浅析人事档案的特点及其收集

丁 红

（杜尔伯特蒙古族自治县房地产管理处 黑龙江 大庆 166200）

人事档案工作的主要内容有收集、鉴定和整理人事档案、充实人事档案内容，为国家积累档案史料；保管人事档案，保证人事档案的完整与安全；办理人事档案的提供利用和咨询工作；登记人员职务变动、工资变动情况；转递人事档案，对下属单位人事档案管理工作管理、业务指导等。

一、人事档案的特点

在市场经济条件下，我国的政治体制和人事制度已有较大改革，与此相关的人事档案也发生了相应变化，形成了一些特点。认真总结、分析并针对其特点开展工作，可以取得事半功倍的效果。现代人事档案具有哪些特点呢？归纳起来主要有以下几点：

（一）人事档案内容更加丰富全面

传统的人事档案内容较贫乏、片面，结构单一，主要是关于个人思想品德、政治历史结论、家庭社会关系方面的记载。这与过去对人的使用上较重政治、轻业绩，重抽象历史定论、轻个人现实表现等政治环境密切相关。而市场经济环境下，社会对人员的使用不仅要求政治素质好，而且特别重视人员的业绩、专长及现实表现，反映到人事档案的内容上比较丰富全面，当然结构也较复杂，既包括个人学习、工作经历、政治表现，也包括工作实绩、技能优势、专业特长、职务职称考核材料、创造发明、能力素质、群众评议等。人事档案管理工作必须结合市场经济和现代人事制度的要求开展工作，注意扩大归档范围，将反映个人业绩和能力的人事档案材料及时归档，才能使人事档案材料全面、真实地反映个人面貌，为人才开发使用打下良好基础。

（二）国家公务员人事档案成为干部人事档案的主体

由于我国传统上“干部”一词的含混模糊和广泛使用，干部的涵盖面不仅包括党政机构，也运用到工厂、农村、学校、医院及科研单位，以至于凡是大专以上毕业生无论从事什么工作，都统称为国家干部，所以，过去的人事档案主要是干部档案这一类。但是，随着我国公务员制度的推行，已经打破了传统的“干部”一词的含混模糊界限，使干部队伍分化：有党政机关干部、企业干部、事业单位干部，特别是现代社会的教师、律师、医生、科技人员等已不再划归“干部”行列，而是具有明确和恰如其份的称谓。实际上，现在的干部主要是指在党政机关工作的国家公务员，他们是我国干部队伍的主体，因此，他们的档案自然也成为我国干部人事档案的主体，必须根据国家公务员政策、用人制度等方面来开展人事档案工作，而不能完全沿用过去的方法。同时，只有做好国家公务员档案的制度化、规范化、现代化管理工作，其他干部人事档案都可以参照执行。

（三）流动人员人事档案已经形成一定规模

在计划经济体制下，人作为一种特殊的资源被有计划地使用着，人们的工作、学习、择业都没有多大自主权，学什么专业、做什么工作、在哪里工作，主要由领导、组织安排，加之户籍和人事制度的限制，使得人才很难流动。因此，计划经济时代人才流动很少，即使少数人流动了，那么其档案必须随人转走或存放原单位，这种环境下，很少有流动人员档案存在，更没有保管这种档案的专门机构。

市场经济建立之后，为适应以公平竞争为主要特征的市场体制发展需要，国家在人事制度、户籍制度等方面作了相应改革，使人才流动日益频繁。全国各级政府下设的人才流动服务机构中，正式登记在册的流动人员已达一千多万，今后还会增多。这些流动人员形成了大量档案，成为各类企业、机关招聘使用新的管理人才、技术人才时，考察了解个人以往工作能力、品行、工作实绩、经历、创造发明等方面情况的重要依据。这些流动人员档案无论从数量上还是规模上都比计划经济时代大得多，而且已形成自己的特点。专门管理流动人员人事档案的机构和人员，必须充分认识到这类档案的特点、难点以及将逐步增多的趋势，认真做好流动人员人事档案管理与利用工作。

