高校数字档案馆建设面临的问题与对策

武志芳

（南京工业大学档案馆，江苏 南京 210036）

高校数字档案馆建设面临的问题与对策

武志芳

（南京工业大学档案馆，江苏 南京 210036）

高校数字档案馆的建设，面临着领导重视不够，管理理念缺乏，依法治档意识薄弱，数据标准、规范不统一，法规政策缺失，人才队伍匮乏等问题。本文提出了应对高校数字档案建设困境的一些对策思路。

高校档案馆；数字档案

数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础之上，利用数字下段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的，超大规模、分布式数字信息系统，属于国家数字化信息基础工程，也是档案馆作为社会文化设施延伸为信息服务业的有效实现形式。国内学者认为，“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统”［1］。“数字档案馆是一个电子化信息的仓库，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制，它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”［2］。可见，数字档案馆是以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现管理与服务的虚拟档案机构。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。

一、信息化校园环境亟待高校数字化档案建设

目前，我国数字档案馆建设已从理论探讨、借鉴电子政务、数字图书馆建设等经验、引进国外数字档案馆建设经验进入到实际运行阶段、数字档案馆实质性建设阶段。数字档案馆建设最初是从国内外建设数字图书馆的理念中引发而来。提出数字化档案馆建设的设想与规划也是侧重于馆藏档案的数字化，数字档案馆建设的主要目标是为信息社会提供数字化的档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享。

从信息化建设的长远目标来看，数字档案馆建设是高校校园信息化建设的一个主要内容，也是高校档案事业发展水平的一个重要标志。但是到目前为止对高校数字档案馆的理解，尚未形成一个规范的、权威性的认识，根据各类权威资料及文献研究报道，基本上可以概括为：以数字化技术进行存储，以网络技术进行信息采集和管理，以超文本技术进行信息查询，以高校档案馆为主要信息源，连接学校各个部门，通过教育网连接全国各校，再通过互联网连接全世界，并对学校所有的档案信息资源进行有效的组织、管理和提供利用的一个信息化现代档案馆。可以看出，数字档案馆依然是档案馆，是依托传统档案馆建造的新型档案馆，同样具有收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计和利用八大功能，不同的是其管理对象、手段以及方式发生了巨大变化［3］。因此，高校数字化档案建设已是信息化校园环境建设的一项紧迫任务，对于数字化档案及其定位要有明确的认识：建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分。数字档案馆建设是一项全新的工作，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。具体来讲，建设数字化档案的主要内容是侧重于馆藏档案数字化。

第一，建设数字档案馆是信息时代基础信息资源不可替代的重要内容。承载信息运作的工具就是计算机网络支持的基础信息资源，数字档案馆所提供的信息极其丰富、重要，其中的档案信息资源更是不可代替。

第二，数字档案馆是参与高校国际档案竞争的有效途径。数字档案馆可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国产生的信息，通过公布、开发历史档案文献，传播中国悠久、灿烂的历史文化，为营造有利于我国经济建设和社会发展的国际环境尽一份力。

第三，数字档案馆将用准确快捷的信息资料支持决策、管理的整个过程。决策的及时正确、管理措施的得当，要靠信息的完整、可靠和快速的综合分析能力来保证，数字档案馆恰好能在一定程度上满足这些要求。

第四，数字档案馆有助于改善档案管理工作，提高档案工作的社会化、信息化、数字化、科学化。运用计算机和网络技术向社会提供超越时空界限的信息服务，可以做到用户在任何地点、任何时间得到权限许可的档案信息。数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等在档案领域中的广泛应用，从而将会促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革；并通过最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位。

第五，数字城建档案馆建设是一个循序渐进、不断扩充、不断完善的过程，数字城建档案馆建设应本着实用的原则，尽量选择扩展性良好的计算机系统和网络系统；应用系统设计也应采用开放式的体系结构，为今后系统应用的扩展和系统升级提供必要的接口。

