货币资金内部会计控制方法

翟立文

摘要：货币资金是企业拥有的流动性最强的资金，主要包括库存现金、银行存款和其他货币资金。会计部门负责货币资金的管理和核算，应该认真执行货币资金管理办法和结算制度，做好货币资金的核算和内部控制工作，随时掌握货币资金的收支动态和余额，搞好企业货币资金的调度和收支平衡，保证生产经营的资金供应。

关键词：货币资金；内部控制；关键控制点

中图分类号：F230文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）21-0078-04

货币资金主要包括现金、银行存款和其他货币资金。这部分资金属于企业的流动资金。其收、付控制对企业资金的运用、管理有十分重要的意义。本文仅就现金和银行存款控制的内容和关键控制点介绍货币资金的内部会计控制方法。

一、货币资金内部控制的内容

（一）现金内部控制的内容

收支两条线控制。现金收、支分离是现金内部控制的重要内容，也是现金安全使用的保证。中国《现金管理暂行条例》明确规定了企业现金收、付的范围。凡在《条例》规定范围内的现金收、付可以使用现金；凡不在《条例》规定范围的现金收、付均不得使用现金，必须通过银行转账结算。《条例》还规定，企业不得以现金收入直接进行支付，即不得“坐支”。

现金收入的控制：企业现金收入的运动过程主要经过业务执行部门、财务部门和银行等环节，做好现金收入控制应注意以下几个方面：（1）业务执行部门要根据经济活动的交易情况取得发票、收据等凭证，填制现金收入的详细记录，并传递给财务部门；（2）出纳根据收到的原始凭证收取现金，然后存入银行并取得银行回单；（3）会计根据收到的原始凭证和银行回单，编制记账凭证，最后登记现金日记账和现金总账；（4）为了保证现金收入及时正确存入银行，对于金额较大的收入，会计部门应该逐笔与银行确认款项的收入情况。

现金支付的控制：（1）制定明确的现金支出范围，首先要遵循《现金管理暂行条例》的规定，其次对例外事项进行特殊规定，保证满足所有现金支出的需要；（2）现金的支出必须要申请，审批之后才能支付；（3）明确规定具有审批权的人员、机构以及它们的审批权限；（4）已经批准的现金支付项目需要经过审核，检查支出范围、审批权的使用、执行程序是否正确，另外还要验证有关文件资料的真实合法性；（5）出纳人员负责现金的支付，首先应该复核支付申请和审批意见；其次按照批准的金额支付现金；最后记录现金日记账。

（二）岗位、人员分工

现金收支活动具有非常高的风险，企业的各业务部门都与现金打交道，增加了人员、部门关系的复雜性，为此必须建立严格的岗位责任制，明确现金使用程序和损失责任。另外，不相容职务分离是内部会计控制的重要内容，也是货币资金控制制度的基础，特别是出纳、会计、审核、审计这几个主要的关键控制环节，必须做到相互制衡。

1．出纳与会计的职务分离。出纳人员主要负责现金的收付、现金收付单据的编制和现金日记账的登记，同时经常与开户银行发生业务关系；会计人员主要负责有关凭证、总账、报表的编制，对现金收支业务进行账务处理以及会计档案的保管。会计和出纳的工作具有内在的稽核关系，会计不得兼任出纳工作。

2．内部审计与会计的职务分离。内部审计负责会计信息系统的监督工作和会计人员工作效率的考核，内部审计应该从实质上独立于财务会计部门。会计部门应该配合内部审计工作，设计合理的会计档案使用规定和程序。

3．人员的聘任与岗位转换。办理现金业务需要配备合格的会计人员，并定期进行岗位转换。出纳和会计人员必须持有会计从业资格证书，具有相关的专业知识、技能，熟悉国家有关的法律、法规和制度，同时具备良好的职业道德，廉洁自律，遵纪守法，并能够不断提高道德水平。

