加强内部管理做好企业物资管理工作

方胜芝

伴随市场经济高速发展和电子商务推广普及，物资采购领域的竞争越来越激烈，其中，多数物资处于供大于求状态，有利于物资采购工作的开展，但受资源、地理位置或运输条件限制以及企业资金状况等多方面因素的影响，也形成很多具有垄断性质的卖方市场，由此增加采购工作的难度。

为了准确掌握市场脉搏，提高采购质量，最大限度降低采购成本，增加企业利润，必须采取针对措施适应市场变化，同时灵活运用电子商务等现代化手段，节约挖替，强化内部物资管理，以确保企业生产的顺利进行。

1 加强内部管理确保物资质量

质量是企业在当今激烈市场竞争中的立足之本，为确保采购物资质量，就必须树立全员质量意识，强化质量管理。

1.1 规范强化企业员工质量管理意识

在确保产品质量方面，笔者认为“人”的主观观念是最重要的，要增强员工质量意识，使员工从主观上充分认识到自己的切身利益与企业产品质量之间的密切关系，建立有效的激励和约束机制，对出现的质量问题认真分析，找出原因，真正做到责任到人，同时应奖励优秀员工，推广先进经验，使每个员工都来重视产品质量。

1.2 建立、健全严格的物资采购管理制度

要在企业内部确保物资质量，就必然涉及到采购管理工作，必须从建立、完善严格的物资采购管理制度入手，规范相关人员的采购行为和管理方法，做到“有章可循，有法可依”。如我公司已经建立的《物资采购管理办法》、《物资采购及审核制度》、《物资采购招标工作管理办法》、《电子比价管理规定》等等，这些管理制度和条例具体可行、严密规范，能够约束高危岗位采购人员的采购行为。此外，还应加强思想教育，形成清正廉洁的工作风气，使采购人员能依法以最低的价格购买到质量、性能最好的产品。

1.3 规范、强化供方评价管理

在当今市场供大于求的情况下，由于竞争激烈，导致产品种类、规格、性能、包装等日趋多样化，所以为了保证采购质量，最大限度降低采购成本，必须对供方实行动态管理，保证采购物资质量优良率和价格合理化。这就要求对供方的资质、信誉、业绩、售后服务能力、生产技术、加工能力、产品质量和质量保证体系以及相关产品获得国家有关部门颁发的资格证书等等资信进行综合评价，对特殊材料供贷方，还要派相关技术人员进行现场考察和评价。同时对供方提供的相应资信证据如企业法人营业执照等进行核查。为了公正对待所有供方，建立相对稳定、合格的供方网络，集团公司专门成立了供方评价领导小组，由有关专业人员和质量部门参加考查和审核。

通过公正和严谨评价工作，对供方企业生产或代理产品的能力、质量稳定性、可靠性、价格合理性、信誉度、资产状况及售后服务和后续供应能力有了充分了解，在此基础上，将合格的供方列入名录报相关领导审批，并形成最终的合格供方名录，此后，凡有采购活动原则上必须在供方名录中选择厂家，以确保采购物资质量。

加强供方的管理是确保供应、降低价格、保证采购物资质量的重要手段，实行动态分析管理，定期评审，对不符合要求者及时调整。同时还要继续开辟供货渠道，促进供方企业之间的竞争，为保证物资供应和降低采购成本创造条件。此外，利用现代化的网络技术，建立市场价格动态档案及供方资信档案，对合格供方名录中的厂家实行考核激励和淘汰机制，做到有进有出、末位淘汰，以激励供贷方提供性价比高的物资和服务。

1.4 强化物资采购过程中的质量管理

为确保采购物资质量，采购部门要从源头入手，在计划编制，定额下达，供方选择以及合同签订等各个环节都要严把质量关。

（1）在编制计划和制定定额时首先要以保证物资质量为前提，严格按生产进度制定采购计划，避免为追求出产进度而影响采购物资质量现象发生。

（2）对具有垄断性质的大宗物资，要根据市场价格走势，制定出合理的采购周期；要掌握供方提供合格产品和物项服务的能力，在履行合同过程中出现质量问题时应及时派专业人员到供方现场进行跟踪指导。

（3）采购机电配套件要及时向供方提供技术参数和图纸，应与设计部门做好协调，提供符合产品工艺要求的准确技术参数，保证采购物资的质量要求。

（4）应严格杜绝不合格材料入厂，由储运部门加强材料入库检验，一旦发现质量瑕疵，采购人员当即刻向供方提出异议和解决方案，并向供方提供其质量瑕疵的检验证明，要求供方尽快解决。

（5） 对机电配套件入库检验要格外严谨及时，严格避免在产品装配时才发现质量问题，延误产品按期交货。

2 控制采购价格降低采购成本

要想提高企业经济效益，降低成本是至关重要的，一个企业要做大图强，就必须生产出性价比高的产品，因此降低采购成本势在必行。

2.1 大宗物资招标采购

大型机电配套件、有色金属等属于大宗采购物资，占用资金数额较大，是采购监控工作的重点。若大宗物资采购工作做得好，就能够取得非常显著经济效益，大大降低采购成本。

如今，各大企业对大宗物资都采取招标采购办法，效果很好。在我公司对单项采购金额50万元以上（含50万元），且具有招标条件，或单项采购金额虽在50万元以下，但年累计额在100万元以上（含100万元）的项目进行招标采购。招标采购工作由采购部门专门成立的招标办公室负责，办公室主任由公司采购部长亲自兼任，邀请专业技术人员参与开标和评标。在采购过程中严格照按公司招标管理制度，遵循“经济、公正、高效”的采购原则，公正对待投标商，对投标人资格、投标文件、投标报价、付款方式、交货期及后续服务等进行综合评价，最终确定投标最低者中标。