二、高校数字档案馆建设的现状及面临的困境

（一）管理理念缺乏，依法治档意识薄弱

目前，许多高校虽然设立专门的档案机构，也制定了相应的管理制度，但缺乏足够的重视，制度规章难以落实，一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏足够的认识，对本部门的档案疏于管理。经费的短缺成为制约高校数字档案馆建设的直接困境。高校档案馆网站信息内容更新速度慢，时效性差。一些文件形成者对档案移交归档认识不足。很多有价值的档案不能及时归档，在个人手中积压、滞留。档案信息安全问题也未引起高度重视。同时，一些档案部门的王作人员依法治档的意识比较薄弱，对档案立卷归档的业务重视不够，监察、督办不力。建设数字档案馆，一方面可以强化文件形成者、领导者的档案管理意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入信息系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，解决电子政务和办公自动化实施后带来的档案管理问题，从而提升高校档案管理质量。

（二）数据标准、规范不统一

在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息集成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间件技术等等。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，难以做到迅速统一所有高校的数字档案馆建设，同时数据库的结构不统一，数据不规范，给实现资源共享带来很大的困难。另外，电子文档的归档难问题突出。随着计算机网络技术的发展，学校各院系及管理部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，由于任务目标不同、业务不同，使用的管理软件各不相同，输出的文件格式也多种多样。长期以来，由于档案著录和标引的效率较低，质量不高，主要以人工标引为主，自动标引技术中涉及的汉字词自动切分技术尚未寻找到最优的解决方案，从而造成了档案数据准备的颈瓶，影响了档案数据库生产的规模和速度。

（三）数字档案的法律在制度与标准体系不完善

目前我国数字档案馆建设所需要的基本法律制度和标准体系亟待加强和完善。现已有的与电子公文和数字档案馆有关的主要法律法规有：《档案法》 （1987，1996）、 《电子签名法》（2004）、 《电子公文归档管理暂行办法》（2003），档案工作国家标准有：《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678．1-1999；第二部分：光盘信息组织GB/I17678．2-1999，《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002），《中国档案机读目录格式》 （GB/T 20163-2006），档案工作行业标准有：《纸质档案数字化技术规范》 （DA／T 31-2005）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA／T 32-2005），等等。此外，2008年国家档案局相继制定推出了三项档案行业标准的征求意见稿：《电子文件元数据标准》 （征求意见稿）、《电子文件管理细则》 （征求意见稿） 和《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》 （征求意见稿）。从时间上看，上述法律、法规和标准大多出台于2002年以后，比较新；从内容上看，基本是关于电子文件管理的国家规范和标准，而关于数字档案馆的系统设计、功能定位及信息服务等方面的标准明显缺失。

（四）高校档案馆人才队伍建设问题

数字档案馆建设是档案信息化建设的一项重要内容，在档案信息化建设工作中综合性强、技术难度大。数字档案馆的建设取决于信息运用的能力，因此，高素质的人才培养与使用是高校数字档案馆的建设和发展的关键因素。它需要掌握多方面知识的人才，如计算机、网络信息加工与管理、知识产权与保护、数字档案馆运营与管理等。但目前高等学校档案机构中广泛存在的待遇低、工作累等原因造成档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等，不利于高校档案工作发展。高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。

三、完善高校数字档案馆建设的对策思路

根据《国家中长期教育改革和发展纲要》的要求，完善高校数字档案馆建设是教育信息化建设的重要组成部分，是信息时代教育发展的必然选择，也是高校可持续发展的基础。因此，高校要把数字档案馆的建设作为学校基本建设的一件大事切实抓紧抓好。

（一）加强基础设施建设，整合信息资源

基础设施建设是进行数字档案馆建设的前提条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求，基础设施主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、存储设备、数字化设备、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时代发展需要的综合管理系统平台和网络构架。对于网络信息平台应直接采用国际和国家标准。数字档案馆建设涉及到学校的各个部门，可在充分发挥档案馆信息采集框架和信息点全面、系统优势的基础上，按资源建设的需求进一步丰富和完备档案信息。整合高校内各部门的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定哪些信息具有归档价值，这些数据包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等各种数据。在管理上，应采用档案实体与信息分离的管理理念，为传统的各门类的档案实体提供更为广阔、深入的信息源，形成以档案实体为主，延伸到各类信息资源库的信息网络。实体有关的信息的采集在以往的系统中有很大的难度，但将数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设时则可成为可能。

