关于提高医院人事管理工作效率的思考

2013-04-07皮晓芸

三峡大学学报（人文社会科学版） 2013年1期

皮晓芸

(三峡大学仁和医院，湖北宜昌 443000)

人事科是医院的人事行政部门，负责一切有关人事调动、人员配置、档案管理等工作，是连接其他行政科室的纽带，如财务科的工资发放、护理部的人员招聘、统计室的数据统计、党办团委的组织活动等，都需要人事科的调遣组织及基础数据的支持。随着医院人力资源管理工作量和复杂性日益增长，对医院人事科行政能力以及工作效率的要求也越来越高，人事科工作人员的工作压力与强度也不断加大，如何合理的运用科学系统的方法，提高人事科的工作效率，充分发挥好行政纽带的作用，是值得我们思考的问题。

一、人事科工作开展情况的现状

第一，科室人员有固定的工作范围。人事科工作人员一般具有固定的工作范围，每个人的工作内容比较固定，职责也比较明确，科室人员是相互分工，相互协调完成人事工作，相互独立又具有联系。常常在分配工作时，都是按照对工作的熟悉程度划分，往往是周而复始进行相同几项工作，因此导致了人员工作内容的单调性。同时，人事科的工作很容易受到上级政策以及相关文件的影响，经常会因会议或某项政策出台之后，立即产生人事变动，或因临时需要，需向其它各部门及时提供各口径的人事统计数据。因此人事科工作具有很大的不稳定性，在数据处理时效性、准确性方面要求较高，并且与其它各部门之间存在很大的交接关系。

第二，科室人员医学知识的局限。科室人员专业具有多样性，有利于知识的融通和组织工作地有效分配，人员的背景和专长各有不同，有利于人员的定向培养。但如果行政人员具有系统的医学知识和经过专业训练，对医院运行的规律、程序有深入的了解和切身的体会，从事医院人事工作会更加得心应手。长期的临床工作经验，也会使得对临床情况更加熟悉，对医院人事管理的重难点有所知晓，有利于管理决策更加科学。由于医学的专业性，非医学背景的管理者，很难在短时间内补充这些知识，从而会因卫生系统专业知识的欠缺而造成工作上的不便，影响工作效率。

第三，缺乏临床工作人员的积极配合，造成行政效能低下。人事科的工作对象绝大部分是一线临床医护人员，由于现在通常采用的网上通告、飞信等信息交流方式单方发送模式，缺乏信息的反馈路径，或因临床工作者工作繁忙、出差、休假等原因未能给予积极及时的配合，造成有些反馈数据不准确、不及时，影响人事科基础数据处理的准确性和效率。因此，人事科工作人员往往会因为个别的原因导致一项行政工作无法准确高效的完成，继而拖慢其他工作的开展。第四，工作人员利用计算机软件处理信息意识不强，数据处理效率不高。科室人员通常采用传统的手工操作结合利用Office软件基本数据处理功能的管理方式，这种数据处理方式工作量大，差错率高，而且工作过程中存在很多重复性手工输入或计算内容，进行数据量不大的常规性工作时，虽然效率不高，但最终会完成工作。但当面临突发或大量数据需要处理时，常常靠加班加点，抽调人手来解决工作量问题，信息处理的时效性和准确性都难以达到要求。第五，人事基础数据不完整不准确，人事基础信息资料的无序管理，造成日常工作中无法高质量高效率进行数据处理。医院人员信息总量在不断变化积累，但由于目前人事科所掌握信息的时效性、延续性无法保证，难以对人员基础信息做到实时准确的更新。人事科将每位员工的人事档案材料都备有复印件，但这些资料的无序管理，造成查阅核对信息困难，它们也就形同虚设，无形中增加了信息核对的难度，降低工作效率。而基础数据的不完整不准确最终会造成数据处理结果的错误，也会严重影响数据处理的工作效率，造成日常工作中无法高质量高效率进行数据处理，无法给领导或其它部门提供及时准确的数据支持。

二、提升人事科效率的相关措施

第一，加强人事科与临床相关科室之间的沟通和交流，增进相互理解与支持。深入了解各个科室之间的关系以及工作内容，积极地听取各科室对人事工作的反馈意见和建议，加强人事科与临床及各相关部门科室之间的沟通和交流，增进各部门科室对人事科工作的理解。需要各部门科室配合的工作应该给出明确要求，以及想要达到的最终目的和操作的建议。规范人事科办事程序，简化办事流程，本着以人为本的办事原则，端正管理和服务相辅相成的工作心态。得到各部门科室对人事工作的的理解与支持，更有利于平日人事工作的开展。

第二，加强学习，完善自身知识结构，利用信息化手段提升人力资源管理水平。随着现代信息化的日益推进，计算机已成为辅助办公的重要工具，计算机知识和软件的更新日新月异，计算机的应用能力直接影响人事科工作人员数据处理的效能与效率，不能让这方面知识仅停留于工作人员在校学习期间的知识储备。加强学习，利用计算机办公软件强大数据处理功能提高数据处理的效率和准确率，有效减少重复的手工输入和计算工作。通过不断的学习积累，在日常工作中发现问题，分析问题，解决问题的过程中逐步提高计算机办公软件应用技能，及时适应跟上发展的变化，以满足人事数据处理高质高效的能力要求。

第三，努力改进工作方法，规范人事档案资料管理，确保基础数据的准确、完整。只有确保基础数据的准确、完整并保持动态的更新才能为其他工作的决策提供有价值的参考，人事科招聘计划的制定、人员培训、薪酬发放和提供各种统计数据等都有耐于建立完善的基础人事信息库，所以建立准确完整的人事信息数据库是所有人事工作的第一步。建立健全一套完整的信息更新的工作方法，确保变更的信息准确完整，比如员工的新进、调动及学历、职位职称的更新等。将人事档案资料编号，顺序整齐摆放，做到资料好提取，好归入，方便日常基础信息的查询和更新，更为基础信息的准确提供有力的保证。

第四，注重人才培养，促进科室人员能力提高。人事科领导要注重自身及科员能力的培养，加强职员之间的沟通交流。相互听取反馈意见，增加科室凝聚力。科室内部不应只按经验或工作年限进行工作分配，科室的工作要按工作内容的特点，进行定期轮转和重新分配，以便使所有的员工对科室工作都能熟悉了解，促进科室人员各方面能力的提高，也给予新员工更多的锻炼机会，增进科室内部相互之间的理解和支持。当某个员工离岗时，工作也可以有效地接替和更换，避免因某一员工的离开，相关工作无法顶替和接管，导致正常工作的无法开展的情况。科室的人员调配也要注意医学专业与非医学专业人员相结合，以弥补非医学专业人员医学知识方面的缺陷。