因招标采购工作遵循公开、公平、公正的原则，使采购活动在透明的环境中进行，公开确定物资供货单位及一定时期的供货价格，规范了采购行为，避免了采购过程中的暗箱操作、收受贿赂等违纪行为的出现，从源头上阻止腐败现象的发生，大大降低了采购成本，而通过阳光采购，公司经济效益也明显提高。

2.2 比价采购

控制采购成本必须贯穿于整个采购过程始终，具体包括采购计划和材料定额的合理性、供应商的选择、谈判技巧、定价策略和运输方式等等。因此，控制采购成本必须从采购的源头抓起，争取主动，通过加大比价力度，实行全过程的成本控制。为此，采购部门必须建立起完善的采购供应体系，理顺采购渠道，对采购过程实行全面有效监督，对尚未确定厂家或招标项目的材料采购等均要货比三家，严格执行公司物资采购比价规定，在相同条件下比质、比价、比交货期，选择最合适的供货方。同时还需要制订出常用外购物资价格手册，定期或不定期的进行修改补充；建立比价采购台帐，详细记录比价情况，并将台帐公开；采用计算机网络管理，提高采购业务透明度，对采购行为进行约束，从而形成规范的比价采购程序，最大限度地减少中间环节，将最优质量，最低的价格将物资采购到厂。

2.3 集中采购

在经济全球一体化的今天，对于象钢材、燃料、冶金炉料、耐火材料、产品配套件、有色金属等一些大宗物资，价格的涨幅及价格波动极大，对采购成本控制形成巨大压力。因此，采用何种采购方式及管理模式能够控制并降低采购成本，是每个企业都急需解决的问题。2005年以来我公司统一了物资管理体系，制定出统一、规范的物资采购管理制度和程序，形成横向物资需求商务网络，建立起公司物流管理系统。在此基础上，对一些机电配套件和大宗物资进行集中采购，也就是将有限的、分散的采购需求集合起来，充分利用“大市场”资源吸引众多供应商参与竞价，通过集中招标、谈判以获取质优价廉的物资。实践证明，集中采购通过整合采购资源，能够形成规模优势，提高资金使用效率；能够优化物流，降低流通费用；能够实现降价节支，减少资金占用；能够规范采购行为，提高采购过程的透明度；而且还能够提高企业之间的诚信度。总之，集中批量采购具有分散采购无法比拟的优势，能够实现采购资源最佳配置，减少采购支出。

3 按生产需求确定储备计划

每个公司生产的产品，决定着其需要储备物资的种类和数量，而如何才能使储备量既能满足生产需求，又不会造成物资积压，少占用资金，要解决这一问题必须在准确掌握现代物流信息，充分利用商务网络的基础上，做好产品生产周期所需物资存量计划，严格按计划进行采购，根据生产进度按时备料和投料，了解库存及资金占用情况，及时处理多余积压物资；计划员要亲临现场，在确保产品质量的基础上充分利用剩余物资，避免形成新的积压。储运部门要做好物资入库、检验和保管工作，充分保证生产所需。总之，根据生产需求确定合理储备计划既可以避免超储积压，提高资金使用效率，降低库存管理费用，又可以保证企业生产连续性，确保产品按期出厂。

4 应用现代化的信息网络

利用现代化的信息网络与资源共享可以帮助我们及时获得市场信息，了解国内外市场行情。为此，近几年公司建立起广泛的信息网络，将物流管理、计划形成与实施、合同签订与执行、付款的程序应用、仓储部门物资入库及出库和批料等全部工作流程通过计算机来完成，取得了很好的效果。通过网上查询、网上采购、远程资料传输等无纸化办公方式提高工作效率及准确度，减化办公手续，减少差错率。同时在采购招标、比价、价格审查、合同审计等方面强化相互制约机制，加大监控力度，有效控制不正当的采购行为。

5 做好垄断性物资采购

近几年，资源短缺给采购工作带来的困难越来越大，某些资源因供货单一性已形成垄断性经营，如舞阳的厚板、金川的有色金属和几大煤矿的燃煤等，其共同特点是价格高，订货周期长，订货难度大。为解决这一问题，需要从生产计划和管理等多方面入手，对涉及垄断物资采购的生产计划在制定时要考虑订货周期和价格走势，提前订货，择机加大储备；此外，还应发挥集中采购的优势，加强对合同执行过程的管理，针对垄断物资制定降低采购成本的奖励制度等。例如在煤炭采购合同执行过程中，采购部现场跟踪人员发现亏吨问题后及时向供货方提供全面、规范、详实的煤炭亏吨资料，并得到认可，仅2010年亏吨索赔累计金额达300多万元，为公司挽回了经济损失，同时为公司降成本增效做出了贡献。

6 结语

总之，只有加强物资管理，充分做好物资保障工作，才能确保企业生产任务的顺利完成。