电子档案管理对策分析

王丽 杨静宇

一、电子档案的优越性

1.电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率。文书归档管理人员以前都是手工直接建档，工作枯燥乏味，自从实现用计算机来处理文档后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，减轻了工作人员的劳动强度，

2.计算机管理有利于防止遗漏文件，达到查漏补缺的目的。用计算机整理归档文件，可随时查漏补缺，使文档不存积，只要打开计算机，轻轻按一下键盘，找到档案目录修改一下就可以了。

3.计算机管理有利于文档的保密。过去的档案都是整卷归档，当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时，需要整卷提供，利用者能够看到整卷档案内容，这不符合文档管理保密要求。而计算机管理采用按“件”整理归档，借阅者无法看到其他无关的文件，达到了文件保密的要求。

4.计算机管理有利于提高档案管理工作质量。利用计算机管理档案，档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来，可以充分的把时间和精力放在其他工作中，提高档案管理工作效率，使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案管理中存在的问题

1.计算机管理对电子文件原稿保存的忽视问题

目前，人们日常办公中，基本上在计算机上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，电子文件作为草稿就被忽视保存价值了。许多单位对电子文件随意进行删改，没有采取很好的保护措施，使电子稿件失去了原始性，从而也就失去了归档保存的意义。

2.计算机管理对电子文件的信息安全与保密问题

电子档案利用计算机保存，存在着保存位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性问题，这就使电子档案与载体相分离，使电子档案信息随意被修改、窃取、销毁。当下，互联网越来越广泛的开放于社会，计算机极易被电脑病毒感染和电脑“黑客”闯入，很可能对档案存放载体形成威胁，载体一旦被攻击就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个计算机系统瘫痪。

3.计算机管理对电子文件的接收格式问题

由于计算机对电子文件的管理在全国范围内还未普及，每个档案管理部门使用的档案软件不同，存储档案方式不同，档案文件在转手移交过程中会出现一些困难，从而阻碍了档案管理的正常工作，影响了工作实效。

三、解决电子档案管理过程中问题的对策

1.加强计算机对电子文件的全过程管理

非常重要的文件应对原稿进行收集和积累，草稿性的文件一般情况下可不保留。对起辅助作用或正式作用的文件应及时收集和整理，并与纸质文件之间建立一对一的标识关系。必要时应进行备份或者对文件进行压缩，以免系统发生故障使电子文件信息丢失。

2.重视和加强对档案管理人员的培养教育

档案管理部门和政府要重视和加强对档案管理人员的培养教育，一方面，要多方面多途径引进专业技术人员，要具备高素质、高思想、责任心强的人员从事档案工作。另一方面，要对已从事档案工作的人员进行专业培训，特别是现代科技知识和电子技术的培训，使其成为更精干的档案专业人员。

3.加强电子档案归档制度建设

档案管理部门应根据电子档案管理规范条例，结合本部门的实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，划清归档人员的责任，注意电子文件的动态管理，规范档案工作一系列环节，做到有章可循。

电子档案是信息时代的产物，在现代档案管理工作中面临着机遇和挑战，是不可回避的。因此，要不断研究电子档案管理和利用中存在的一些问题并及时解决，以实现电子档案安全、高效的管理和利用电子档案的目的。