探讨如何发挥建设项目档案在企业发展中的作用

罗丽戈

摘要：只有通过各种形式的开发利用使档案信息同科研生产的实践结合起来，把档案潜在的价值和作用发挥出来，档案事业才能够得得到较好的发展。

关键词：建设项目档案；企业发展；作用

Abstract: Only through the development of various forms of use to file information with the research and production practice to combine the files of the potential value and role play, and file career to be able to get a better development.

Keywords: construction project files; enterprise development; role

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

一、建设项目档案在企业发展中的作用

1.美国Bricsnet.com公司的统计数据：项目建设成本的3-5%是由可以避免的错误所引起的，其中30%则是因为采用了不准确或过期的图纸所直接造成。档案管理是项目管理不可缺少的一个环节，是项目管理的一个手段。我国在项目建设过程中，目前普遍存在重建设、轻管理、重技术、轻档案的现象，从管理者到档案管理人员档案管理意识欠缺，已成为项目管理中的薄弱环节。

2.设计图纸、设计变更、竣工图纸等是项目维护的依据。从监管的角度来分析：没有档案无法监管；没有完全、有效、真实的档案，就无法实现我们所期望的监管成效。项目建设的业主负责制度、监理制度和监督制度都是为了保证项目工程质量而建立的，无论是业主招投标和建设管理，还是施工单位的施工活动、监理单位的监理活动、或者是监督单位的监督活动，其执行过程都必须以活动中的记录文件为依据。施工单位和监理单位记录文件的准确性、完整性和真实性会直接影响到监督活动的判断，设计单位、施工单位、监理单位记录文件的准确性、完整性和真实性会直接影响到监督活动的判断，设计单位、施工单位、监理单位提供完整、准确、有效的验收资料是开始交（竣）工验收的前提条件。

3.档案工作对企业保护知识产权、维护合法权益起着主导性作用。企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，是企业知识创新的成果，是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器。企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，胜券在握，就得在日常经营管理中谨慎、细致地保存好较为翔实完整的企业档案做证据，供起诉、应诉之用，这样才能在经济纠纷中立于不败之地。

4.企业档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成就与不足。同时，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，从而更好地服务于公司的发展战略。

5.一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。市场经济时代企业家决策要根据各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策而言，信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。

二、发挥档案的功能和作用的几点做法

1、加强建设项目档案管理制度建设

制度建设是根本，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，使其成为工程项目建设人员和施工人员特别是工程技术人员自觉遵守的准则，才能使建设项目档案管理工作规范化、科学化、效率化得到根本保障。

加强对建设项目档案工作的组织领导

基本建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，做好档案工作不只是档案人员的事情，大量档案往往产生于工程的管理者、技术人员和施工人员手中，因此必须有强有力的组织保证，以协调各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好档案工作。要成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

3要确保项目档案的完整、准确、系统、安全和及时、规范

首先要保证配置所需资源（人、财、物、权），把档案管理的要求与措施贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。要充分发挥监理单位的作用（监理合同增加对设计、施工单位归档文件的审核责任）。监理单位在做好自身文件材料的收集、整理、移交工作的同时，对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关，在控制节点进行审核、签署，发现问题及时令其整改。将档案管理真正纳入项目管理流程，与程序捆绑，实行节点控制。

加强项目档案的安全管理

项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。因此，档案的安全管理就成为档案管理的重中之重。根据《国家重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容中就包括项目档案的安全状况。从以往工程项目档案管理工作经验看，实现档案安全管理，就必须在软硬件两个方面下功夫。在硬件方面，要求工程项目建设单位，提供符合要求的档案库房并根据外部环境具体情况配备齐全的相关设备。尤其在防火、防盗、防震、防湿、防干燥等方面要达到标准。在软件方面，要求各参建单位加强档案的收集、整理、审核、归档、报送、使用等各环节的管理，做到不毁、不丢、不错、不漏、不乱。

做好工程项目档案验收工作

做好项目档案验收工作是保证项目档案质量的重要步骤。在正式验收前，要组织预验收小组，按照国家档案局的有关规定和要求，认认真真地进行抽查，发现问题及时查缺补漏，纠错改误。项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据近年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

结语

总而言之，档案是企业宝贵的信息资源，在企业生产经营活动中的作用是客观存在的，因此，我们要积极地开发利用。要把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，加快信息化进程，充分发挥档案的功能和作用。