同时，要建立规范的业务流程，有效实现文档一体化、馆藏一体化的规范化运作。如档案数字化操作规程，电子文件归档与管理规范等。统一网络配置标准，统一平台，采用高质量软件系统，如电子档案管理技术标准、档案资料数字化标准等。建立面向各归档部门的网上预立卷和远程归档工作平台，归档部门的文件材料预立卷工作、归档工作和档案馆管理人员对归档材料的审核工作能在网上进行，档案馆管理人员与基层兼职档案馆员通过网络进行对话，运用网络来完成档案的归档和审卷工作。

（二）完善信息安全管理体制

数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等，应包括权限管理，用户认证，信息加密，数据备份恢复等功能。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。因此，在确保系统网络环境中单个设备稳定、可靠运行的前提下，还需要考虑软硬件系统整体的容错能力、安全性及稳定性，使系统出现的问题和故障能做到迅速修复。还需要对系统关键应用和主干设备考虑有适当的冗余；对数据库中的重要数据提供可靠的备份能力和有效的恢复手段。实行严格的权限管理和操作规程，以保证系统有较高的安全性与可靠性。严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。对于非公开的档案信息要做到不能登录外网，档案馆内部局域网要保持与一切外网实行物理隔离。认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。严格遵照实施数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

（三）构建信息化的人才队伍

高校档案部门信息化建设，关键的因素是人才队伍建设。网络化的实现和档案信息化管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥应有的作用。数字档案馆建设是一项高科技项目，因此，对档案工作人员提出了更高的要求，不仅要有精通传统的档案业务，思想素质过硬，专业能力强的人才，而且必须有掌握自动化、网络化技术的人才，更需要有一批具有计算机系统开发与维护、数据库加工与分析、知识产权使用与保护等方面的专业人才。必须把以人为本，把培养人才、锻炼队伍放在工作的首位。

（四）提供必要的法律支持与保障

加强数字档案馆的立法建设，需要政府、社会、学校等多方面的密切配合，高校数字档案馆建设中涉及到的知识产权保护、隐私权保护和版权保护与传统的档案法有很大的不同，这就需要相关立法机构的介入，同时需要社会不同群体的支持。

法律的推进必须由政府做出规划，组织协调。积极推进知识产权的保护，加强域名保护，防止抢注行为。数字档案馆借助于互联网的发展，其数据库是数字档案馆的建设的核心，有效解决《档案法》与《著作权法》中的条款冲突问题，成立档案馆知识产权联盟，不断完善版权制度，提高档案馆保护版权的自律性。数字档案馆网页应该受到著作权的保护，可以尝试运用网页集体管理制度，采用现代数字技术来加以保护，如访问控制、密钥和加密技术、数字水印技术和防火墙技术等等。随着信息社会不断的发展，对日益出现的问题法律必须及时跟进，不断完善《档案法》的相应条款，对于国家机构、社会组织和公民个人的各种社会活动中直接形成的数字档案，要在档案法定义中明确表述，以确定其在档案法律中的地位。对于在社会活动中直接形成的数字档案，档案法律对其从生成到归档都应规定严格的管理程序，规定严格而科学的技术标准和业务管理制度，以确保数字档案的真实性、原始性和可靠性。对于馆藏的纸质和其他载体的档案进行数字化后的数字档案，应在技术条件保证其不失真并采取其他相应的管理措施的情况下，档案法律中确定其具有与档案原件同等的效力。数字档案馆信息服务中涉及到的侵犯个人隐私、档案泄密、档案造假是信息伦理失范的重要表现，构建网络道德伦理文化可以促进数字档案馆法制建设。

［1］何嘉荪．保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化[J]．档案学通讯，2001，（5）.

［2］傅荣校．关于数字档案馆的思考[J]．档案学通讯，2001，（5）．

［3］谢君．数字化校园环境下的高校数字档案馆建设[J]．办公室业务，20l1，（1）．

G278.6

A

1009-6566（2012）02-00121-04

2011-11-15

武志芳（1969—），女，甘肃会宁人，南京工业大学档案馆。