药房企业采购入库信息化实施方案研究

陈蓓蕾

江西省泰和县人民医院，江西 泰和 343700

1 采购入库管理

采购入库业务包括以下环节:收货、验收、勾对合同生成进货单、记保管帐。

入库流程如下:

1.1 流程图说明 收货员在收货之前要在系统中查询是否有合同，如果没有则通知采购部补合同否则作拒收处理;

根据随货同行进行清点商品，同时质管人员作验收，然后在随货同行上签字并填写实收数量，签收的随货同行的两联交给供应商。

对于合格商品，则交给登录员填写进货单，不合格的作拒收，入代管库。

登录员需要核对进货单的价格与对方随货同行的价格是否一致，如果不一致则通知采购部作处理。

登录员在勾对合同时，如果发现此次收货的数量大于合同数量，则通知采购员补合同，否则对多出的部分拒收;由于合同可以分多次勾对，所以收货的数量小于合同数量的情况是正常情况。

登录员填写进货单时，如果此次进价高于上一次进价，系统会出现提示，同时打印的单据上会出现审批信息，待审批的单据由采购员报送领导审批后，才能传到相关部门。

保管员根据进货单记保管帐。

登录员填写进货单时会自动生成缺省货位，保管员在入库时可以根据实际情况对货位进行调整。

1.2 单据说明 进货单，一式四联:制单联、仓库联、采购联、财务联;进货单上打印对方单据号。

制单联由登录员留存;

仓库联随货传给保管员，仓库保管员进行入库记账;

另外两联分别传给采购部和财务部，对方的随货同行联传给财务部;

财务部根据财务联及对方的随货同行联记商品帐和采购帐。

1.3 随货同行联 三联，验收员签字后，两联交给供应商，一联交给采购部。

说明:由于本流程的单据比较多，建议由配送中心的登录员将进货单与随货同行进行核对无误并整理好后，传给各个部门。

2 付款管理

付款流程包括以下环节:发票与进货单的核对、付款申请和审批、付款。

2.1 流程图说明 收到供应商的税票后，付款申请员将税票和进货单相对应，核对价格数量等信息，如果有异议则通知供货商，如果没有，则在系统中生成临时的结算单并打印临时的进货结算单和进货补差单，交相关领导审批后，把四张单据 (进货单、税票、进货补差单、进货结算单)捏在一起传给财务，财务部对临时的结算单进行确认后系统执行付款。如果审批未通过，则不影响系统的帐务。

2.2 说明

2.2.1 如果发票价格与进货单价格不同，则系统自动进货补差单

2.2.2 如果一张单据要分多次付款 (可以到单品的数量)，则对进货单进行复印。

2.3 单据说明 进货单，是在商品入库后由仓库传到采购部的;(参见进货入库流程)

税票，来自于供货商;

进货补差单，是由采购部打印的，是一张只有金额没有数量的单据，用来对库存金额进行修正。

付款申请单，是由采购部付款申请员打印的，上面记录发票号;

随货同行联，由供应商提供，且需要质检员签字。

2.4 岗位职责

2.4.1 采购付款申请员:整理进货发票和相对应的进货单，作付款申请。

2.4.2 财务付款员:根据审批过的付款申请作付款。

2.4.3 往来会计:付款后对传票记帐。

2.5 特殊问题 进货补差单可能会导致成本异常，从而对考核造成影响。在月底，如果进货补差单的数量大于当前存货库存的数量，可能导致成本异常，对于这种情况，可以在月底对多出的数量金额作销售出库调整，财务作处理以调整损溢。

3 预付款管理

企业要以预付款的形式将合同中规定的款项支付给供应商。结算付款的时候可以选择用预付款来支付应付款中的一部分或者全部。

3.1 流程图说明 付款申请员使用系统的“进货付款单管理”功能在系统中填写一张预付款单 (付款性质选择“预付款”)，并打印出“预付款申请单”，交领导审批。

如果审批不通过，付款申请员可以在系统中作废该预付款单，也可以在进行修改之后再打印并报批。

如果审批通过，往来会计在“进货付款单管理”功能中查询到该预付款单，并使用该功能的“确定”操作来确认该预付款单，系统自动记预付款帐。同时，出纳直接支付预付款。

3.2 单据说明

3.2.1 预付款单:即预付款性质的付款单，并且不对应到具体的商品信息。

3.2.2 预付款申请单:在“进货付款单管理”功能中根据临时的预付款单由系统自动生成并被打印出来的单据，用来报业务领导和财务领导进行预付款审批

3.3 岗位职责 付款申请员:填写预付款申请单报领导审批。

3.4 特殊问题 预付款的记录:只能指定到供应商，不能指定商品。