科技计划实施中的知识管理策略和框架研究

胡少华

(科学技术部信息中心，北京 100862)

科技计划实施中的知识管理策略和框架研究

胡少华

(科学技术部信息中心，北京 100862)

分析国家科技计划决策管理、项目实施、评审评估、监督监管等过程中的知识需求和活动规律。在实施要求、活动主体、任务层级、应用体系等方面研究分析科技计划知识管理的内涵，并提出面向整体绩效、实施过程、创新能力、知识资源体系等的知识管理策略。建立面向科技计划实施的知识管理框架，提出创新导向的组织要素、分布式知识链、面向实施周期的知识服务等要素。为推动科技计划的知识管理提供理论基础。

科技计划;知识管理;知识管理策略;知识管理框架;知识服务

1 引言

近年来，知识管理在科技管理、科技创新等方面的应用研究逐渐增多。这些研究针对科研活动不同环节分别提出了相关应用理论和实施方法，例如知识管理技术在科研项目管理创新中应用［1］、基于本体的科研领域知识建模［2］、面向科研项目管理的知识管理系统［3］、面向科技成果知识的整合策略和模式［4］以及项目评审评价过程的知识管理［5－6］。这些研究大多侧重于科研活动的局部过程或知识管理技术的个别环节，未能提出针对科技计划各类管理实施主体活动的全过程知识需求，特别是缺乏从整体实施角度对科技计划知识管理的应用内涵、实施策略、实施框架进行分析研究。本文将根据我国科技计划的组织实施特点，分析决策管理、评审评估、项目实施、监督监管等过程中的知识需求和活动，分析科技计划知识管理的内涵，提出面向整体实施绩效、实施过程、创新能力、知识资源体系的知识管理策略和框架。

2 科技计划实施中的知识管理需求

2.1 科技计划知识需求矩阵

科技计划的组织实施是一项复杂系统工程，包括规划决策、过程管理、项目实施、评审评估、监督监管等多类活动。这些活动覆盖任务层面多、涉及主体类型复杂，还存在科研结果不确定、主观人为因素多的情况，其知识管理需求和内涵不同于一般的行政管理、工程管理、项目管理范畴。以国家高技术研究发展计划 (863计划)为例，其组织实施过程涉及863计划联合办公室 (联办)、领域办公室 (领域办)、863计划专家委员会、领域主题专家组、评审评估专家、过程管理单位、审计监理单位以及不同类别的科研机构，任务形式包括领域、主题项目、重大项目、项目课题、课题任务等多种［7］。正是由于参与主体类别的多样性和任务形式的复杂性，从知识管理的视角来看，科技计划组织实施过程往往面临如下问题。

(1)各类主题项目、重大项目、项目课题甚至一些课题任务的组织实施在不同单位分散进行，所形成的各类过程数据、阶段知识分布运行管理，难以及时准确地汇总各层面实施情况，难以掌握计划的整体实施态势。

(2)计划项目参与单位类型多，参与人员复杂，难以通过常规行政管理体系约束不同类型参与主体的局部组织过程和实施活动，缺乏与具体实施业务相结合的知识服务体系，特别是缺乏针对特定科技管理业务的实践标杆、领域知识共享。

(3)制定计划目标、确定领域任务、评审评估、信用管理等活动涉及不同层面的多类知识资源和趋势预测，单纯通过阶段信息和局部知识难以形成科学合理的决策，需要各类不同历史阶段、不同科技计划、不同管理过程相关领域知识的关联融合。

基于上述问题，科技计划的参与主体在各个阶段对知识管理的需求和作用方式各不相同。他们一方面要依赖于有关知识开展业务活动，另一方面要结合自身的实践过程总结发现新知识，推动科技计划知识体系的发展丰富，这些需求和作用共同形成了科技计划的知识管理需求矩阵 (见表1)。

表1科技计划的知识管理需求矩阵

2.2 科技计划知识活动分析

(1)决策管理活动。科技计划决策管理活动的主体是各级各类科技行政管理单位、事业管理单位以及参与咨询管理决策的各类管理人员、咨询专家。以863计划为例，联办、领域办、计划专家委员会、领域专家组以及各相关管理中心是决策管理活动的主要参与者。

