中原经济区发展之档案信息化建设研究

刘璐璐

(中州大学国有资产管理处，郑州450044)

中原经济区建设正在稳步进行，为了推动全省档案事业的又好又快发展和实现我省经济区建设蓬勃向上发展的目标，从而更好地为中原经济发展提供更加广阔的空间和科学高效的服务，根据上级对信息化发展的具体指示，我们要进一步实现档案信息化建设，把档案信息化建设真正放入中原经济区建设和发展的计划当中。档案信息化建设是档案工作发展迈向现代化的必经之路，也是中原经济区建设实施纲要要求的必然结果。针对现行我省档案工作存在和面临的问题，我们要选择合理的解决方法和有效的实施方案，真正实现档案信息化建设，为中原经济区建设贡献力量。

一、档案信息化和档案信息化建设概念界定

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学为最新理论做指导，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化的发展状态和面临的问题

1.发展状态

(1)档案信息化程度参差不齐。对档案的管理仅满足于现有的纯手工管理模式，档案管理人员没有通过现代化互联网络对档案信息进行管理，而是使用单机版或局域网管理模式，大大降低了档案信息的管理成效。(2)对开展信息化档案工作的思路不完全相同。档案信息化不局限于档案管理部门内部来开展工作，而是纳入单位信息化规划过程中去建设，档案业务部门需要先行一步，首先从单位的业务发展逐渐开展和扩大起来，然后等待时机成熟后再考虑与主管单位相关部门之间的信息实现集成。(3)开展档案信息化工作的方式不同。从当今档案管理部门来讲，有自主开发、购买商品化、合同外包制。(4)对档案信息的安全管理存在疑惑。对技术人员的安全不负责，对网络技术人员持怀疑态度，网络不安全，不能将档案数据上网，对已购买的防火墙、防毒软件不升级，不进行有效备份措施。(5)档案管理人员对档案信息化工作内容和网络信息技术的理解不一致，相互之间存在一定差异。

2.面临的问题

(1)思想意识问题。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案升级，也是办公室档案人员的事，与己无关。思想认识上出现了偏差，从而怠于配合、协助相关档案的工作。(2)档案专业人员配备缺位。基层档案部门活多人少的矛盾日益突出，再抽调相关人员从事档案升级工作相当困难。而专职档案人员仅有1至2名，每天需要应付日常工作，很难抽出更多的精力搞创建。力量配备不到位，造成创建行动迟缓。(3)资金缺乏。档案升级在加强规范管理、加大硬件投入等方面需要一笔较大支出，而各单位经费主要依靠财政拨款，经费来源中用于档案建设方面的专项资金匮乏。如调剂使用有限的办公经费，只能是杯水车薪，不能满足创建工作需要。(4)技术指导失位。档案信息化建设涉及很多新情况、新问题，有的内容专业性较强，究竟如何入手、怎样操作，缺少相关的业务指导，从而致使相关档案业务流程不衔接，业务工作很原始。(5)许多单位只购买软件，不购买实施和维护，致使许多网络软件不升级不更新，陷于瘫痪状态，使现有的档案工作不能继续进行，影响档案信息化建设速度。

三、加强档案信息化建设的方案和措施

1.人才的基本专业素质培养

提高档案从业者的专业素养，这就要在平时不断多加强其理论水平和实践操作能力，培养多方面随机应变的专业技术能力。比如：基层部门的档案管理机构要定期组织对本部门的档案人员进行专业学习和培训以及实地考察等相关学习和研究工作，彻底改变档案从业人员及其兼职档案员的知识老化等现象，真正将档案信息化建设以实际行动放到重中之重的位置上来。

2.提高档案硬件设施和环境标准

(1)根据所属档案种类的不同，不断改变、添置新的硬件设施。例如：设立专门的档案库房，购买档案密集架，以便于各类档案的分类和存放。根据档案的保存时间不同，有些档案保存时间久，就对档案库房里有特殊的温度和湿度要求，就要在这时不断对档案库房进行防潮、防光、防高温、防火、防尘、防虫、防鼠等处理，以此更加优化档案库房的储藏环境。另外，对特别专业的或者专业性要求较高的档案管理部门来讲，只有这些硬件设施是远远不够的，其档案室的建设更加趋于标准化，具体包括了档案的库房区、办公区、展厅区、演示区等。

3.增强意识和制定规章制度

不断增强党员及群众的服务意识，提高自身素质，从我做起。档案的意识具体来说就是从事档案人员对档案工作所持有的热情度、认真负责态度和对工作的一种文明奉献精神，档案的意识形态提高了，其档案的信息化建设与发展也就不成问题。同时，也要制定一些规章制度和细则，比如关于档案的保护和保密制度，规范和指导后续的档案工作，使档案的信息化管理更加规范和科学。

4.专业档案网站建立

档案网站对档案文化的宣传、普及和开发利用以及现代信息化建设等工作都发挥着重要作用。档案网站是专业性业务网站，应该指定专门的管理人员负责本单位的档案网站管理、建设和维护工作，并且定期对其进行内容增减和系统安全维护，以保证正常有序的网站运行工作。根据档案的所属分类不同，针对不同时期和不同阶段，我们应该及时进行网站内容变动、更新，不断丰富专业知识和信息，并且根据网站的整体风格，在主页和子页上设计出风格独特的界面。各板块栏目分类上也要布置得条理清楚，使人一目了然。内容上要结合所属栏目分类，解释与编排合情合理。

5.建立数字档案馆，形成有规模的档案数据库，真正实现档案软件这个交流与应用的平台

简单来说，数字档案馆是基于网络平台实现的档案接收、整理、保管、鉴定、保护、共享利用的档案管理模式。按照其内部结构框架大致分为以下几个功能：

(1)数字档案网站的基本功能。对数字档案馆网站的设计，第一是数字档案馆得具有信息发布、宣传教育和中介平台的功能;第二是数字档案馆得有结构框架。为网站建立独立域名，采用多服务平台架构，设立在线更新机制，提供交互沟通渠道。

(2)软件系统功能。要有一个应用管理的平台，在这个平台上实现电子文档的整理编目、检索利用、资料征集、数据统计、系统维护等功能。

(3)数据库功能。数据质量要求数据具有规范性、有效性、稳定性和新颖性。目录数据库要求把案卷目录、卷内目录输入到数据库中，实现案卷目录的计算机管理，从而提高检索速度与查准率。全文数据库，要求档案文件的全部信息输入到计算机中，从而实现计算机管理与查阅。

四、结束语

中原经济区正在有秩序地如火如荼的发展中，信息化是发展中的一大关键因素，是推动整个中原经济区发展的重要力量。作为力量之一的档案信息化建设是促使中原经济区发展和崛起的一大因素，档案信息化建设发展的主要目的就是提高现代化档案管理模式的科学性和档案管理工作成效的有效性，档案管理部门要提高重视程度，进一步加强对档案资源的规范化管理，以促使档案资源的开发和利用，真正实现档案的社会价值，从而真正带动中原经济区的建设和发展。

［1］崔丽君.档案信息化建设刍议［J］.当代经理人，2006(6).

［2］冯秀娟.浅析现代档案管理工作的创新手段［J］.黑龙江科技信息，2010(18).