（三）会计系统控制

现金收支业务具有可计量性强、容易反映的特点，会计系统记录有关会计信息，监督业务活动过程。具体包括：

1．会计记录。会计信息的质量要求中，最重要的是真实、合法性，相关性和及时性。会计记录广义上讲包括：凭证、账簿和报表，结合会计信息的要求可以从以下几个方面控制。（1）会计凭证。保证现金收付凭证的真实、合法和及时传递，内容包括：各类现金凭证都要按照发生顺序进行编号；出纳人员根据经批准的支付申请填制收付款单据，并及时传递给会计人员；现金业务主管审核原始凭证的真实、合法、完整、准确性，然后作审核标记并编制现金记账凭证；会计部门主管应对现金收付的原始凭证和记账凭证的进行审核，确认无误后才能进行传递和相关的账务处理。（2）会计账簿。明细账、总账的登记是对会计凭证的再分类和汇总，同时也是编制会计报表的基础。控制内容如下：出纳人员按照现金收付单据登记现金日记账，现金主管会计正确编制记账凭证汇总表；会计部门主管审核汇总表分类的恰当性、数据的准确性，并签字盖章以示审核；现金主管会计按时登记总账，定期结账。（3）会计报表。期末，现金主管会计根据管理需要编制有关报表。应注意以下几个方面的控制：现金主管会计要对会计凭证、账簿进行总体分析，最后形成会计报表；会计部门主管应该考察会计报表信息披露的合法性和完整性；会计部门主管对会计报表信息的真实、合法性，完整、准确性负责。

2．授权审批。为了保证现金收支业务的规范，首先，要对接近现金资产的人员进行控制，业务经办人员办理现金收支业务要经过授权批准，任何未经授权的人员、部门不得进行现金收支；其次，有关业务部门使用现金要提出用款申请，说明用途、金额、收付方式，同时要与现金预算相结合；最后，为了明确责任，业务经办人员应该在现金收付的原始凭证上签字，业务经办部门的主管要审核原始凭证并签字盖章。

3．会计凭证、账簿的核对。会计凭证、会计账簿的核对，有利于保持会计信息的可靠性。内容主要有：（1）证证核对。审核人员应该对现金收支业务的原始凭证进行检查，在记账之前要核对原始凭证与记账凭证，保证两者在金额、经济内容上的一致性，以及相应原始凭证的完整性。（2）账证核对。审核人员应该对现金原始凭证和现金记账凭证的数额、内容进行逐笔核对，同时会计部门主管应该审核记账凭证和总账。（3）账账核对。审核人员应该组织账簿核对，并监督会计和出纳核对现金总账和现金日记账的发生额及余额，最后各自取得对方的签章，以示经过核对。

4．会计档案的保管。会计凭证、账簿、报表是重要的会计档案，是企业内部管理、外部审计的重要依据。企业应该遵循有关的规定保管会计档案，同时对现金类会计档案的接近进行限制。出纳人员不得兼管会计档案。

5．盘点与清查。出纳在每个工作日结束后，清点库存现金并与现金日记账数额进行核对，保证账实相符；会计部门主管应组织清查小组定期或不定期清查库存现金，并与现金日记账进行核对；对清查结果进行反映，编制现金盘点表，记录现金盘盈、盘亏情况，然后进行分析和处理。

（四）银行存款内部控制的内容

按照银行开户办法的规定，企业应该申请开立银行结算账户，发生的各项业务收支活动，除允许用现金结算方式直接以现金收支外，其余款项必须经过银行转账。另外，还应该加强银行存款内部控制，建立银行存款管理责任制，会计部门的出纳人员专门负责办理银行存款的收支业务。会计部门应该认真执行银行账户管理办法和结算制度，做好银行存款的核算工作，随时掌握银行存款的收支动态和余额，搞好企业货币资金的调度和收支平衡，保证生产经营的资金供应。具体控制内容如下：

