高校照片档案管理探究——以衡阳师范学院为例

陈 芳，刘国武，杨 文，刘筱筠

（衡阳师范学院 档案馆，湖南 衡阳 421008）

高校照片档案是高校在教学、科研、管理活动过程中直接形成的，具有保存价值和利用价值的历史形象记录［1］。照片可以分为纸质照片和数码照片。传统的照片 （上世纪九十年代之前）一般都是纸质照片，该类照片需妥善保管，稍不小心，就会变色、霉变甚至剥落。数码照片是利用数码相机直接拍摄出来或是将纸质照片进行扫描而得到，它需要依靠介质来存储，可供人们无数次的重复利用。如果要进行查询，只要输入相关的查询条件，就可以方便快捷地查找到所需要的资料。除此之外，这类档案还可以进行远程传输和多方共享等等。

一、纸质照片档案的管理

传统纸质照片是通过相机用感光胶片把景物逐张拍摄记录下来，经过曝光、显影、定影、冲洗、烘干工序形成照片。这类照片分黑白照片和彩色照片，以前的老照片一般是黑白照片。

我院办学历史悠久，具有光荣的革命传统。在中国共产党创立前，师生们参加了五四运动。毛泽东曾两次来校宣传革命思想，并亲自在这里建立了湘南地区第一个党组织。在第一、二次国内革命战争时期，学校进步师生积极投身中国革命的洪流，涌现了一个革命家群体，恽代英、张秋人、蒋先云、黄静源、蒋啸青、陈为人、李启汉、谢维俊等120多名校友先后为国捐躯。共和国成立后，如黄克诚、张际春、张平化、唐天际等曾担任党和国家重要领导职务。他们为中国新民主主义革命的胜利和社会主义革命与建设建立了不朽的功勋［2］。该部分档案丰富了我院的馆藏，为我院的发展历史添上了浓重的一笔。

那些老照片都是历史事件的瞬间真实记录，是不可再生的宝贵资源。随着时间的不断推移和历史的不断沉淀，这部分照片将越发显得珍贵和难得。但是，由于以前馆藏的条件有限，再加上时间久远，使得这部分照片档案有的已经泛黄、剥落，在一定程度上有损毁。纸质老照片归档方法是：第一，把照片分卷宗、按年代、分类保管，并且每张照片都要标注时间、地点、事件或主题、人物，放入专用的照片档案盒内。若使用相册，避免使用透明塑料页面、装有磁铁的相册，因里面的黏胶时间长了会泛黄，会在照片上留下痕迹。用柔软、平滑的抗酸纸插在两张相片之间，可预防不必要的移动，在盒外加上适当的标签。第二，老照片装框时，不要让玻璃接触到照片。否则，照片可能会粘在玻璃上，特别是在潮湿的天气，很可能造成无法弥补的损害。控制好库房温湿度，做好 “九防”（即防高温、防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染）工作。第三，拿老照片时只能触碰相片的边缘，否则手上的油污与灰尘会对老照片造成损害。用软毛排笔或吸尘器来去除灰尘，千万不能用嘴吹，即使一滴水气都可能对老照片造成威胁。第四，若必须在老照片背面写字，可用软铅笔轻轻地写，忌用圆珠笔 （时间长了会渗印到正面）。

二、数码照片档案的管理

数码照片是采用数码技术与照相摄影技术的完美结合体，即数字化的摄影作品，通常指采用数码相机拍摄的照片或利用扫描仪扫描后得到的电子照片。

对于珍贵的老照片，本身已经老化，若经常查阅、利用，势必会造成更严重的后果。以前人们认为纸质照片一旦损毁，将是灾难性的，不可弥补的，是无法再次利用的。我们同样可以将老照片扫描或翻拍成数码照片，为此，必须将老照片全面清理出来，逐一扫描，设置分辨率为1000dpi，存储格式为JPG，将有损毁的照片利用photoshop软件进行修复，一般包括去污、调整亮度、对比度、修复剥落的地方等。这种处理，是保护性的修复，是在照片不失真的情况对其复原、备份，存入防磁柜。平常若要用到该类照片，一般只用电子照片。

现在，各部门移交的照片一般都是数码照片，是用数码相机直接拍摄的作品。在这种情况下，要精挑细选，选择图片效果好，有保存价值的，删掉重复的、价值不大的相片。还要鉴别电子照片的真实性。原则上只对 “原生态”的照片进行归档，拒绝 “整容”的照片。

数码照片的管理方法，应该是将电子照片，按年度、按机构问题分类或按主题保管，并做好注释：包括时间、地点、人物、主题。刻录光盘2份，复制到移动硬盘1份。光盘需选择质量好的品牌DVD盘，一次性写入，设置禁止可擦除功能，最后在光盘盒上标明年度，放入防磁柜，确保万无一失。另外每间隔4年，重新转存刻录［3］。另外，我们可选择本年度有代表性的、分量重的、典型性照片打印出来，可以在不需要计算机媒介的情况下直接查看。

三、照片档案的利用

高校照片档案的价值是为学校的各项教学、科研、管理等活动提供服务的，这就决定档案工作者的最终目的是开发、利用档案资源。高校照片档案的收集、保管的目的在于充分利用照片档案的形象性、直观性等凭证性特点，多方位、多层次开展服务工作。将实物档案、照片档案、文书档案相结合，充分展示其价值。展现照片档案在高校各项重大工作中的地位，如：学位申报、科研成果评定、教学评估等各项重大活动，除有文字说明外，还必须配上照片起补充作用，增强可信度，增加说服力量。

传统照片手工检索的速度比较慢，且易造成照片的损毁，为此，我们要建立数码照片信息库，实行网络化资源共享，利用者输入相关照片的名称、拍摄时间、拍摄者等信息，并填写相关的申请后，需经照片形成部门同意，方能显示所需要的照片并可下载到自己的计算机。这有利于资源远程共享，提高检索速度，保护好照片档案。

照片档案具有直观性，实体信息强，从照片中可以直接获得历史即时场景，这是文书档案所不能比拟的。文书档案可配合照片档案做进一步的解释、说明，使得照片档案的内容更加生动、具体、深入。利用照片辅助档案的编研工作，使编研成果增加其可信度。

［1］车蕾 .试论强化高校照片档案管理工作的途径［J］.科技信息，2010 （16）：350.

［2］刘沛林 .衡阳师范学院校史 （1904—2006），2006：1－2.

［3］王京燕 .照片档案管理探究［J］.北京档案，2010（2）：30－31.