教务信息系统在教务管理工作中的应用与思考

徐树愿

［摘要］ 本文从我院引入教务管理系统以来，从实际应用情况着手，分析了我院教务管理系统的现状，管理过程中出现的问题及原因，并提出一定的建议。

［关键词］ 新建本科； 教务管理系统； 信息化； 规范化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 048

［中图分类号］G64［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）20- 0078- 02

教务管理作为高等院校教学管理的核心，它在保障教学秩序的正常、教学计划的顺利实施以及提高教学质量和办学水平中占有相当重要的地位。我院经过多年的教务管理建设，已经具备了基本的教务管理制度和工作流程规范，随着我院成功升格为本科院校后，办学层次的提高，办学规模的不断扩大，教务管理中出现了许多新的问题。作为新建本科院校，为适应本科学分制管理模式和教务管理的科学化、信息化、网络化的发展趋势，我院引进了杭州正方公司开发的教务管理信息系统。

１教务管理系统基本功能及应用

该系统主要功能模块包括学生管理、师资管理、教学计划管理、智能排课管理、选课管理、考试管理、成绩管理、实践教学管理、教学质量评价和毕业生管理等模块，贯穿于教务管理的各个环节中。我院自引入教务系统以来，教务教学管理模式和水平得到很大提升。

１．１实现了教务管理的网络化

我院教务处下设教研科、教务科、实践教学科、教材科和学籍科等科室，在传统的教务管理中，各科室各自为政，安排工作，数据也是各自管理，造成二级学院教务管理人员疲于应付，使工作缺乏规范，效率较低。而教务管理系统利用数据库技术，基于服务器和客户端，数据统一存储管理，系统中的每一个模块和其他的模块均通过网络相互联系、相互沟通，缩短信息流通渠道，从而减少了管理环节，弱化了部门独立，同时增强了教务处与二级学院间的协作，大大提高了工作效率。

１．２促进了教务管理信息的规范化建设

通过在教务系统内建立公共信息代码集，统一规范了二级学院代码、专业代码、课程代码、任课教师代码等几十种代码表，保证了教务系统信息的一致性和规范性。建立了包括教师信息、教学计划、学生信息、智能排课、学生成绩、学生评教等相互关联的数据信息，形成了庞大的、涵盖整个教务教学管理过程的数据库，有效促进了教务教学管理工作的科学化、规范化。

１．３实现了教务信息资源的共享和传递

教务管理信息系统采用的是数据集中存放，网络共享的模式，我院教务处和各二级学院、教师和学生在教务系统的统一管理下，共用一个数据库，为教务管理人员和师生提供全面的信息服务，教务管理人员、教师、学生均可通过校园网以各自身份登录系统，进行相应的信息查询与修改，改变了以往层层传达和交换数据的模式，节省了大量的人力、物力，同时还可以方便快捷地查询、提取历史数据，使教务教学管理向着信息化、数字化、无纸化方向发展。

２教务管理系统运用中出现的问题

我院自使用教务管理系统以来，极大地提高了我院教务管理水平和效率，同时也面临了一些新的问题。

２．１教务系统与我院实际管理体制不完全相符

我院引进的教务系统是由浙江大学与杭州正方电子工程有限公司共同开发，由于高校之间的教务管理模式不相同，此系统在促进我院向科学化、现代化、信息化的教务管理模式迈进时，又与具有我院特色的管理体制产生了一定的矛盾。随着教学改革的不断前进，专业培养计划的不断调整，教务管理信息系统也需要不断更新功能模块。而教务系统的灵活性又较差，缺少一定的可扩充性及开放性，教务系统更新的滞后性，难以适应教务管理工作的新要求，阻碍了教学管理改革的顺利推进。

２．２缺乏与教务管理系统相适应的规章制度

我院是在原有的教务处与各二级学院教务管理组织结构基础上推行的教务管理信息系统，管理工作在一定程度上仍停留在职能化管理的模式上，各部门之间各自为政的情况仍然存在，没有形成系统的有效管理体系。导致系统操作流程和一些管理制度产生一定矛盾，人为干扰系统流程、职责不明确、随意性严重等问题。在教务系统投入使用后，缺少相应后继的保障制度，没有建立与之相适应的业务规则、操作流程和管理制度。这些已经在一定程度上制约了我院教务管理信息系统的应用，影响了教务管理系统功能的充分发挥。