1．收支两条线。银行存款的收支数额相对较大，如果将收支活动互相交叉会导致银行存款的损失，企业必须与银行配合完成银行存款的收、支分离。银行存款收入的控制：（1）开立账户的控制。企业的银行存款账户按照性质可以分为基本存款账户、一般存款账户和临时存款账户，企业的现金收入、转账收入都可以根据具体情况存入以上账户。企业应该明确银行存款账户的使用范围，保证按用途使用银行结算账户。（2）账户设置控制。在企业中经常出现业务部门收款不入账的现象，各部门私设“小金库”，虚列企业流动资产。出纳和会计应该督促有关执行人员及时将现金收入交存到企业的各类银行结算账户，严格控制现金收入不及时交存，不按规定交存，私设“小金库”等现象发生，严禁企业“坐支”现金。（3）内部审计。很多企业都进行利润的预算考核，银行存款的收入经常与利润的实现挂钩，内部审计部门应该通过分析会计记录证实收入的真实性。银行存款支出的控制：（1）申请控制。业务部门使用银行存款必须提出申请，出纳人员收到银行存款使用部门主管审核批准的文件后，经会计部门主管复核才能支付款项；银行存款的支出申请人和审核人要职务分离；（2）银行对账控制。企业应该指定专门人员定期从银行取得对账单，然后与企业的银行存款日记账进行核对，并编制“银行存款余额调节表”，使银行对账单与银行存款日记账核对相符，如果存在差异则要检查是否有未达账项和记账错误或挪用舞弊；（3）银行存款支出的效益控制。银行存款支出是形成企业投资和有关生产资料的基础，在注重支出安全性的同时还应该考虑支出效益。

2．不相容职务分离。（1）出纳人员不得负责收取银行对账单。企业的出纳人员与银行非常熟悉，如果由出纳负责收取银行对账单，就有可能发生篡改的可能性。因此，企业必须委派专人负责银行的对账工作，并定期轮换。（2）出纳与会计职务分离。与现金的收支控制相似，当发生银行存款的收支时，出纳负责到银行办理款项的存取和转账，并编制记账凭证和登记银行存款日记账；会计人员根据复核后的银行存款收支原始凭证，编制记账凭证并交给会计部门主管审核，最后登记银行存款总账。（3）业务经办与授权审批职务分离。经办人员提出用款申请后，必须得到本部门主管的批准，部门主管不得单独办理银行存款的收支，这种相互制约能够有效监控银行存款的流入和流出。（4）出纳人员不得兼管会计档案保管和银行存款的清查工作。

3．会计系统控制。（1）授权审批。发生银行存款收支业务的部门主管要对银行存款业务进行审批，并签字盖章以明确责任；（2）凭证记录控制。主管银行存款业务的会计应该审核出纳提供的银行存款收支原始凭证，验证业务内容的合法性、真实性以及凭证内容的完整性，同时，还应该核对银行结算单据与原始凭证的一致性，最后签字盖章以示核对完毕；（3）收支业务控制。企业出纳人员复核业务执行人员提供的原始凭证后，及时取得并填制结算单据，完成银行存款收付后要在结算单据和原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”印章，并签章；（4）凭证与账簿的核对。为了减少会计记录的错误，保证会计信息的可靠，会计部门要定期进行核对工作，核对之后要签章以示工作完成。通过核对做到证证、账证、账账相符。

二、货币资金内部控制关键点

对货币资金的每一个收支环节进行控制既不现实也不符合经济性原则，纵观货币资金相关的控制我们可以发现，通过对审批、审核、复核、实际收支、会计记录、凭证账簿核对、清查盘点这些环节的控制活动，能够达到全面控制的效果，这些环节就是控制的关键点。

（一）现金控制的关键点

现金的关键控制点主要是对现金收付过程中高风险环节的控制，针对这些主要的环节开展控制活动能够把握住问题的关键。一方面，对整个现金业务流程进行全面控制；另一方面，对关键的现金业务控制点进行重点控制。这就为控制资源的使用指明了方向，在关键控制流程上花费较少的成本就能夠达到很好的效果。

