高校档案服务与利用的创新*

范玲莉

(皖南医学院，安徽 芜湖 241002)

高校档案服务与利用的创新*

范玲莉

(皖南医学院，安徽 芜湖 241002)

文章从高校档案服务和利用现状中存在的基础设施建设滞后、档案开发意识不高、服务方式单一、管理队伍不稳定等弊端入手，分析了其存在的深层次原因，并从提高档案管理人员综合素质、建立管理理念、创新利用方式、提高服务水平等方面提出提高高校档案利用效果的新思路。

高校档案管理利用

档案工作是高校工作的重要组成部分，高校档案储备着教学科研中富有价值的资源和信息，记载着学校建设发展史，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。相对于高校其他活动载体，档案工作环境相对封闭、竞争意识缺乏、开发利用机制不健全，导致高校档案服务没有真正发挥水平和效果。随着高等教育改革不断深入，高校档案的作用更为凸现，如何在服务与利用上进行创新，更好地发挥档案的作用，是高校档案工作研究领域的一个新课题。

一、高校档案服务与利用现状和存在的问题

档案工作是一项基础性工作，是衡量高校管理水平的重要标准，直接关系到学校建设的综合效益和整体风貌。然而由于种种原因，缺少竞争的工作机制，部分高校档案管理方式比较传统和落后，没能充分利用信息化手段，多数高校的档案利用率不高，许多珍贵的档案资料并没有体现出它的价值。就现阶段档案服务观念、内容、方式和手段以及档案工作人员素质等方面存在的问题突出表现在以下几点:

1.高校档案基础设施建设滞后。随着高等教育的快速发展，高校办学规模不断扩大，高校的经费大都投入到教学科研和毕业生就业等中心工作上，对于档案管理这项基础性工作投入力度较小，有的甚至多少年都不更新或是改善基础设施，这些都直接造成一部分档案库房面积较小、设备老化，档案保管存在一定隐患。

2.档案开发意识被动。长期以来，档案工作人员对档案以藏为主，重藏轻用，认为档案工作人员的职责就是抄抄写写、收藏保管等事务性工作，利用者需要什么档案，就提供什么档案，只要“守好摊”，资料不丢失，不泄密，有着一套查找程序即可。

3.服务方式陈旧。“高校档案工作提供的服务内容大多数是原始的档案信息，缺乏对档案信息的深度开发加工，无法满足特定的服务对象”，［1］有的档案信息不能及时上网，导致许多有价值的档案，特别是校院史料档案，长期沉睡在库房，处于蒙尘状态，没有体现出它的利用价值。加上编研力量薄弱，只是对室(馆)存档案的一般性汇集，对高校历史信息和数据进行存储，没有进行归纳和分析，以及进一步研究，因此在服务教学、科研和管理的水平上层次较低，档案作用不能充分发挥。

4.高校档案管理队伍不稳定。档案管理队伍不稳定，人员变动频繁，影响到档案工作的连续性、渐进性，成为制约高校档案工作顺利开展的一大重要因素。“在高校学生和教师是主体，档案管理人员是为教学、学生和行政管理服务的，而档案管理又是一个专业性较强的工作，没有专门知识、技能难以胜任。”［2］现在一个普遍现象是，高校中档案系列职称和教师职称待遇、工作时间有所区别，同时受工作性质限制，档案工作人员上下班时间自己难以控制，随叫随到，再加上档案工作人员室内工作时间长，与外界接触不多，在晋升方面受到一定局限，这些都会导致档案工作人员队伍不稳定，档案技术人员流失。事实表明，如果不稳定档案管理队伍，加强人才的培养，提高档案干部队伍的素质，档案事业的发展与档案功能的发挥将受到很大制约。

5.高校档案基础薄弱。馆藏贫乏，档案门类单一，所藏档案没有突出学校特色，质量不高，结构不合理，不能完整地反映学校的发展过程和全貌。另外，当今社会计算机和信息技术的快速发展，对档案管理工作产生了巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量的信息管理技术和手段已应用到档案管理中来，方便、快捷、高效、易于保存与管理，档案基础设施需从新的领域进行开发和建设。

二、高校档案服务与利用创新的必要性

高校档案与高校的缘起和发展同步，记录和见证着高校的发展，伴随着学校的发展不断丰富，因此高校档案管理伴随着高等教育的快速发展面临着新的形势要求，要在管理技术、操作手段、服务方式以及档案工作者观念革新等方面需要创新，要抓住机遇，认真总结档案管理经验，在观念上、体制上、管理上、服务上进行改革，拓展服务领域，提高服务水平。

三、高校档案服务与利用创新举措

高校挡案工作者需要努力在档案工作观念、档案工作机制、档案服务形式和内容、档案工作服务手段，把高校档案工作提高到一个新的水平。

1.在服务和利用上创新。高校档案工作者要以创新和积极探索的精神，与时俱进，在服务和利用上创新，更好地为高校教学、科研及管理工作服务。档案作用一是留存，二是服务，留存最终还是服务学校建设发展，只有不断地创新服务，才能把“死档”变成“活档”。档案工作才能有朝气和活力。

2.提高档案管理人员的综合素质。“实现档案创新服务，离不开高素质高水平的创新人才团队。”［3］信息时代对高校档案工作人员提出了更高的要求，要有一支精良的、较高综合素质的档案管理队伍。只有具备全面的知识，积极主动地创新服务手段，拓展服务领域，主动向校内外提供大量准确的信息，才能满足领导抉择、教学科研以及各类咨询服务，档案的社会效益和经济效益才能实现。

