医院档案管理的问题与思考

于洪飞

医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视[1]。尽管如此，医院档案管理工作仍存在诸多问题，无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。这主要有以下几种表现：（1）档案管理部门单一、功能简单、资料范围狭窄，工作方式被动、僵化、死板，管理手段以保管为主，档案利用率低；（2）档案管理专门人才匮乏；（3）档案管理条件简陋，设施落后；（4）档案管理设施不全；（5）档案管理分工不明，多头管理。之所以存在以上问题，分析原因主要有以下几个方面。

1 档案意识淡薄

档案工作是架设在现实工作、历史实践与未来发民之间的桥梁。档案中保存的信息有很多对现实工作有指导意义和借鉴价值，是不可多得的宝贵财富。但是在现实工作中，人们往往只顾忙碌眼前的事情，不会站在历史的角度，从全方位寻找解决问题的途径，这就无形中忽略了、淡漠了档案工作的存在。使已经形成的档案变成纸堆，存放在被人遗忘的角落，很少有人想起。对档案的淡忘，必然导致对档案工作的不重视。

2 医院经济力量薄弱

目前，大多数非营利性医院都是财政差额拨款单位。财政拨款数额在医院所有收入中占的比例较低。也就是说，医院的业务支出大部分来源于业务收入。而人员工资、修建房舍、购置更新医疗设备、交付煤水电费等几项支出就几乎把所有业务收入消耗净尽。可以说有限的资金用于医疗业务上尚且紧张，何况用于档案。

3 缺乏适用人才

主要由于是高校招生数量少。据有关资料介绍，全国高校开设档案专业的不足20 所，年招生量不足250 人，这么少的人才供给，不用说医院，就是专业档案馆的人才需求也远远不能满足。

实施档案管理改革应从以下几个方面着手：（1）档案室机构应该独立。不但如此，还应该把档案室、病案室和图书室合并到一起，成为一个对资料完整综合利用、管理的科室。这样，无论对于房舍的安排、内部设施的配备还是对人力资源的使用管理都十分便利、节省，同时也更有利于对信息资源的活化、利用。（2）档案室应配备高素质、复合型人才。档案系列的从业人员即便不是档案专业毕业的大专院院校毕业生，也应该是医学校毕业生：首先应该对医疗卫生专业知识熟悉，并有较深的理论素养；其次还应该通过业余学习等途经掌握档案工作的专业理论与技术；第三还应该具有较强的文字综合能力，便于对获得的资料、信息不保密的介给、传递给需要它的人员或科室以帮助医疗、卫生专业人员或管理人员跨跃时间、空间的限制，吸收间接经验，提高医疗效果或办事效率。（3）要加强档案工作的领导。档案室是医院信息资源的宝库。能否把它开发好、使用好使其物有所值甚至物超所值，关键在于医院领导的认识、部署和调度。我们认为医院领导可以把那些过去的、现在的纸质的、死的物品，看成活的资源和无价之宝；可以使它们从静态变为动态，使工作在角落里的工作人员走入医务工作者的视线，必要时，可以使档案部门的中层管理人员参加院长行政查房，在院长查房中，档案人员才能不断了解掌握医务人员在做什么、怎么做，在信息方面缺少什么，需要什么，以往的哪些经验教训是可以吸取借鉴的等。档案工作与医疗业务工作信息沟通了，对接了，档案为医疗业务工作服务就找到了切入点。拓展服务范围会使档案工作走出自我封闭的冷冷清清的状态。随着档案工作价值的逐步提升，档案工作也就会获得它应有的生命力。较高水平的档案管理转化成智力资源，揉入到医院管理中来无疑会对医院的整体管理水平起到事半功倍的效果。（4）健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束，并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理、统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。（5）政府要加大对医院医疗卫生事业的投入。应该承认，任何一项事业的完善与发展都离不开财力的支持。所以档案事业的发展，档案管理水平的提高，医院档案软硬件建设，环境的改善同样需要必要的资金保证。所以，唯有政府加大对卫生事业的投入，医院有较充足的资金，档案部门的建设才有可能实现[2]。

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。因此，做好医院档案管理工作有着其独特而重要的现实意义[3]。

[1]孙中华.医院人事档案管理工作的体会[J].中医药管理杂志，2009，17(2)：148-149.

[2]崔美兰.做好医院档案管理工作，促进医院发展[J].兰台内外，2011（1）：32.

[3]陈艳玲.试谈如何加强企业档案管理工作[J].兰台内外，2011（4）：18.