对策

2013-04-11郭登权

四川职业技术学院学报 2013年3期

关键词：统计人员档案管理学校

郭登权

（四川职业技术学院成教处，四川遂宁 629000）

高校学生档案统计的现状与对策

郭登权

（四川职业技术学院成教处，四川遂宁 629000）

本文分析了高校学生档案统计工作的现状，阐述了存在的主要问题，并提出加强高校学生档案统计工作中的四点对策：1、高度重视高校学生档案统计工作；2、着力提升档案统计人员的职业素质；3、建立档案统计工作的现代化信息平台；4、充分发挥统计结果的价值，使高校学生档案工作能够更科学、合理.

高校；学生档案；统计；利用

1 高校学生档案统计工作的涵义和意义

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用是档案工作的六个环节.而统计应该是一个关键的环节，它既是档案综合管理的基础，还起着承前启后的桥梁作用.

档案统计是以档案的数据信息为元素、以数学统计为方法、以数学模型为基础、以现代化信息平台为载体来反映档案工作的真实情况,揭示档案管理活动的一般规律.是对档案工作中的大量现象进行观察、分析和抽象，以定量的角度来揭示档案和档案工作中众多现象的现状及其发展规律.

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分,对大学生在校期间的学习、生活及参加各种社会实践过程,以及学生家庭社会关系、经济状况等重要信息做了全面客观地记录.它是大学生从学校走向社会的履历,也是今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据.重视学生档案统计工作，不仅可使大学生档案工作更加系统化、科学化、信息化，还能对学校人才培养工作提供必需的信息支持.

2 高校学生档案统计工作的现状

目前，大学生的档案统计工作的现状不容乐观，还存在着一些普遍性的问题，具体表现在以下几个方面:

（1）对档案统计工作重视不够.很多高校对学生档案统计工作不够重视，甚至认为这个工作可有可无.对学生档案统计工作仅仅对档案工作的一些现象作一点点肤浅的定性分析与定性结论，工作形式也仅限于填报数字，应对上报的经验型阶段，忽视数据的采集，更缺少运用数学统计思想方法进行合理分析；对档案统计的意义作用不够明确，缺少必要的制度、工作标准、工作要求，甚至缺少该项工作的工作人员，造成该项工作肤浅落后，严重影响高校档案工作的良性发展，甚至影响到学校人才培养水平的提升.

（2）对统计方法的数学化方法不够，缺乏科学合理性.很多高校的档案管理中统计意识淡漠，工作人员、管理人员的统计方法机械原始，缺乏数学性例如无法做到统计对象的合理选取，无法对采集数据进行科学收集与整理，缺乏数据的处理方法，缺乏结论获取的数学模型，不能将结论成果进行数学化呈现等，造成档案统计工作的科学化水平偏低导致统计结论不够精准，甚至误导领导决策，给高校学生档案工作造成不好影响.

（3）现代技术参与度不高，手工成分大.随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校学生档案增长很快，档案管理信息量很大，因此档案统计的工作必将繁重，如果仅凭手工或者简单的表格处理很难做好该项工作.根据我们的调查，大多数高校无专门的统计数据上报网页，无统计软件，无操作人员或操作人员的计算机水平偏低，多数不能使用软件进行数据信息处理，不能及时反映学院档案的现状和规律，造成学生档案工作信息化程度差，系统化程度不够.

（4）对统计结果的作用不够重视.多数高校承担有学生档案管理任务的部门不重视统计结果价值的发挥，不重视招生信息档案、学生学习过程档案学生顶岗实习档案、学生德育成长档案、学生就业档案等的统计结果的价值发挥，不能对学校的招生就业、人才培养方案制定、学生档案管理的系统化科学化信息化管理提供依据.

3 对加强高校档案统计工作的建议

3.1 高度重视档案统计工作

加强档案统计工作是提升学校档案管理综合水平的重要条件，学校决策层要充分认识到档案统计工作的历史作用、凭证作用以及参考价值，要认识到它对学校、地方与社会所起的服务作用，这是档案管理工作的根本所在.档案统计工作还能反映档案管理工作的规模、水平、发展速度，为档案工作加强和管理提供重要的依据.为了更好的发挥档案统计工作的作用，提出以下建议：

（1）学校领导要认识到档案统计的重要性，通过档案统计全面掌握学校学生档案管理的量与质，以及档案管理的科学程度与现代化管理水平，了解档案人员的素质能力水平，从档案统计中收集学院发展信息，把该项工作有效纳入学院发展规划之中.