在规划申报阶段，863计划联办、领域办以及计划专家委员会面临的主要问题是如何前瞻性地制订计划发展战略、目标和战略任务，如何科学合理地确定技术领域及领域内任务设置。这就要求决策管理主体要充分了解当前社会经济发展知识、科技发展趋势，依据规划决策方法和最佳实践案例开展预测规划、领域指南编制等工作。在评审立项阶段，863计划领域办、领域专家组要根据领域知识、评审主体知识以及评审评估行为记录选择评审主体并组织评审，依据评审结果确定立项支持的项目和科研主体。在研究开发阶段，决策管理主体一方面利用科研资源知识组织调度科研资源;另一方面要组织有关评估评价活动，保证科研过程的合规有序。在总结验收阶段，决策管理主体依据相关管理办法及实践知识，组织评审评价活动，并推动科技成果的知识化和应用推广。

(2)评审评估活动。科技计划评审评估活动的主体是评估评价中介单位、评审评估专家。以863计划为例，主要涉及计划专家委员会、领域专家组以及相关专业评估单位。

在评审立项阶段，评审评估主体基于科研主体知识、科研领域资源知识、评审评估理论、相关管理要求和评审评估实践知识开展可行性评审、立项评审工作。在研究开发阶段，评审评估主体要掌握科研项目的过程记录和有关知识，基于相关评审评估方法和工具进行评估评价，并生成过程评价记录。在总结验收阶段，评审评估主体一方面依据项目执行结果信息和相关科研领域知识、管理规范形成对科研项目、科研成果的总体评价;另一方面，要综合分析各项目的评估评价记录，形成科技计划的总体实施绩效评价知识。

(3)项目实施活动。科技计划项目实施活动的主体是各类科研单位、科研人员和相关科研支撑保障单位。在863计划中，明确提出在主题项目中设立首席专家，在重大项目中设立总体专家组，推动协调项目实施活动。

在规划申报阶段，项目实施主体要基于当前科研领域知识、科技计划指南、自身科研资源条件编制项目申报内容。在评审立项阶段，项目实施主体根据评审需求，在掌握相关领域知识、科研趋势分析和科研资源知识的前提下完成立项答辩。在研究开发阶段，项目实施主体要了解相关科研领域知识、研究测试数据以及最佳科研实践，通过不断的科学探索和科学实践发现问题、解决问题，并生产出新知识、新成果。在总结验收阶段，项目实施主体一方面要根据过程数据、领域知识和管理规范总结项目成果和相关知识;另一方面也要对研究探索的失误进行分析，同样作为科研知识记录应用。

(4)监督监管活动。科技计划监督监管活动的主体是各级各类审计单位、监察单位及相关管理人员。

监督监管主体要及时准确掌握中各类主体在不同实施过程中的行为信息，特别是评审评估、立项批复、经费管理、成果评价等过程的活动主体行为记录和异常分析，并对发现的不合法不合规的行为进行评价记录，既作为后续处理的依据，也作为科技计划实施态势知识的重要组成部分。以863计划为例，管理办法中明确提出对课题负责人、课题依托单位、课题承担单位、项目责任主体的信用状况进行客观记录。

3 科技计划的知识管理内涵和策略

明确知识管理的内涵范围和策略是在科技计划中推行知识管理的前提条件。知识管理的内涵和实施策略与其研究视角和应用需求密切相关。从技术应用的视角出发，知识管理是知识生产、获取和再利用以及把知识和人结合起来的过程［8］，知识管理系统是各类知识管理工具与技术系统的集成［9］，也是一种把事实知识、技能知识、原理知识与其他显性知识集成起来的技术框架［10］。从组织行为的视角出发，知识管理是基于知识管理的价值链不断消除矛盾，提升组织适应力和创新能力的过程［11－12］。和一般的企业管理、工程管理、项目管理相比较，面向科技计划的知识管理内涵更为复杂，既要满足不同组织实施活动的需求，还要适应多主体、多层级和分布服务的特点。

(1)组织实施要求。在科技计划中推行知识管理不仅要保障局部环节的高效、协调、有序，更要强调对多计划、多领域的全局态势、整体趋势的准确把握和科学引导。在宏观布局方面，依据知识体系充分了解科技资源、科技进步趋势和社会经济发展需求，科学合理统筹配置科技资源;在过程管理方面，协同高效推进申报受理、评审立项、组织实施、验收总结工作。

(2)知识管理的活动主体。科技计划的主体涉及政府机关、企事业单位、科研院所、大专院校等不同层面多类单位、人员，一方面难以纳入统一的行政管理体系，另一方面其组织特点、行为方式各有不同，知识的服务需求、服务内容具有很大差异。这些需求往往会对知识的采集、生产、扩散造成很大障碍。

(3)知识管理的任务层级。科技计划的任务划分往往包含科技计划、领域专题、项目课题、研发任务等多个层次，推行知识管理不仅要在项目课题以及任务层面进行资源管理、进度管理、质量管理、绩效评价，更要侧重科技计划整体实施层面的宏观布局、实施重点、过程管理和评估评价。