3.提高档案服务水平。档案的数量和质量在一定程度上反映了一个单位的管理水平、发展记忆和文化存留。加强档案信息化建设，是加快学校档案管理现代化的客观要求，也是学校提高档案服务水平的必由之路。通过档案信息化建设，不仅使档案管理者可以通过计算机直接管理、检索档案，而且可以采用网络传输等方式，使更多利用者可以在更大空间和范围内方便地查询、利用档案，更好地发挥档案价值。

4.不断改进工作理念。档案管理着在工作中树立什么样的理念决定档案工作水平的高低。如果从工作伊始就把服务作为首要工作理念，树立“以人为本”思想，那么档案的服务性就会充分体现出来。工作理念的改进会带来工作方式的改进，进一步会导致工作内容的改进。如果在工作中，我们坚持以人为本，那么在工作方式上将会变传统为现代、变被动为主动、边落后为先进，因此改进工作理念尤为重要。“在档案提供利用服务的方式上要改变‘等客上门’的固定时间、固定地点的被动服务方式，开展多渠道、多层次的综合服务。要主动了解各部门和教师、学生对档案的利用要求，采取上门服务、咨询服务、跟踪服务、预约服务、档案信息的网上服务。”［3］

5.树立“品牌”意识。档案工作要做出成效，就应创新，建设自身的特色，树立“品牌”档案管理，创造出自己的“特色”档案，“精品”档案，“名牌”档案 。高校档案管理工作要从高校档案工作创新的落脚点即服务与创新上下功夫。高校的差异性决定了档案的差异性，不同特色的高校会有着不同特色的档案。在部分高校当中，会根据学校专业特点，开辟出荣誉档案、医学标本档案、图片档案等实体档案馆，发挥档案在教育教学中的作用。校史馆从某种意义上来说也是档案服务的一种比较行之有效的方式。建设好校史馆可以打造一个局部“品牌”，校史馆的设计和内容反映了一个学校的发展和特色，对教书育人起着非常重要的意义。

6.改变服务方式。随着信息时代和知识经济时代的到来，高校档案管理工作也面临着新的机遇和挑战，积极开展多渠道多形式的服务，变被动服务为主动服务。要抓好档案的深层次开发，更重要的是将档案信息进行一次加工、二次加工甚至三次加工，直接服务于教学、科研，并能有效地将编研成果推向社会，使档案工作产生一定的经济利益，从而提高档案工作的自身价值。

7.拓展业务档案服务领域。高校的档案工作应紧紧围绕学校的改革与发展，通过服务教学、科研，拓展业务档案服务领域，提高档案服务水平。档案部门教学、科研档案非常丰富，教学科研文化知识资源不容忽视。在高校，可通过举办教学科研成果展、学校名师事迹报告、发展成果展等方式，加强师生教育，加深师生对学校的了解，促进师生工作和学习。高校的档案工作要做到，高等教育的改革发展延伸到哪里，档案工作就延伸到哪里。

8.稳定高校兼职档案员队伍。“高校档案是在教学、科研、基建、党政管理以及其他各项活动中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录，这些档案的收集、整理、立卷要依靠各部门的兼职档案员，如果离开他们，高校档案工作将失去有力的基础。”［4］可以说，在高校，专职档案员和兼职档案员作用同等重要。兼职档案员有自己的优势，他们对于档案内容比较熟悉，归档起来轻车熟路，因此，稳定高校兼职档案员队伍，加强对兼职档案工作人员的业务培训，有利于档案工作发展。兼职档案员可以纳入档案工作人员管理队伍建设当中，选择有文化理论水平高，有接受新知识、新事物的基础和能力的人才。同时，要加强对兼职档案员的专业知识培训，紧跟时代发展步伐，为适应新时期档案工作岗位发展造就一专多能型人才。

9.建立档案工作竞争和激励机制。有效的竞争和激励机制是个人不懈奋斗的最大动力。在用人方面要树立新的观念，首先合理确定人员编制和结构，实行竞聘上岗，对工作突出、业务能力强的人员打破年龄、级别限制，优先录用，为档案人员创造公平竞争和施展才华的舞台。其次实行绩效激励机制，探索有效的分配机制，把工作人员的切身利益与档案工作成效挂钩。第三，与个人综合考核挂钩，作为日后升职、晋升的重要参考依据。只有建立一套行之有效的档案工作竞争和激励机制，档案工作才会有新的发展态势，呈现新的面貌。

高校档案记载着学校广大师生员工的心血和汗水，反映着大家的劳动成果，凝结着集体的智慧，是社会的宝贵财富。档案利用工作历来是档案工作的根本目的和出发点，档案只有充分利用了才能显示出其弥足珍贵的价值。新形势下，创新档案利用方式，让档案发挥其应有的价值功在当今，利在千秋。档案工作者应不辱使命，积极探索，开拓进取，为实现档案事业新的发展做出贡献。

［1］王永平.高校档案利用服务中存在的问题与对策［J］.黑龙江档案，2005，(1):40 ～41.

［2］戴秀文.与时俱进做好高校档案管理工作［J］.边疆经济与文化，2010，(6):181 ～182.

［3］陈远东.对高校档案服务工作创新的思考［J］.黑龙江史志，2009，(1).

［4］王团.浅谈高校档案信息资源的有效开发利用［J］.档案人语，2010，(4):57 ～58.

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