计算机在财会工作中的应用

夏丽萍

［摘要］ 备用金管理是会计日常业务之一，本文针对备用金管理中存在的问题，通过运用VBA程序实现Excel表格中的一些功能，使得备用金冲账及结算业务变得简单清晰，节省了会计人员的时间和精力，同时也为借款人理清了思路。

［关键词］ 备用金；Excel；VBA

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 004

［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）20- 0007- 03

在日常会计报账中，备用金冲借及余额查询是每个单位不可避免而且很频繁的业务，随着经济业务内容及进展不同，借款及冲账次数逐渐增多，时间稍长，借款人往往都搞不清自己哪些冲了，哪些没冲，报账会计面对众多的借款者查账、对账、报账、审核报账单等工作，往往疲于应对，尤其是到了年底决算的时候，会计业务增多，时间紧的情况下，这一问题显得更为突出，经过摸索发现在实际工作中通过Ｅxcel就可解决这一问题，以下简述解决的方法步骤。

1方法简述

用Ｅxcel表格做备用金结算单如表1。

按表中栏目只需填写冲账内容及分项目小写金额，摘要按箭头下拉菜单选择，合计栏就会自动出现大小写合计金额，鼠标点击借款金额处，就会出现如图的输入窗口，在此窗口中只要输入借款金额和实收现金两项，报销金额、应付金额、结欠金额就会自动计算出现。

通过以上简单操作，可以发现报账会计一方面可免去报销单据大小写不一致及摘要规范性审核，另一方面不需重复为报销人查备用金余额。

2实现表格内容的程序

以上表格中的内容通过Oｆｆｉｃｅ中的ＶＢＡ编写以下程序就可实现

Ｐｒｉｖａｔｅ ｂｌＷ Ａｓ Ｂｏｏｌｅａｎ， ｂｌＪ Ａｓ Ｂｏｏｌｅａｎ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ（ＢｙＶａｌ Ｃ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ Ｔ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ， Ｇ Ａｓ Ｌｏｎｇ， Ｓ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， Ｄ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ

Ｉｆ Ｃ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合计（大写）＂

Ｅｘｉｔ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｃ ＜ ０．１ Ｔｈｅｎ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合计（大写）＂ ＆ ＵｐｐｅｒＣ（Ｃ *１００） ＆ ＂分＂

Ｅｘｉｔ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｃ ＜ １ Ｔｈｅｎ

ｂｌＪ ＝ Ｆａｌｓｅ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合计（大写）＂ ＆ ＪＦ（Ｃ * １００）

Ｅｘｉｔ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｇ ＝ Ｉｎｔ（Ｃ ／ １００００）

ｂｌＷ ＝ Ｆａｌｓｅ

Ｉｆ Ｇ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

Ｔ ＝ Ｃ － Ｇ *１００００

Ｅｌｓｅ

Ｔ ＝ Ｃ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｄ ＝ （Ｔ － Ｉｎｔ（Ｔ））* １００

Ｔ ＝ Ｉｎｔ（Ｔ）

Ｉｆ Ｇ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

Ｓ ＝ Ｃｏｎｖｅｒ（Ｇ） ＆ ＂万＂

ｂｌＷ ＝ Ｔｒｕｅ

Ｅｎｄ Ｉｆ

ｂｌＪ ＝ Ｆａｌｓｅ

Ｓ ＝ Ｓ ＆ Ｃｏｎｖｅｒ（Ｔ） ＆ ＂元＂

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＂合计（大写）＂ ＆ Ｓ

Ｉｆ Ｄ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＆ ＂整＂

Ｅｌｓｅ

ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＝ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ ＆ ＪＦ（Ｄ）

