会计电算化环境下盐业运销企业内部控制若干问题探讨

湖北盐业集团有限公司咸宁分公司 卢立新

会计电算化的出现，一方面致使我国传统的分工控制在会计数据处理系统中失去了原有作用，另一方面也难以避免地使会计处理过程中对于弊漏的防止和揭发更加困难，所以内部控制成为会计电算化环境下影响系统处理结果是否偏差的关键所在。目前，我国盐业总公司下属40家盐业公司，是以盐为主营商品的典型运销流通企业，一方面由于正在面临工业盐和非盐市场的“红海区域”战争，另一方面自身财务管理力度严重不足，从而如何在新会计准则下，实现会计电算化环境下盐业运销企业有效的内部控制研究非常必要。

一、会计电算化对内部控制的主要影响

(一)改变了企业会计核算环境

会计电算化的核心是将以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于企业会计财务管理和核算。这样相对于手工会计系统，企业的会计人员结构发生了改变，转变为由财务会计专业人员和计算机软件处理系统的管理人员组成。一方面，这提高了企业财务会计的管理水平，提高了企业的经济效益，但是由于数据的高度集中特性也对企业的内部控制制度的建立和完善带来了挑战。

(二)减弱了企业内部审核机制

在会计电算化环境下，企业会计软件系统的应用程序在很大程度上决定了内部控制的有效性。举一个例子，会计电算化促使企业所有财务数据的录入都源于凭证库，即便录入了错误的数据，会计软件系统也将自动进行多项业务处理。而且在这种情况下，缺少会计人员的再审核过程，从而会导致日记账、明细账、总账乃至会计报表等一系列的问题发生。可见，这将导致传统会计特有的内部审核牵制机制消失殆尽，而由于数据录入存在的错误连续性和重复性将给企业内部控制带了诸多风险。

(三)提高了企业财务控制舞弊、犯罪的难度

在会计电算化环境下，由于数据库技术的提高使企业的财务数据高度集中于计算机软件系统，并且提供了“反结账”、“取消审核”、“反记账”等功能，从而未经授权的企业人员有可能非法浏览全部数据文件，甚至复制、修改、伪造乃至销毁企业重要的数据，因此相比于手工会计系统，电算化环境下企业的财务控制舞弊、犯罪的难度被提高了。

二、当前我国盐业运销企业内部控制存在的主要问题分析

(一)会计人员非法操纵或操纵失误

这是会计电算化内部控制中的主要任务，因其系统的程序、数据、文件等很轻易被仿造、复制和修改，而不会留任何痕迹，所以某些职员为了达到个人目的，利用职务之便或不按操纵规程进行非法操纵，给单位造成严重损失。

(二)缺乏专业的系统技术人员

目前，从我国整个盐业运销企业的会计职员来看，缺乏既懂计算机知识又熟悉盐业专业知识的财会人员。如有些运销企业的会计人员虽然在会计业务方面的经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理业务的工作；计算机软件开发及维护人员对盐业的会计知识掌握不够，因此软件设计不能满足会计系统内部控制的需求，或软件功能与会计功能相脱离。

(三)未建立有效的内部控制制度

主要表现在以下几个方面：第一观念上存在分歧。目前我国盐业运销企业的某些高层领导认为内部会计控制就是内部资产控制和内部成本费用控制，甚至认为会计控制不过就是虚设的条条框框。第二有些盐业运销企业未能满足相关条件就正式使用计算机软件系统。目前一些企业为了应付各种审计检查，炮制甚至照搬别的公司的财会系统，但也只是徒有虚名并没有切实执行。第三一些企业存在岗位职能混淆的状况。如企业的电算化系统开发人员不应直接接触或者正式操作电算化会计系统，凭证的输入和复核人员必须由不同的人员执行，一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效，就会影响系统运行的稳定性和安全性，严重的可能会导致系统的崩溃，给企业造成不可估量的损失。

三、会计电算化环境下提高我国盐业运销企业内部控制的若干建议

目前，我国很多盐业运销企业在加强财务管理内控制度建设方面都做了很多工作，如制定了资金管理、专项资金、外派财务总监、会计委派等监管制度，大胆改革体制机制和规范经营管理行为，取消了二、三级企业的财务支付权、结算权、采购权、对外投资权和担保权等权力，有效地解决了二、三级企业管理混乱、运作行为不规范的问题。面对会计电算化环境下，本文提高如下我国盐业运销企业内部控制的若干建议。

(一)业务程序标准化，严把会计核算控制质量关

我国盐业运销企业内部控制工作不能再停留于“一张嘴、一支笔”的层次上，而要电算化的需求，运用现代化的手段实现业务程序标准化，严把会计核算控制质量关。会计核算控制是电算化系统内部控制中的重要内容，必须保证账务处理的正确性、规范性、真实性。从核算环节把关，保证整个系统正常运行，做到数据真实、完整和安全，业务处理合法、有效。会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。

(二)做好电算化会计信息系统档案管理控制

1、数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

2、数据备份管理

由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方保管。

3、会计档案管理

打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章。

(三)实施有效的内部控制方法

对于我国盐业运销企业来说，主要有以下几个建议：

（1）分离监控和操作实现系统内部的有效牵制。由于以前我国盐业运销单位的“多方牵制”只是通过多人的重复劳动实现“牵制”，并没有明确划分监督和操作的关系。因此需要在电算化系统内分操作和监控两个岗位，从而对每一笔业务同时进行多齐备份，真正作到 “精兵简政”。

（2）实行用户权限分级授权管理，预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机。

（3）建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。

(四)提高财务人员的综合素质

随着一体化会计核算管理制度的实施，伴随管理范围和工作量的增加，提高我国盐业运销企业财会人员的素质非常必要。财会人员不仅要有扎实的会计知识，熟练的计算机操作能力，还要有信息系统开发技术等方面的知识。所以财务管理工作人员的综合素质需要不断提高：可以定期对会计人员进行培训，学习等各种形式加强会计理论知识的学习；要深入基层单位掌握基层的情况，把握盐业生产单位的业务流程，公正客观的做好财务管理工作，促进各单位之间的协调；聘请计算机专业人员来讲解财务人员比较欠缺的软件知识，或者可以引进高素质、高技术的复合型电算化人才；最后，提高财会人员自身依法办事能力，提高职业道德水平。

四、结束语

综上可见，随着电算化的运用和发展，我国盐业运销企业的内部会计控制工作将不断面临新问题和新课题。本文在客观分析会计电算化对内部控制的主要影响和当前我国盐业运销企业内部控制存在的主要问题的基础上，提出了若干建议。这只是抛砖引入，希望以后能够对这些问题进行进一步深入的研究，推动电算化会计理论的进一步完善和发展，也促使会计电算化环境下我国盐业运销企业内部控制制度日趋完善。

[1]隋丽华.会计电算化条件下的企业内部控制制度[J].中国新技术新产品,2010(2)

[2]毛用春,陆璐.企业会计电算化内控制度的构建[J].辽宁经济,2009(3)