谈房产档案的管理与建设

2012-08-15叶婕妤

重庆与世界(教师发展版) 2012年8期

叶婕妤

(广东省雷州市城建档案馆，广东雷州 524200)

房产档案是广大群众和单位资产的重要凭证，是关系民生的档案，是解决民事纠纷有效的原始依据。房产档案信息是城市建设、旧城改造、开发企业投资决策的基本依据。为适应当前经济社会的发展，使房产档案工作真正走进社会，贴近群众，必须进一步明确做好房产档案工作的发展思路，以档案信息化建设为契机，逐步实现房产档案信息管理自动化、信息服务网络化。

一、房产档案管理存在的问题

由于对房产档案的认识不够，法律意识和法制观念不强，管理不规范，主要存在以下几个方面的问题:

1)房地产档案是各个时期的工作人员收集总结的，因此房地产档案里的内容和质量各不相同。随着社会的不断发展，人们对于房地产档案的认识也有了变化。由于各个时期的档案管理人员的素质和专业水平各不相同，对于房地产档案里错误的、有问题的、不完全的材料不能及时发现和校正，还有，对于一些不规范的文字或图片没有把好关，一同放进房地产档案中，对以后的查阅和利用起到了很大的阻碍作用，也有可能因此给利用资料的人造成很大的麻烦甚至是巨大的损失。

2)机构不健全，人员不落实。有的单位没有设置专职档案人员，建立房屋档案室(馆)。存在档案存放分散，未实行集中统一管理。房产档案由办公室或业务科室管理，档案查阅由办公室人员或业务科室人员直接办理。而且下属单位形成的档案资料皆由下属单位自行管理，各自负责。有的档案人员是临时抽调过来的，业务不熟，导致档案管理混乱。

3)档案存在安全隐患问题。随着档案室(馆)藏的逐年递增，许多单位已建立或正在新建库房，并配备档案密集架。但是一些单位档案库房建设设计不规范，特别是采用密集架时，档案库房楼面未达到荷载量的要求，这给库房安全、档案安全乃至人的生命安全带来了极大的隐患。特别是下属单位档案人员素质参差不齐，保管条件较差，给档案的安全造成了隐患。

4)档案现代化管理水平有待提升。有的单位档案管理还停留在传统的手工管理模式上，有的现代化管理还刚起步，档案现代化管理水平不高。主要是档案人员对现代化科技知识掌握甚少，经费不足，难以承受规范硬件设备资金的压力。

随着房地产的不断发展，房产档案的存储数量也在不断增加，房产档案的利用率和存储量也在大幅提高，以往的以人工处理为主的房产档案管理方式随之出现工作效率低、错误量大、信息共享困难、时间和空间利用效果差等问题。

二、加强房产档案管理

庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展的需要，如何加强房产档案管理，是房产档案管理人员值得深思的一个问题。

1)加强领导，重视房产档案管理的工作。房产档案工作是一项投入大的工作，要投入大量资金用于档案软、硬件建设。加强领导是做好房产档案工作的关键，只有领导重视，才能把房产档案工作纳入领导议事日程，实行目标考核。只有领导重视，才能成立专门的房产档案管理机构，切实解决好档案工作中的人、财、物问题，改善房产档案的保管条件，为档案工件者创造良好的工作环境。

2)健全机构，为房产档案管理工作提供有力保证。要做好房产档案管理工作，首先应当建立健全档案管理机构，成立房屋档案室(馆)，作为房管部门的下属事业单位，落实档案专(兼)职人员，实行房产档案集中统一管理。其次应选出工作责任心强、有奉献精神的同志作为专职档案人员。此外，还应建立档案管理网络体系，成立档案管理工作领导小组，由一把手任组长，分管领导为副组长，做到一把手亲自抓，分管领导具体抓，档案室具体主管，各业务科室相应配备兼职档案员，保证档案管理工作正常开展。

3)数字管理，与时俱进。房产档案数字化给工作带来的方便、快捷显而易见，为了方便检索，提高馆藏的利用率，应该采取如下措施:第一，档案馆应该投入人力、物力、财力，努力加强档案数字化建设，将计算机技术运用到档案管理之中，使其能基本完成产权登记、抵押查封登记、档案查询与缮证等工作。第二，可以通过与电脑公司合作，开发一个包括房产档案管理在内的产权产籍管理信息系统。在运行中不断地进行修改完善，使其能够容纳包括产权档案接受、抵押档案接受、档案整理、档案入库及统计报表等工作流程。

4)加强培训，注重人才的培养。数字化房产档案管理是一项跨学科，专业性、技术性较强的工作。从长远来看，只懂得计算机技术和纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作。因此，建设一支以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的人才队伍，是建立档案数字化至关重要的关键，如档案收集、处理与数据库加工人才，信息技术与计算机系统和网络设计与开发人才，档案信息分析、研究与咨询人才，数字档案系统运营与服务的管理人才，以及房地产管理人才等。数字化房产档案管理人才应具备较全面的知识结构、敏锐的信息意识、良好的信息道德和较强的信息能力，以适应数字档案建设和正常运行的需要。

5)科学管理，加快档案信息化建设进程。随着机关办公自动化的要求，要把档案信息化纳入单位信息化建设的总体布局，围绕“信息设施现代化、档案数字化、档案信息利用网络化”这一目标，不断加快档案信息化建设进程。由于涉及房屋的档案资料量大，社会利用价值大，应用计算机管理房产档案，能提高查询与管理的效率和准确度，减轻工作人员的负担，更好地利用现有资料，方便老百姓。房产档案管理要告别传统的手工管理模式，要加速档案信息化建设，就要逐步实现档案资源数字化，为经济社会发展提供优质、快捷、高效的房产档案信息资源服务。要加强查询、利用工作，积极开展房产档案信息的利用，充分发挥房产档案信息系统的作用。

6)拓展服务，积极开展档案的利用。房产档案管理要提倡主动的档案利用服务方式，充分了解利用者的信息需要，本着既要开发又要保密的原则，开展多种方式的开发利用。对一些实施旧城改造的工程，可以利用室藏的房产档案反映房产的户数、面积、结构及其有无司法限制等情况，及时为建设部门提供各类数据，既节省资金又能较快地计算出成本，加快工程进度。在全面建设小康社会、构建和谐社会的进程中，通过合理利用房产档案信息，服务民生，凝聚人心，化解矛盾，理顺群众情绪，维护社会的稳定。从这个意义上说，房产档案不仅是历史、凭证，也是社会和谐的助推器。因此，开发利用好房产档案，对于深入贯彻落实科学发展观，构建和谐社会具有十分重要的意义。