浅谈学校档案工作
2012-08-15邓成梅
邓成梅
(荆州广播电视大学,湖北 荆州 434020)
浅谈学校档案工作
邓成梅
(荆州广播电视大学,湖北 荆州 434020)
本文从学校档案管理的组织保障和制度建设、档案资料的规范保存、档案工作者知识能力的培养等方面进行了初步探讨,并对进一步加强档案工作提出了几点建议。
学校;档案工作;管理
一、学校档案管理的组织保障和制度建设
(一)抓好档案管理的组织保障
建立健全管理机构,加强对档案工作的领导。学校要成立以校长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组,健全档案机构管理网络,建立综合档案室,配备专职档案员。学校办公室、教务处、总务处等各处室都要设有兼职档案员,从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题,改善档案管理条件和工作环境,建立指挥灵活的档案管理信息网络,使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。
(二)加强档案工作的规范化管理
学校应把档案工作纳入各处室工作目标管理责任制的检查考核中,各处室除按工作目标责任制和学校制定的档案、台账资料考评的要求,结合年终考核与个人奖励挂钩外,还要作为年终评优选先的依据,认真研究落实本部门的档案工作任务,做到各部门、各科室职责明确,建立规范化的制度,基本做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。
二、学校档案资料的收集整理和规范保存
(一)做好档案资料的收集整理工作
学校档案不同于一般的文书档案,它形成的时间具有特殊性,是每年的9月1日至下年的8月31而形成的,如学生的学籍表(卡)、学生登记表、各科成绩表等,是按学制年度形成的,在最后一个学年内才立卷归档;学校档案还具有很强的周期性,即每一届学生从入学到毕业为一个教学周期,档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续产生。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷,把好收集整理关。档案的收集要不分巨细,悉数保存,原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。对于教师资料,学校要抽出专人搞好收集整理,帮助教师建立个人业务档案,并帮助他们整理保存,教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次,这样将对教师产生凝聚和促进作用;学校举行的各类活动,比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等的图片资料,都要按年度登记保存;学术资料,也应整理好编印成册,全部归档保存;新闻资料,国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料,平时要注意收集;荣誉档案,即获奖的资料,除登记外,还要将奖品的照片、证书的复印件及原件作为资料存档。
(二)搞好档案簿、册的规范管理与登记检索工作
要特别抓好《教职工登记簿》、《学生学籍表》、《毕业生登记簿》、《统计资料登记簿》等重要账簿的管理。《教职工登记簿》是很重要的登记簿,它是教职工情况总的登记簿,它的检索要素为总顺序号,要按照时间顺序进行流水登记,并进行逐个编号,编号可由三个成份组成,即教职工的编号、登记簿的顺序号和资料室总顺序号;《学生学籍表》、《毕业生登记簿》是以班级为单位建立户头的登记簿,设置项目与《教职工登记簿》大体相同,要分别按系别、班级逐个登记。这样,任何人都可以毫不费力地找出其中的相关资料;《统计资料登记簿》即登记教育教学数据统计资料等。
(三)改善档案资料的保存条件
学校档案大多是纸质资料,保存档案是至关重要的工作,要注意调节档案室湿度,保持通风良好,并要做好药物防蠹等工作。除了改善保存条件之外,解决这个难题的途径是要在材料和制作技术上进行改善了,而这一途径目前尚待探索。在高科技飞速发展的现代,媒介手段日趋电子化、信息化,档案资料不能只满足于有几本登记簿和图录,而应注意将这些资料融汇到信息媒介中去,打破时空界限,通过电脑上网流通。
三、学校档案工作者的知识积累和能力培养
不断加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。档案工作者要不断拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以提高工作能力。在加强档案管理者政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案管理者真正做到兢兢业业地做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务;要增加智力投资,定期开展培训,组织档案人员一方面学习档案专业知识,另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能,不断更新知识、提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。
四、进一步加强学校档案工作的几点建议
(一)加强档案管理队伍建设。要选配思想好,工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案管理队伍;要对档案工作人员进行定期或不定期业务培训,使其不断更新知识、胜任工作;要相对稳定档案管理队伍,使学校档案管理工作具有系统性、连续性、稳定性和较强的适应性。
(二)加强档案馆(室)建设。要加强档案基础设施建设,扩大馆藏能力,切实改善档案保管条件;要加强档案资源建设,进一步丰富和优化馆藏,特别是要做好教学档案工作,充分发挥档案的服务功能,更好地为学校管理服务。
(三)加强档案利用工作。要创新学校档案服务工作思路,丰富服务手段,改善服务条件,提高服务水平,主动为领导决策、工作查考做好服务;要积极主动地深入探索档案信息资源的深度开发,大力拓展档案馆的公共服务功能,不断提升档案部门的服务能力。
(四)加强档案科研工作。要集中优势力量和资金,对学校档案工作中亟待解决的瓶颈问题进行重点研究,充分利用国内外先进的科研成果,进一步提高档案工作的科技含量;要充分认识人才在档案工作中的关键性作用,创造条件,激励档案工作者加强档案科研工作,为档案人才的成长进步和施展才华创造有利条件。
[1] 白雯.对加强高校教学档案管理的思考[J].甘肃教育,2011,(7).
[2] 赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程,2011,(7).
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1008-7427(2012)10-0157-01
2012-06-13