(4)知识的应用体系。科技计划知识的生产、扩散和服务往往涉及不同单位的多类业务管理系统和数据平台，其技术体系要具备与多类业务应用系统集成的能力，并满足跨域运行、灵活部署的要求。

基于上述特点，从知识管理的愿景、主体以及资源出发，面向科技计划实施的知识管理策略主要包括四方面内容 (见图1)。

图1 科技计划的知识管理策略

(1)基于全局动态知识提高科技计划的整体实施绩效。

以提高各类科技计划的整体实施成效为出发点，针对预测规划、申报立项、过程管理、研究开发、成果应用等环节建立知识采集、分析、挖掘体系，形成包括参与主体行为、科技项目动态、科技计划执行情况的全局动态知识。通过跨计划的全局动态知识把握整体实施态势，推行基于知识服务的宏观布局、资源统筹、整体评价和决策管理过程。

(2)基于定向知识服务优化组织实施过程。

在申报受理、评审立项、组织实施、验收总结等过程中引入知识的采集、评价、服务机制。特别是针对科技计划的不同管理实施主体提供定向知识服务，通过建立最佳实践、管理标杆等活动不断积累知识、优化业务流程、规范实施过程。

(3)通过加快知识生产和扩散提升组织创新能力。

建立基于个体知识、群体知识的生产、扩散和服务体系。以提升科技计划各类活动主体的管理效能、创新能力为目标，一方面帮助活动个体突破自身知识能力限制，提高科学决策水平、管理实施能力;另一方面促进管理单位、研发团队建立特定领域的群体知识。

(4)通过资源管理完善科技计划知识体系。

建立包括基础设施、生产服务、应用评价等环节的科技计划知识资源体系。把知识体系作为组织管理资源的重要组成内容，把知识体系成熟度作为衡量科技计划管理体系成熟度的重要指标。知识的资源化过程覆盖组织实施的每个环节，保障全面及时地汇集各类数据信息，及时抽取凝练领域知识、最佳实践，最终形成知识采集、转化、分发、共享的统一知识体系。

4 科技计划的知识管理框架

在科技计划的组织实施过程中，各类决策管理主体、评审评估主体、项目实施主体和监督检查主体是推行知识管理的对象，知识管理要素通过这些主体影响科技计划的组织实施。科技计划知识管理框架包括组织要素、知识要素、服务要素，这些要素分别融合了组织文化、规范制度、信息技术设施、业务流程等内容(见图2)。

图2 面向科技计划的知识管理框架

4.1 创新导向的组织要素

创新导向的组织要素是建立科技计划知识管理框架的前提。科技计划的组织实施既是社会性科技活动的一部分，也是一种涉及不同领域多类活动主体的复杂过程。在这种应用场景下，知识管理的组织要素包括愿景和目标体系、组织制度和管理规范、创新服务体系、评价和激励体系等四方面内容。

(1)目标体系和制度规范。在科技计划的各个组织实施环节建立服务创新战略的知识管理目标体系，明确科技计划的各类组织实施主体在知识生产、知识扩散、知识服务方面的目标、责任和要求，特别是要从有利于知识快速扩散和应用的角度不断优化相关目标体系。

(2)组织间的协同创新体系。通过建立创新联盟、技术联盟、学术社区形成组织间的学习创新体系，促进个体知识、隐形知识的群体化和显性化，形成松耦合与紧耦合相结合的知识创新共享体系。

(3)组织内的知识管理机制。在各类活动主体内部推行知识管理文化，特别是在决策、管理、监督等环节建立有效的知识采集、扩散以及服务机制。

(4)评价与激励体系。基于科技计划的整体态势知识、领域知识情况，建立知识服务的评价与激励体系，一方面鼓励和引导知识的生产和共享，另一方面根据评价反馈不断优化调整组织制度规范、组织体系。

4.2 分布式知识链

区别于传统的企业知识体系，科技计划知识的产生、扩散涉及不同应用域的多类信息系统、数据平台。在建立科技计划知识链的过程中，既要考虑到知识生产服务过程需求，也要考虑到各单位现有技术条件和运行管理情况。科技计划的知识链是遵循统一标准，基于分层服务概念的分布式体系。其中包括知识的信息采集、知识获取、知识扩散、知识服务等周期，涵盖了知识的群化、外化和内化等过程 (见图3)。

各类业务数据和信息是科技计划知识的主要来源，其中包括不同实施阶段的管理过程信息、基础资源数据，以及科研项目研发过程中的过程记录、实验数据、阶段成果。这些信息分别通过信息采集、数据挖掘、数据汇交、数据清洗形成规范化知识源。

