医院图书情报档案一体化管理探讨

叶玲

随着信息化时代的到来和网络技术的飞速发展，基层医院传统的图书、情报、档案各自为政的分散化管理模式已日益暴露出弊端，改革势在必行。要打破传统图书、情报、档案部门管理界限，将图书、情报、档案管理合为一体，建立图书情报档案馆，可以充分发掘、整合图书、情报、档案资源，为医院的医疗、科研、教学和管理工作提供更好的信息服务。本文就基层医院开展图书、情报、档案一体化管理的优势与可行性进行分析与探讨。

何为图书、情报、档案“一体化”管理

图书、情报、档案一体化管理是指将多个独立的系统整合为一个整体的过程，一体化管理可以充分发掘和综合利用图书、情报、档案信息资源，发挥系统整体的功能[1]。由于图书、情报、档案是相关学科，均属于文献范围，所以其工作原理基本相同。三者的基本职能、工作目的和作用、工作性质、工作程序等也基本相同。(1)三者基本职能都是进行知识信息的采购、储存、加工、输出和反馈；(2)工作目的和作用就是储存、传播科学文化知识，保证继承和传递，为当代社会政治、经济、科研提供科学信息，促进社会的发展。(3)三者工作程序都是对文献信息进行搜集、加工、整理、保管和传递利用等，只是各有侧重而已。根据目前的实际情况对图书、情报、档案一体化管理可以理解为： 一是指在特定范围内对机构和资源进行整合，实现管理的一体化。二是指在特定范围内加强协调合作，进行资源信息的网上整合，实现信息服务的一体化。三是指在特定范围建立一个专门的机构负责规划、协调和指导，遵守统一的工作规范和标准，各有分工，相互协调，共同对社会提供完整的信息保障服务[2]。

基层医院图书、情报、档案管理的现状

管理方式分散单一 目前多数基层医院图书馆、情报站、档案室是三个不同的独立部门。图书馆负责图书保管与借阅，情报站负责信息的收集与分类，档案室负责档案的建立与保管。三个部门之间分工明确，相互之间缺乏交流，资源不能共享。如有的科室开展的科研项目课题比较多，为让自己查阅档案方便，不愿将档案交档案室集中统一管理； 有的是因书房紧张就将档案分散到各科室自己保管。这种档案的分头管理和分散保管容易造成资料的流失。

管理手段落后 虽然多数基层医院图书馆、情报站、档案室都配备电脑并能上网，但在管理软件的开发利用方面滞后，网络应用和信息数据的传送与交换意识较淡薄，手工管理依然占据着主导地位，可以说电脑只是充当存储资料的机器，而电脑的查询和检索功能没有得到充分开发和利用。

专业人员团队建设滞后 长期以来，基层医院对图书、情报、档案管理重视不够，从业人员有些是转行，有些身兼多职，普遍缺乏专业知识，大多数人员未经过系统的专业继续教育。信息时代医院要发展， 院领导需要及时了解国内外的医学发展新动态、新技术，以便进行宏观决策； 医务人员的临床科研选题、科研计划、成果鉴定、专利申报等，也必须有技术情报咨询服务的支持。但由于缺乏专业的人才团队，大多数基层医院从业人员难以胜任这方面的工作。

实现图书、情报、档案一体化管理的优势

优化馆藏资源，联合开发信息 传统基层医院图书、情报、档案管理各立门户，不通信息，不相往来，不仅浪费了许多信息资源，也存在提供信息上的重复和交叉现象。医院各级管理和医务人员希望提供的信息资料要及时、准确、全面，而各自独立的图书、情报、档案部门很难满足医务人员的要求。如果改变目前信息管理单一的传统管理模式，将三者实行一体化管理，建立一个图书情报档案馆，联合开发馆藏资源，可以进行信息的相互交流，有利于整合信息资源，优势互补，通过三者的横向联系和协调合作，统一信息管理系统，组建资源信息一体化门户网站，形成实体资源分布式收藏，虚拟资源网上共享，在任一机构里都能提供所有的信息服务体系，就能为临床、科研和管理提供充足的信息资源。