（2）为保证学生档案统计工作的良性健康发展，务必要科学制定该项工作的管理制度规定与工作制度，例如档案统计人员的职责、档案信息报送制度、档案统一编码办法规定、电子档案统计办法等等，使该项工作有章可循、有制可遵.

（3）积极开展各种检查评比活动，有效提升学生档案工作水平.对各部门的档案统计人员进行统计知识竞赛、计算机知识达标评比、定期评定其工作效果，促进该项工作水平的稳步提升.

3.2 提高人员的统计素质

（1）培养求真意识.采集真实的档案数据是档案统计工作的生命.为了确保统计数字准确性，在平时的工作中，就要以“真”为要求，完善规章制度，建立档案统计台账，采取切实有效措施，从档案基础环节抓起，从工作人员的求真意识做起，真实做好该项工作，是档案工作规范化、制度化的基础.

（2）提高业务素质.提高学校学生档案统计工作的水平关键是提高档案统计人员的素质能力水平.要从政治素质、职业素质、业务素质与心理素质等几个方面入手对档案统计人员实施培养.重要的是让档案统计人员充分认识档案工作的重要性，站在学校发展与对学生高度负责的角度培养政治素质与职业素质；提高档案统计人员运用现代化技术与数学方法来做好档案统计工作的业务素质；培养档案人员高度的历史责任感、淡泊名利的心态与宽容平和的心态等心理素质.积极开展定期检查评比送培、自培等方式提升人员的素质能力水平.

（3）提高数学统计能力.由于档案统计工作的重点是档案统计数据的综合分析研究，因此加强人员对档案统计数据的收集、整理、分析水平，非常的重要.所以要对档案统计人员进行数学统计方法的学习提高.例如对档案进行合理的数学编码、运用软件进行档案的动态统计，定期对档案统计结果进行分析并写出分析报告等.还要加强档案统计人员的计算机水平的提升，如e x cel中的查找功能、统计功能运用，报表制作等.使学校学生档案统计工作更上新的台阶.

3.3 建设档案统计的现代化信息平台

目前，我国高校学生人数增长较多，高校管理更加科学严谨，因此学生档案的种类增多，数量也增多，再用手工操作很难收集并处理大量浩繁的数据.因此应该明确档案统计的重要性，充分了解档案的增速和发展趋势，有目的、有计划地安排经费采购用于档案统计工作中数据采集、整理加工的必须的现代的软硬件设备，并认真做好工作人员的培训工作，开发档案信息资源，服务学生，服务学校服务地方，服务社会.

要努力使学生档案统计工作达到系统科学的现代化信息化水平.要建立网上档案信息系统，突出时效性与价值最大化.同时，也要保证数据的安全，防病毒攻击，防恶意非法篡改、增删，定期做好备份.

要做好统计手段的数学化与现代化工作，建立便捷快速操作性强的档案信息数据传送系统，建立基础数据库，研发先进科学的软件实现对档案自动编码、自动统计、自动预测、自动生成统计结论报表等功能，提高工作效率，提升学校学生档案管理综合水平.

3.4 发挥档案统计结果的价值与效益

高校学生档案统计工作的目标就是运用统计结果服务学生、服务学校发展、服务社会，充分体现档案统计的价值发挥.要建立档案增长的数学模型，档案寿命的数学模型、档案快速搜索的数学模型.要通过现代化信息平台并运用模型进行预测给学校档案工作的近期规划提供依据，充分发挥档案统计结果的价值.

要在做好档案统计基础工作上入手，使高校学生档案更科学、更合理地被利用，使档案管理更加科学有序高效，充分发挥其效益.还能确保档案保持的完好，延长档案的寿命，充分发挥档案的作用.

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责任编辑：邓荣华