依据统一的技术规范和数据标准在不同应用域、管理单位建立分布式知识节点，这些节点运行于各单位现有信息系统之上，与本地业务管理系统和数据平台的互联互通，能够及时有效地获取、更新业务数据和信息资源。基于统一的科技计划知识分类树，各知识节点对不同来源的信息进行归一化处理、信息融合、知识抽取、标引分类，形成领域知识，例如科技计划的备选项目知识、专家知识、领域知识库、管理实践、组织态势知识等。知识节点独立运行，可以通过领域知识地图和领域知识推送与其他信息系统集成应用。

依托现有信息系统和基础设施，在相关科技计划的主管部门内建立知识服务门户。知识服务门户与各单位知识节点互联互通，是科技计划知识集成、知识扩散和知识服务的主要渠道。知识服务门户基于分布式知识节点，通过批量定制、集成形成知识仓库，并利用统一的知识地图、知识推送、共享交流和评价环节向各类管理人员、科研人员提供一站式服务。

图3 科技计划分布式知识链

4.3 面向实施周期的知识服务

准确地定位知识需求并及时获取知识是提高知识服务成效的重要手段。在科技计划的规划申报、评审评估、批复立项、项目实施、验收总结等阶段，各类主体遵循统一的业务流程和行为制度规范开展工作，其知识服务需求具有明显的周期性特点。在面向实施周期的知识服务过程中，通过业务管理信息系统与知识节点的集成，在业务活动开展的同时完成知识扩散和服务。主要服务过程包括4方面内容。

(1)建立知识需求模型。基于决策管理、评审评估、项目实施、监督监管等过程的知识活动规律建立知识需求模型。知识需求模型包括对科技计划全局知识、管理业务知识、领域知识等不同层级知识的需求范围和配置参数。

(2)建立业务情景模型。根据不同实施周期内的各类主体行为特点建立业务情景模型。业务情景模型包括当前活动的主要参数，例如参与主体、业务范围、技术领域、项目类别、知识期限、运行区域等。根据知识活动特点在业务情景模型和知识需求模型中建立映射关系。

(3)基于业务情景触发知识服务。依据业务活动情况在各类业务管理信息系统的不同流程中建立情景触发机制，在满足业务情景参数的情况下触发相应情景模型并将相关需求内容传送到知识节点。知识节点利用设定的知识需求模型提取知识并推送服务。

(4)模型修订和自学习。在知识服务过程中，基于用户对获取知识的评价和人工检索情况修订业务情景模型和知识需求模型，特别是针对用户的行为分析建立知识需求模型的自学习机制，从而不断贴近用户的知识需求。

5 结论

从组织实施要求、活动主体、任务层级、知识体系等角度来分析，在科技计划中推进知识管理要远比一般的企业管理、项目管理、工程管理更为复杂。推进科技计划知识管理一方面要保障局部环节的高效、协调、有序，另一方面要着眼于对全局态势、整体趋势的准确把握和科学引导。基于科技计划决策管理、评审评估、项目实施、监督监管等组织实施过程中知识活动需求，科技计划知识管理策略包括基于全局动态知识提高整体实施绩效、基于定向知识服务优化组织实施过程、通过加快知识生产和扩散提升组织创新能力、通过资源管理完善科技计划的知识体系等内容。以宏观布局科学合理、微观管理高效协调、实施过程公平公正为出发点，科技计划的知识管理框架包括创新导向的组织要素、分布式知识链以及面向实施周期的知识服务等要素。推进科技计划的知识管理是一个涉及多类组织体系、活动过程的复杂工程，下一步的研究将结合宏观创新保障和微观创新服务的需求，重点解决不同组织体系、应用领域中的知识扩散和应用效能等问题。

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(责任编辑 张九庆)

Research on Strategy and Framework of Knowledge Management for Science and Technology Program Implementation

Hu Shaohua
(Information Center，Ministry of Science and Technology，Beijing 100862，China)

Based on the analysis of knowledge activities and requirements in the implementation of national science and technology program，this paper proposes a knowledge management strategy in terms of macro performance，implementation procedure，innovation capacity，knowledge resources.Aiming at scientific，effective and impartial management，the paper designs a framework，which includes innovation oriented organization elements，distributed knowledge chain，as well as a knowledge service mechanism.

Science and technology program;Knowledge management;Strategy of knowledge management;Framework of knowledge management;Knowledge service

G311

A

2012－02－11

胡少华 (1969－)，男，河北石家庄人，高级工程师，硕士;研究方向:知识管理与服务、复杂信息系统架构。