1．现金流入点控制。作为高风险资产，现金的流入控制是重要的现金控制点，主要是对销售活动中的现金收入进行监控，目的在于保证现金收入要按照国家现金管理的规定及时存入银行，避免“坐支”现金，避免将企业收入的现金存入个人银行结算账户，降低资产损失风险。

2．批准控制。作为高风险资产，现金具有易携带，易存取的特性，因此就必须对现金资产的接近、使用进行严格的授权批准控制。现金收付业务的执行往往涉及权力的分配，如果没有对权力的相应约束就很可能导致权责混乱和滥用。审批关键点主要体现在以下几个方面：制定现金的接近限制措施，业务人员进行业务活动时应该得到授权审批，任何未经授权的人员不得办理现金收付业务；各个部门在使用现金之前都要向财务部门和上级主管提出申请，说明金额、用途等内容；财务部门主管和经办业务部门主管负责有关原始凭证的审批监督。

3．收付控制。现金的收付在多数情况下意味着现金所有权的流入和流出，对现金收付进行控制能够把握现金流动的来龙去脉。出纳、会计和经办人员共同参与到这个过程中。具体程序是：出纳人员按照审核后的现金收付款原始凭证收款和付款，并对实际收付的原始凭证作标记，同时对收付的现金业务进行备查登记，并按一定顺序编号；会计人员要及时、准确地将现金收付业务反映在记账凭证和有关账簿中，定期与出纳人员核对现金收付款凭证与账簿资料。

4．复核控制。复核控制是现金收、付过程中重要的控制点，是减少错误的重要措施。从企业内部来看，主要有两种类型的复核：一种是纵向复核，即上级主管对下级活动的复核，也可称为审核；另一种是横向复核，即不同人员活动的相互核对，主要体现在财务系统内部的核对，审核的重点是：现金的收入是否存在“坐支”现象；现金的使用是否符合有关法规规定；现金收付的凭证是否真实、完整，现金使用责任是否明确；现金销售收入是否足额、及时存入银行账户。

5．记账控制。现金凭证、账簿记录是综合反映企业现金流入、流出的信息源，企业的管理工作需要真实的会计记录，如果对记账环节的控制松懈，很可能导致整个会计控制制度的失效。记账环节的控制主要体现在以下几个方面：出纳人员根据经过审核的现金收付款凭证登记现金日记账，同时负责检查日记账与原始凭证的一致性；会计人员根据编制的记账凭证登记现金总账，并定期核对总账与明细账。

6．对账控制。对账是企业内部保证账簿记录信息质量的最后环节，也是保证账实、账账相符的措施。在会计期末，在专门的稽核人员的监督下，记录现金账簿的会计人员与出纳人员核对总账与日记账的发生额、余额；出纳人员根据核对的结果与库存现金的实有数进行对比，对于存在的差异作出记录并报告财务部门主管，待批准后处理。

7．盘点控制。财务会计部门应该定期和不定期核对库存现金，以防错误、舞弊的发生，通过现金盘点，能够从不同角度了解现金的收入、支出、结存情况，是保证现金安全的重要控制点。企业应该成立专门的财产清查机构，监督会计人员盘点库存现金，根据盘点的结果编制现金盘点报告表，对发现的问题进行查明原因及时处理。

（二）银行存款控制的关键点

保证安全性是银行存款内部会计控制的首要目标，所以银行存款控制的关键点都与安全性相关。

1．收支活动审批控制。把银行存款收支审批作为其关键控制点，其实是同时控制了银行存款的流入和流出。审批权限的合理划分以及对权力的监督是保证银行存款业务顺利开展的前提条件。审批控制是银行存款内部会计控制的第一层次，收支活动的具体执行处于较低的层次。审批活动具体包括以下几个方面：发生银行存款业务活动部门的主管人员应该加强对银行存款事项的审批，审批合格后签章以明确责任；建立具体的审批权限使用规范，确定不同管理人员审批权力的范围、重要程度。