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿Ｏｐｅｎ（）

Ｒａｎｇｅ（＂Ｃ３＂） ＝ ＂结算日期：＂ ＆ Ｙｅａｒ（Ｎｏｗ） ＆ ＂年＂ ＆ Ｍｏｎｔｈ（Ｎｏｗ） ＆ ＂月＂ ＆ Ｄａｙ（Ｎｏｗ） ＆ ＂日＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ５＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂１、借款金额／元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ６＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂２、报销金额＂ ＆ Ｆｏｒｍａｔ（Ｒａｎｇｅ（＂Ｄ１２＂）．Ｖａｌｕｅ， ＂＃＃＃＃＃＃＃０．００＂） ＆ ＂元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ７＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂３、应付金额／元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ８＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂应付现金／元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ９＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂结欠金额／元＂

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿ＳｈｅｅｔＣｈａｎｇｅ（ＢｙＶａｌ Ｓｈ Ａｓ Ｏｂｊｅｃｔ， ＢｙＶａｌ Ｔａｒｇｅｔ Ａｓ Ｒａｎｇｅ）

Ｄｉｍ Ｇ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ， Ｖ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ， ｓｔｒＵｐｐｅｒ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＜＞ ４ Ｔｈｅｎ Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＜ ４ Ｔｈｅｎ Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＞ １１ Ｔｈｅｎ Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

Ｏｎ Ｅｒｒｏｒ ＧｏＴｏ ＥＸ：

Ｇ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｖａｌｕｅ

Ｖ ＝ Ｒａｎｇｅ（＂Ｄ１２＂）．Ｖａｌｕｅ

Ｒａｎｇｅ（＂Ｅ６＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂２、报销金额＂ ＆ Ｆｏｒｍａｔ（ＣＳｔｒ（Ｖ）， ＂＃＃＃＃＃＃＃０．００＂） ＆ ＂元＂

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ１２：Ｃ１２＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＣｏｎｖｅｒＵｐｐｅｒ（Ｖ）

Ｅｘｉｔ Ｓｕｂ

ＥＸ：

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ１２：Ｃ１２＂）．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂合计（大写）＂

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｃｏｎｖｅｒ（ＢｙＶａｌ Ｎ Ａｓ Ｄｏｕｂｌｅ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ Ｗ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｑ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｂ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｓ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｇ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ

Ｄｉｍ ｓＷ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＱ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＢ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＳ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＧ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｗ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １００００）

Ｉｆ Ｗ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＷ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｗ） ＆ ＂万＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｗ*１００００

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ ＧｏＴｏ ＥＸ

Ｑ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １０００）

Ｉｆ Ｑ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

Ｉｆ ｂｌＷ ＝ Ｔｒｕｅ Ｔｈｅｎ ｓＱ ＝ ＂零＂

Ｉｆ Ｗ ＞ ０ Ｔｈｅｎ ｓＱ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

ｓＱ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｑ） ＆ ＂仟＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｑ* １０００

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ ＧｏＴｏ ＥＸ

Ｂ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １００）

Ｉｆ Ｂ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

Ｉｆ Ｑ ＞ ０ Ｔｈｅｎ ｓＢ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

ｓＢ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｂ） ＆ ＂佰＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｂ * １００

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ ＧｏＴｏ ＥＸ

Ｓ ＝ Ｉｎｔ（Ｎ ／ １０）

Ｉｆ Ｓ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

Ｉｆ Ｂ ＞ ０ Ｔｈｅｎ ｓＳ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

ｓＳ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｓ） ＆ ＂拾＂

Ｎ ＝ Ｎ － Ｓ*１０

Ｅｎｄ Ｉｆ

ＥＸ： Ｉｆ Ｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ｂｌＪ ＝ Ｔｒｕｅ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｎ ＞ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＧ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｎ）

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｃｏｎｖｅｒ ＝ ｓＷ ＆ ｓＱ ＆ ｓＢ ＆ ｓＳ ＆ ｓＧ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ ＵｐｐｅｒＣ（ＢｙＶａｌ Ｎ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｓｅｌｅｃｔ Ｃａｓｅ Ｎ

