浅论临床学院中数码照片档案的管理

陈瑶

浅论临床学院中数码照片档案的管理

陈瑶

目的数码照片目前已经成为重要的档案资源，本文结合临床学院实际，围绕如何做好数码照片的归档与管理工作进行初步探讨。

临床学院；数码照片；管理

临床学院的教学档案是指在临床教学活动中形成的具有保存价值、真实记录临床学院本科生、研究生、住院医师规范化培训等教学活动、学院教学管理、教师教学科研等活动的文字图表、照片、录音带、录像带等教学文件材料，照片档案是其中一种最直观、最真实的档案材料，在档案管理里占有重要地位。近年来，随着数字技术的飞速发展，数码相机越来越普及，数码照片已经逐步取代了传统相机拍摄的胶卷相片。由于数码相机的易用性，随之产生的数码照片数量也不断增加，如何加强管理，怎样收集、整理和保存这些数码照片成为档案管理人员面临的新课题。

1 数码照片资料的收集

什么是数码照片。一般情况下，通过数码相机或者扫描仪等取得的，存储在磁盘、光盘等数字载体上，需要通过计算机系统来读取、处理，可以在网络上传送的静态图形文件称为数码照片。而单位机构、社会组织或个人在活动中形成的具有保存价值的数码照片称为数码照片档案。

数码照片档案管理工作的基础和起点从数码照片的收集开始，临床学院在教学、管理等活动过程中直接形成的具有保存价值的数码照片都要进行收集。

福建医科大学附属第一医院作为医科大学的临床学院，负责本科生、研究生及住院医师规范化培训生在本院的教育培养工作，同时开展本院医师继续医学教育工作，结合本院教学工作实践经验，初步制定临床学院数码照片档案的收集范围大致如下。

①学院重大活动与对外交流方面：如教学评估、各类教学工作会议、上级领导来院检查工作、其他单位来院交流学习、本院领导出访参加重大教学交流活动的数码照片。

②学院日常教学科研方面：如开学式、毕业典礼、讲课比赛、学生岗前培训、技能培训、学术讲座、教育教学改革课题研究、本院主办的学术会议等活动的数码照片。

③学院荣誉方面：如学院的优秀人物评选活动、学院在各类教学、竞赛等活动中获得荣誉的数码照片。

④学院建设方面：如学院建筑物、风光、教学场馆、会议室、教室、教学设备等的数码照片。

⑤学生活动方面：如学生参加技能竞赛、新年晚会、艺术节、运动会等文体活动的数码照片。

⑥其他具有保留价值的照片：如毕业生合影、学生重要社团活动、本院主办的各类学习班学员的合影等。

2 数码照片的整理程序

数码照片收集来以后，应及时进行整理。整理工作是档案管理环节中最重要的一环，它直接决定日后档案利用质量的好坏。

2.1数码照片的鉴定筛选

数码照片收集来后应进行认真鉴定与筛选，在全面的基础上保存“精品”，以确保内容真实、可靠，在鉴定筛选时应注意以下几个方面。

①应选择重要的、有代表性、有查考利用价值、能反映事物全貌、活动的整个进程和结果的照片进行归档。

②数码照片的收集数量可以略多于纸质照片档案。一般情况下，同一角度同一场景的照片只收集一张，对反映同一内容的若干数码照片，一个专题选择5～10张即可。

③应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照片进行归档，为提高画面质量、增强丽面效果的后期处理除外。推荐单张数码照片容量大小不应超过3MB，分辨率在300万像素以上。

④目前数码照片的格式主要有RAW、JEPG、TIFF等几种，在保存数码照片档案时，应将照片转换成JEPG或TIFF格式，并保证分辨率不变和EXIF信息不丢失。

⑤应对照片附加文字说明，反映数码照片的主要内容。说明应包含以下六个要素：时间、地点、人物、事由、背景、摄影者，并对每张照片的具体情况如人物姓名、职务、行为等进行说明。

2.2数码照片档案分类编号

(1)数码照片在进行归档前，应确定其保管期限。根据照片的价值，保管期限分为永久和定期，定期的一般定为30年。

(2)对数码照片档案进行分类存储。应在计算机硬盘中建立“照片档案”总文件夹，在该文件夹下按保管期限设立“永久”和“定期”两个文件夹，按不同保存期限，在相应文件夹下按照片形成年度建立子文件夹。同一年度文件夹内按不同事件分别建立组文件夹，组文件夹的命名为该组数码照片主要内容或者事件，将同一事件、活动、会议等联系密切的一组数码照片存放在同一组文件夹里，按时间或重要程度排列。

(3)数码照片档案的编号按保管年限+年度+组号+张号格式进行。在本院，永久保存的照片用“Y”代表、定期保存的照片用“D”代表；年度为四位阿拉伯数字(如2010)；组号用四位阿拉伯数字代表，在同一年度内的组从“1”开始顺序编号，不足四位的在前补“0”；张号为四位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“1”开始顺序编号，不足四位的在前补“0”。如本单位2010年七年制医学生岗前培训数码照片，保存期限为永久，选取7张归档，属于2010年归档数码照片中第11张顺序起，数码照片名为Y201000030011.jpg- Y201000030017.jpg。

3、编制数码照片档案文件级目录

为实现数码照片档案的统一管理与检索，应编制数码照片档案文件级目录。目录编制以张为单位，项目包括：全宗号、照片名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、数码照片目录号、盘号、数码照片号、备注等。

3 数码照片档案的光盘刻录与归档

数码照片整理后应及时刻录到光盘并归档，具体要求如下：

①应将数码照片文件夹、数码照片文件级目录、光盘说明文件刻录到光盘中。按不同年度将照片刻录到不同的光盘中。

②应采用质量好的只读式光盘做为数码照片的存储载体，并脱机保存。一张光盘为一个案卷保管单位，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

③刻制好的光盘应装入光盘专用包装盒，包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同，存放在常温、于燥、无阳光直射的地方，并注意不可在上压重物。

综上述所述，面对数码照片档案这一新型档案的管理，需要不断探索，总结出合理、科学的管理模式，以达到数码照片档案安全长效地保管，并得到有效的利用。

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350005 福建医科大学附属第一医院