浅议高校档案利用工作的新变化及应对方法

韩曼

改革开放以来，我国高等教育呈现出快速发展的态势，而高校档案工作所面临的形势及服务对象、服务领域、服务方式方法等也在不断发生新的变化。

一、学院档案工作越来越受到各方面的重视

社会越发展，人们的档案意识也就越强，档案管理工作也就愈规范，那么档案工作也就愈受人重视，档案的作用也就发挥的愈好。这是档案工作的利用规律，在高校档案管理工作中，其表现有以下几个方面：

1.利用率逐年提高，利用量不断增长

高校在过去主要由校领导和职能部门利用档案，而现在各职能处室、系部在工作中都需要数量较大、且较系统的档案资料进行利用。近几年来，每年档案利用数量和次数都在增加。根据我院档案室2010年借阅统计，接待利用达563人次，调阅档案696卷，提供档案复印件共2973页。在档案服务对象上，由过去的为单位领导服务，发展成为学院中心工作服务、为校内各职能部门服务、为全体教职工服务、为毕业生就业服务的良好局面，充分地发挥了高校各种档案的作用。

2.提供利用方式的多样化

一是：在80年代，学校利用档案的多是领导和办公部门，借阅利用时也是一人一事，单份单卷；到了90年代，随着高校改革开放的深入和发展，档案借阅数量不断加大，其利用范围也由领导发展到各职能部门；进入21世纪，档案利用的范围又扩大到了学校的教师和全体学生。利用档案的种类也由过去的文书档案、人事档案扩大到同时利用文书档案、人事档案、会计档案、科技档案、教学档案、教师业务档案、学生管理档案等。

二是：在80年代，利用档案多数是领导个人调阅，由档案员送到领导办公室，阅完再拿走；有时是领导到档案室阅览，阅完即走，一个月最多来两三次；而现在的借阅者除领导之外还有处室系部的领导、教师和学生，特别是在各类评估活动中，各条目负责人是边看边研究与之有关的文件线索，及时发现与之有联系的档案或文件，不断扩大借阅范围，增加借阅数量，及时分析研究文件档案的内在联系，找出规律，达到全面借阅的目的。

三是：过去利用档案作为凭据时，多是手抄或摘录，然后加盖学校公章即可；而现在则要求大量的复印档案原件才能满足利用者的要求。

四是：以往利用档案多为纸质，复印也好，手抄也好，就这一种形式；而现在利用档案时，有些不但要利用纸质档案，同时还要利用电子文档、录音、录像等磁性档案。

二、提高档案管理人员的素质，应对档案利用工作的变化

随着形势的发展，在利用工作中出现了不容忽视的问题，如电子文档不断增加，给利用工作提出了现代化的要求。但因经费欠缺，设备不全，加上档案管理方法落后，对开展档案利用现代化服务还有一定的困难；作为档案管理人员，必须经常研究新形势，学习新知识，解决新问题，向领导多提合理化建议，改进提供利用的方法和手段。

1.加强收集工作，做到不遗漏文件

在高校内部，机构层次多，产生文件的机构也多。行政管理体制多是院系负责制，按档案管理要求，高校档案要实行集中统一管理，立卷方法实行的是“文书部门立卷”，年终统一移交到院校档案室。但在档案管理工作中时常会出现一些这样和那样的问题，如有的部门对一些需要立卷归档的重要文件，为了自己处室、院系利用方便，各自为政，往往不按要求归档移交，造成归档文件达不到齐全完整的要求；有的是在假期上报文件，打印完就报送，忘记归档；有的部门文书立卷人员身兼数职，对立卷工作不熟悉，要求不甚了解，也不重视，收集工作不到位，文件残缺不全；加上分类不合理，立卷质量达不到归档要求，只能重新返工，造成人力物力浪费。

由于以上原因，利用者在利用档案过程中难以满足利用要求。因此档案管理人员要按《档案法》的要求，建立健全《文书归档制度》、《档案移交制度》，平时主动指导各职能部门的文书立卷人员做好文件的平时归档工作，注重收集环节，确保案卷质量。同时与各职能部门保持良好的协作关系，形成文件后职能部门要主动送文件或发现新文件后档案员主动索要文件习惯。特别是对利用价值较高的文件，更要重点进行收集，确保归档文件的齐全完整，为提供利用打好坚实的基础。

2.重视档案阅览室工作，做好档案外借工作

1、档案阅览室是档案管理人员与利用者之间的桥梁与纽带，是开展利用工作的主要场所。因此，档案管理人员一定要熟悉业务，提高服务质量，改善阅览室环境，做好咨询服务，满足利用者的要求。

2、由于高校档案利用工作范围不断扩大，内容增多，借阅形式也在不断发生变化。如在职称评审过程中，需要展示参评人员的科技成果、论文、论著、各种证书等等，这些都需要使用原件，在教师业务档案中的这些资料就需要借出去进行展览；再如，在各种评估和各部门的年审工作中，既需要看档案原件，又需要留档案复印件，这就要求档案人员在确保档案原件安全的同时，把用户至上和周到服务作为利用工作的宗旨，以发挥档案作用为本，认真做好外借工作。

3.苦练内功，做好主动服务

在高校档案综合档案室（档案馆），档案管理人员是档案利用工作的主体，他们必须了解家底，熟悉室藏档案种类、内容、存放地点、完整程度，这些是做好档案工作的前提。因此，档案管理人员要经常学习档案工作的新知识、新方法，树立新观念，适应新形势，提高档案管理工作的技能和水平，同时还要学习有利于档案利用工作现代化的相关设备的管理和操作技术，如静电复印技术、电脑操作技术、扫描技术、打印技术、存储文档技术等等。此外还要有超前服务意识，能主动围绕学校中心工作，为学校领导、各职能部门、全体教工和学生提供各种档案借阅利用服务，充分发挥档案在学校各方面中的重要作用。