２．３管理人员队伍建设未能完全适应教务系统信息化建设的需要

我院教务管理人员大多数没有系统学过管理理论与教育理论知识，对教务管理改革不甚了解，缺乏对教务管理规范化、制度化、信息化管理的认识，知识素质不高，知识结构不合理。在教务管理之中，自我知识更新缓慢、管理理念陈旧和管理手段落后等现象普遍地存在。在实际工作中，教务管理人员一般也是按照惯例，根据领导指示做事，停留在传统型、事务型、经验型的管理水平上，制约了教务管理信息化的进程。由于各种原因，教务管理岗位工作人员变换频繁，同时新员工缺乏一定的培训，增加了教务工作量。这些不但对教务管理人员的工作效率和质量产生影响，也对我院推进教务管理网络化、系统化、规范化产生一定阻碍。

３推进教务管理信息系统建设和应用的途径

教务管理信息系统的建设和应用不仅仅只是这一个系统，作为教务管理信息化建设的一个重要组成部分，还涉及到技术应用以及教务管理组织机构、规章管理制度、人力等方面，是一项综合性、系统性、创新性的工程，要从技术、制度、流程、人力等多方面进行综合考虑。

３．１加大资金和技术支持

系统是静态的，但是管理流程会随着教学教务改革而发生变化，所以教务管理信息系统的建设不可能一次成功。这就需要我院教务管理模式在不断改革和完善的情况下，对教务系统进行再次开发，做到管理流程与教务管理系统进行持续的改进、不断的完善。在再次开发中，既可以通过与软件公司协商根据自己的流程来修改软件，也可以自主开发辅助系统，把信息从教务系统中导出，利用辅助系统进行处理后，再导入教务系统，以此来解决自身个性化的需要。

３．２建立健全规章管理制度和规则

管理制度是教务管理系统能够正常运行的保证，教务管理涉及到学院的方方面面，教务系统数据来源于学院各个部门。所以，为有效地提高教务管理信息系统的管理和应用，必须建立一套规范的教务管理系统运行规则和管理制度，做到有章可依，同时明确人员的分工及相应责任，采用分级管理，做到分工明确，责任到人，约束用户操作行为，使管理人员自觉遵守业务规则，避免发生随意性、盲目性等人为错误。

３．３加强培训，提高教务管理人员整体素质

随着教务管理系统的推进，掌握和运用以计算机应用为基础的现代信息技术成为了每一个教务管理人员必备的素质要求。因此，在计算机和信息知识和能力方面，必须对教务管理人员做出一定的要求，熟练掌握与教务管理系统相关的应用软件的使用，这是教务系统能否正常运作的一个重要前提。

教务管理人员除了必须具备与教务管理系统相应的计算机技术应用能力，还应掌握必要的专业知识和现代教育管理理念，掌握现代教育管理的方法和手段。这要求教务管理人员要不停地加强学习，自我提高，同时学院应制订有效的激励措施，建立培训计划，提供培训机会，通过专家讲座、参观学习、研讨会等多种形式，拓展教务管理人员视野，增强主体意识，提高教务管理人员的积极性和主动性，不断提高工作效率，从而推进教务管理系统的健康运行。

教务管理系统作为一个基于网络化，面向我院各教学管理部门的多模块综合管理系统，教务数据实现了规范化集中管理和共享。教务管理信息系统使用几年来，收到了良好的效果。该系统的有效运行，大大提高了我院教务管理效率，更好地实现了教务管理的科学化和规范化、提高了管理水平和教学质量。但要实现向更优的方向发展，还有一段路要走。只有不断优化教务管理系统，规范教务管理制度，加强教务管理队伍建设，提高教务管理人员素质，才能更好地运用教务管理信息系统，实现高效率、高质量服务教学的目标。

主要参考文献

［１］ 焦玉华． 关于高校教务管理信息化建设的思考［Ｊ］． 现代企业教育，２００７（８）．

［２］ 李淑娟． 高校教务网络化管理中存在的问题及对策探讨［Ｊ］． 中国管理信息化，２００６（８）．

［３］ 陈玲珍． 浅谈高校教务管理存在的问题及对应策略［Ｊ］． 时代教育，２００９（６）．

［４］ 李江． 加快教务管理信息化建设 提高教学管理水平［Ｊ］． 中国科技信息，２００６（８）．