综合管理，提高信息的利用率 随着网络技术、数据库技术的不断发展，信息具有很强的时效性，图书、情报、档案的信息价值是随时间延长而逐步衰减的，一体化管理使图书、情报、档案信息一经产生就马上在网上综合利用，省略了传统意义上那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，避免信息资源在产生者那里无效保存所导致的浪费和信息价值的衰减，可确保信息价值最充分的利用。

一体化管理使图书、情报、档案信息实现信息互补和资源共享，实现信息检索和查询。根据基层医院中心工作的需要，可编制多种检索工具，如案卷目录、专题目录、分类目录等，完善检索工具体系，使检索方法更便于利用者掌握； 还可建立开放目录，利用者可根据需要自行查阅这部分目录； 三是建立计算机检索系统，保证准确、快捷的查询效果。

精简机构，提高工作效率 图书、情报、档案部门各自独立，馆藏重复，人员重叠，工作性质单一，不利于医院信息间的横向交流，不利于资源共同开发利用，不能满足医院用户对信息多方面、多层次的需求。采用一体化管理可使图书、情报、档案人员的综合业务能力得到提升，具备了既专又兼和一岗多能的工作能力。图书馆员既可以了解掌握档案管理和情报工作，档案馆员也可以担负图书管理工作，改变相互隔离，不通信息的工作氛围，从而提高了工作效率，避免造成人力、物力、财力的浪费，同时也影响科学研究及现代化网络的发展。只有联合开展综合服务，充分利用图书、情报、档案信息资源，才能及时、准确、全面地为医院各项工作提供信息服务。

实现图书、情报、档案一体化管理的措施

改革管理体制，统筹协调发展 目前受管理体制的制约，图书、情报、档案部门各自独立、封闭，各系统间难以相互合作，基本上无横向联系，局限性极大。这种模式既束缚各自的发展，也不能适应未来社会的发展。因此国家要通过各种政策、法规，协调和规范信息资源的合理配置，建立一个国家图书、情报、档案一体化管理的协调中心[3]，鼓励各图书馆、情报所、档案馆参与信息资源的共建共享，在宏观上真正实现信息资源共建共享。

统一行业标准，规范一体化管理 图书、情报、档案的标准化工作是信息一体化管理的基础，没有统一的标准，综合加工、信息检索，信息一体化网络管理的建立就无从谈起。因此，在信息的著录、标引、分类、检索以及计算机、通讯设备等通用性方面都应进行标准化，从而形成一体化服务模式。一是分工合作，中心协调； 二是内容特色化，数据标准化； 三是网络兼容通用，搭建共享平台。实施图书、情报、档案的标准化工作，在考虑其特点、个性的同时，更要考虑一体化管理的共同性和实用性，这样才有利于资源共享，有利于网络和数据库的统一管理和建设，并形成一体化的网络平台。

全面加强馆员业务素质培养 在掌握传统服务技术的同时，馆员要努力学习新知识、新技术，不断提高网络和计算机知识的应用能力，掌握现代化信息服务的技能。要加强继续教育，开展业务培训，提高业务素质。馆员不仅要有系统的专业知识，对政治素质和业务素质也提出了更高的要求。同时要激励馆员的创新精神，提高知识获取和知识创新的能力，造就一批德才兼备的图书、情报、档案馆员，才能够更好地实现图书、情报、档案一体化管理的目标，更好地满足医疗、教学、科研和管理发展的需要。

综上所述，图书、情报、档案一体化管理是基层医院资源共享、优势互补的一种创新管理模式。只有实现图书、情报、档案一体化管理，才能为用户提供有效的、多样化、个性化的信息服务，以满足用户对信息资源的要求。信息时代网络的发展，使图书、情报、档案三者有机地结合起来，采用一体化管理，是一种切实可行的管理方法，是实现信息资源共享的有效途径，也是信息社会发展的必然趋势。同时也是图书、情报、档案管理人员今后应深入研究的课题。

1 秦元元.图书情报档案一体化管理创新机制构建[J].兰台世界，2009(3):29-30

2 徐楚雄.图书情报档案一体化管理的理性思考[J].云南档案，2009(11):62-64

3 孙曙明.信息资源共建共享与图书情报档案一体化管理的探讨[J].档案管理，2008(2):88