（四）人事档案的作用范围更广

传统的人事档案，主要是党政组织机构使用，范围较狭窄，大多是为政治方面服务，如查阅个人在政治运动中的表现、历史结论和社会关系等。

在现代社会，不仅党政组织机构，企业、公司招聘使用人才时也需要查阅利用人事档案；不仅需要查阅个人经历、政治生活方面的情况，还要查阅个人业务、专长、工资、奖惩等方面的材料。因为，在市场经济条件下，人事档案是个人各方面情况的综合反映，是体现自身价值的证据，它与个人生活和切身利益密不可分，如在本单位的工资晋级、职称评定等方面都离不开人事档案作凭证；而对于离开原单位寻求新的发展机遇的人们，更需要人事档案作依据。

二、人事档案管理原则

（一）根据人事管理权限，集中统一、归口管理人事档案

人事核实的管理体制是实行集中统一的分级、归口管理。一个单位的人事档案管理部门必须把本单位管理的人员的人事档案全部集中起来，按照有关规定统一管理。单位人事部门和其他部门形成的人事档案，都要由单位人事档案管理部门集中起来，按照统一要求进行鉴别、立卷归档(补充档案)。根据这个原则，不允许在一级人事管理权限内的人事档案分多处保管；也不允许非单位人事部门或非档案管理部门管理人事档案；任何个人都不得私自保存人事档案。

目前，县以下单位(不含县级)由于人事档案数量很少、条件差，不具备保管条件，允许超越人事管理权限的范围，实行由上级部门集中或相对集中管理人事档案。

（二）维护人事档案的真实、完整与安全

这是人事档案管理工作的生命线。人事档案的真实与完整，是其使用价值和保存价值的关键所在。因此，在收集、鉴别人事档案时，应认真执行有关规定的要求，严格把关，保证归档材料真实、完整；在管理工作中必须贯彻执行党和国家的保卫、保密制度，严密保管。同时，加强技术保护，防止人为和自然因素对档案的损毁，确保人事档案的秘密与安全。

（三）便于人事工作和其他有关工作的利用

保障利用是人事档案工作全部活动的宗旨，也是人事档案工作价值的体现，人事档案工作必须遵循这一原则，把它作为整个工作的基本指导思想，贯穿管理工作的全部过程，使人事档案工作收到较好的社会效益。

三、人事档案的收集

人事档案的收集，是人事档案管理的起点。人事档案管理部门必须经常、及时和全面地收集人事档案，充实档案内容，才能形成比较完整、全面地反映每个人全貌的档案。做好收集工作，搞好人事档案的内容建设，对于组织上正确地“用人以治学”有极为重要的意义。

人事档案收集工作的指导思想，是和人事工作的指导思想相一致的，即按照“德才兼备”的方针指导收集工作，全面地收集反映一个人的德、能、勤、绩各方面情况的材料，为人事部门正确选拔、使用人才，进行社会主义建设提供依据。

四、人事档案收集工作的方法

（一）人事档案的归类

人事档案材料分为十大类后，应当把每份材料归入相应的类别中。归类的方法主要有两种：

1.按文件材料的名称归类。凡是文件材料上有准确名称的，就可以按名称归入所属的类别。比如履历表、简历表归入第一类，自传归入第二类，鉴定表归入第三类。

2.按内容分类。对于只看名称而无法确定类目归属的材料，应当根据其内容归入相应的类别。如果材料内容涉及几个类目时，应当根据主要内容归入相应类别。

（二）人事档案材料的排列

在人事档案归类后，每类中的档案材料应当按一定的顺序排列起来；常见的排列顺序有三种：

1.按问题结合重要程度排列。将该类档案材料按其内容所反映的不同问题分开，同一问题的有关材料，再按重要程度排列。例如，对于入党入团材料，先按入党、入团的不同问题分开，入党的材料按入党志愿书、组织转正意见、组织谈话登记表、入党申请书、入党调查材料这一顺序排列。

2.按时间顺序排列。依照人事档案形成时间的先后顺序，从远到近，依次排列。采用这种方法，可以比较详细地了解事物的来龙去脉，掌握员工的成长和发展变化情况，同时也有利于新材料的继续补充。运用这种方法排列的有履历类、自传类、鉴定考核类和其他类。

3.按问题结合时间顺序排列。先将这类材料按其内容反映的不同问题分开，在将同一问题的有关材料按时间顺序排列。这种方法适用于反映职务、工资等方向的材料。排列时分为职务、职称、工资、离退休、退职等问题，每一问题按材料形成时间由远到近排列。

[1]郭静.现代企业人事档案管理的问题与对策[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（下册）[C].2000年.