Ｃａｓｅ ０

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂零＂

Ｃａｓｅ １

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂壹＂

Ｃａｓｅ ２

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂贰＂

Ｃａｓｅ ３

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂叁＂

Ｃａｓｅ ４

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂肆＂

Ｃａｓｅ ５

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂伍＂

Ｃａｓｅ ６

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂陆＂

Ｃａｓｅ ７

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂柒＂

Ｃａｓｅ ８

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂捌＂

Ｃａｓｅ ９

ＵｐｐｅｒＣ ＝ ＂玖＂

Ｅｎｄ Ｓｅｌｅｃｔ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｆｕｎｃｔｉｏｎ ＪＦ（ＢｙＶａｌ Ｆ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ） Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ ｓＪ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ， ｓＦ Ａｓ Ｓｔｒｉｎｇ

Ｄｉｍ Ｊｉａｏ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ， Ｆｅｎ Ａｓ Ｉｎｔｅｇｅｒ

Ｊｉａｏ ＝ Ｉｎｔ（Ｆ ／ １０）

Ｆｅｎ ＝ Ｆ － Ｊｉａｏ * １０

Ｉｆ Ｊｉａｏ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＪ ＝ ＂零＂

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｂｌＪ ＝ Ｔｒｕｅ Ｔｈｅｎ

ｓＪ ＝ ＂零＂ ＆ ＵｐｐｅｒＣ（Ｊｉａｏ） ＆ ＂角＂

Ｅｌｓｅ

ｓＪ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｊｉａｏ） ＆ ＂角＂

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｆｅｎ ＝ ０ Ｔｈｅｎ

ｓＪ ＝ ｓＪ ＆ ＂整＂

Ｅｌｓｅ

ｓＦ ＝ ＵｐｐｅｒＣ（Ｆｅｎ） ＆ ＂分＂

Ｅｎｄ Ｉｆ

ＪＦ ＝ ｓＪ ＆ ｓＦ

Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿ＳｈｅｅｔＳｅｌｅｃｔｉｏｎＣｈａｎｇｅ（ＢｙＶａｌ Ｓｈ Ａｓ Ｏｂｊｅｃｔ， ＢｙＶａｌ Ｔａｒｇｅｔ Ａｓ Ｒａｎｇｅ）

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＝ ２ Ａｎｄ （Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＞ ４ Ａｎｄ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＜ １２） Ｔｈｅｎ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｔｏｐ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｔｏｐ ＋ １００

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｌｅｆｔ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｌｅｆｔ ＋ １００

Ｓｅｔ Ｒ ＝ Ｔａｒｇｅｔ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｓｈｏｗ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＝ ５ Ａｎｄ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＝ ５ Ｔｈｅｎ

ｆｒｍＣｏｕｎｔ．Ｔｏｐ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｔｏｐ ＋ １００

ｆｒｍＣｏｕｎｔ．Ｌｅｆｔ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｌｅｆｔ ＋ １００

Ｓｅｔ Ｒ ＝ Ｔａｒｇｅｔ

ｆｒｍＣｏｕｎｔ．Ｓｈｏｗ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｏｌｕｍｎ ＝ １ Ａｎｄ Ｔａｒｇｅｔ．Ｒｏｗ ＝ ２ Ｔｈｅｎ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｔｏｐ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｔｏｐ ＋ １００

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｌｅｆｔ ＝ Ｔａｒｇｅｔ．Ｃｅｌｌｓ．Ｌｅｆｔ ＋ １００

Ｓｅｔ Ｒ ＝ Ｔａｒｇｅｔ

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｃａｐｔｉｏｎ ＝ ＂报销单位＂

ｆｒｍＭａｉｎ．Ｓｈｏｗ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

3结论

以上方法在我单位财务工作中尝试应用，实践证明，取得了一定的成效，为财会人员节省了时间和精力，同时也使得借款人每次报销冲账时，都能清楚自己的备用金余额，免去理不清头绪，互相指责的烦恼，受到财会人员及借款人的欢迎。