2．复核控制。与现金的复核控制类似，银行存款的复核控制包括横向和纵向控制两种类型。横向控制主要指：主管银行存款业务的会计人员应该审核有关的原始凭证和银行存款结算凭证的内容完整性、手续齐备性、业务活动的合规合法性；会计人员应该检查业务活动中银行存款收付金额与原始凭证记录的金额是否相符。纵向控制在财务会计部门体现。主要有：专门的稽核人员负责审核银行存款收付记账凭证所附的原始凭证和结算凭证是否完整、计算是否准确，同时还要查看会计核算是否正确；主管会计人员还应该负责考察票据、凭证的处理是否符合有关法规的规定，是否有签发空头支票、外借银行账号的行为，支票的使用、签发、作废是否符合规定，对于作废的支票一定作出标记，防止丢失和滥用。

3．结算环节控制。结算环节控制包括企业内部和外部两个方面，其中外部控制尤其重要。资金的结算标志着企业经济交易活动的完成，企业大部分经济交易都是通过银行存款进行的结算，所以银行存款的结算是关键控制点。内部结算主要是企业内各部门之间资金的转移、分配，特别是实行财务集中管理的企业，内部结算的频率、数额所占比重很大，因此出纳人员在办理收付款结算时应该审核有关的原始凭证、结算合同，审核无误后再办理款项收付；对于结算完成的凭证、票据应该作出标记，加盖“收讫”、“付讫”印章。外部结算控制主要是对企业与银行的资金往来各环节进行控制。企业的银行存款都存放在银行，所以银行存款的存取、结算都要通过银行完成，对银行的结算环节控制能够有效保护存款的安全，防止套取银行存款、出售银行账户和非法转让支票等舞弊行为的出现。具体措施有：严格贯彻国家有关银行存款使用的规定，制定适应企业自身情况的存款使用程序；对于执行银行存款业务的人员应该定期轮岗，针对不同银行应该委派不同的业务人员；转账支票和结算凭证必须按编号顺序连续使用，作废的转账支票应加盖“作废”戳记；收付款项后应在凭证上加盖“收讫”、“付讫”戳记，非出纳人员不得经管银行存款业务。

4．记账控制。记账环节的重要性已经在现金控制中作了说明。银行存款的记账控制主要包括以下几个方面：出纳人员应该根据银行存款收、付款记账凭证登记银行存款日记账，银行存款主管会计应该根据收、付款凭证登记有关明细账；总账会计登记银行存款总分类账，各个记账人员要在记账凭证、有关单据上签章。登记银行存款账可以保证银行存款收支业务的可查性，防止或发现结算弊端，及时提供可靠的银行存款核算信息。

5．对账控制。银行存款对账控制包括的内容很多，既包括账账核对、账证核对，又包括账表、表表核对，把握住对账环节，能够保证银行存款业务账务处理的正确和核算资料准确，防止非法银行存款业务发生。企业的财务会计部门应该设计专门的对账程序，明確对账稽核人员。由非出纳人员逐笔核对银行存款日记账和银行对账单，并编制银行存款余额调节表，调整未达账项和双方出现的错弊；出纳与主管会计还应该在有关人员的监督下核对银行存款日记账和总账金额，并根据核对结果进行相应的会计处理。

总之，通过对货币资金的收支控制，使企业货币资金的收、付能够严格遵守国家对货币资金管理的法律、法规；通过对货币资金管理岗位的控制，使不相容职务相分离，最大程度的避免了职务犯罪；通过对货币资金的记账控制，既可以随时掌握银行存款的收支动态和余额，搞好企业货币资金的调度和收支平衡，保证生产经营的资金供应，又可以避免货币资金过剩产生不必要的机会成本。

参考文献：

[1]内部会计控制规范——基本规范(试行)[Z].财会[2001]41号,2001-06-22.

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[5]人民币银行结算账户管理办法[Z].银发[2003]第5号.

[6]人民币银行结算账户管理办法实施细则[Z].银发[2005]第16号.[责任编辑 陈丹丹]