对加强对档案信息自动化系统管理的几点看法

徐 锐

（伊春市档案局 黑龙江 伊春 153000）

我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开放应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想。一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从实际出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推动自动化，必须提高档案标准化、规范化

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而且乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：一是领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；二是面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；三是突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开发的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的是网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适用的先进技术。使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，最主要的是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹备和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。

八、档案职业的发展趋势

随着信息技术的发展和电子文件的大量出现，使档案职业出现分化趋势，即原有的档案职业高度融合被技术化、劳务化逐步分离所取代，档案职业走向技术依赖型和劳务密集型。目前，档案馆电子文件管理模式比较有代表性的就是加拿大哥伦比亚大学提出的集中保管模式和美国匹兹堡大学提出的分布式模式。这两大模式最根本的分歧在于前者认为有价值的非现行电子文件应该交由档案馆进整理、编目和长期保管，而后者主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。无论是采取何种模式，电子文件的有效管理都无法脱离电子文件管理系统，对系统和技术的依赖性问题更加突出；许多传统的档案工作将由系统或计算机来完成；档案管理不可或缺的背景信息或数据更多地关注业务活动，突出档案的凭证作用，而弱化情报价值。高度的技术依赖性、从关注后端档案去留转向关注前端业务活动可以被看作两大电子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，档案馆并不实体保管电子文件，而是通过所谓的智能控制发挥其应有的作用。归根结底，档案馆实现对电子文件的控制，最根本的还是通过技术手段，如依赖于档案保管系统、远程存取及识别技术等。

九、以选择好的档案管理软件推进档案信息化建设

首先，随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进入录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。其次，档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，即是电子文件形成单位的有效积累，又是我国经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。第三，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能化、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。第四，从成本角度考虑，虽然购置一款优秀的软件可能要花费不菲的价格，但是与有效管理档案信息资源所带来的长远收益相比，是微不足道的。第五，从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。