大专院校文秘专业教育浅论

内容摘要：相对于近几年大专院校文秘专业设置的遍地开花，文秘学生的就业竞争力一直不是很理想。本人认为要提高文秘专业学生的就业竞争力作为教育方针在教学观念、方法上要实现四个转变：一、由侧行政培养向侧商务培养转变；二、由培养全面发展的秘书向培养专业型秘书转变；三、由培养事务性服务向培养信息化服务转变；四、由办文办会办事并重向加强办事教学转变。

关键词：文秘专业； 竞争力； 转变；

近几年全国各大专院校纷纷设置文秘专业，可相对于文秘专业的遍地开花，文秘学生毕业后的就业竞争力一直不是很理想。虽然从每年各大专院校统计的就业率来看，文秘学生的就业率一直不错，特别是与一些冷门专业相比，但我们都知道，就业率与就业竞争力是两个概念。文秘专业学生的就业竞争力不强一方面表现在担任秘书职位的报酬不高，另一方面表现在文秘学生就业时往往专业不对口，从事营销、后勤等不对口专业的比例比较高。与此形成鲜明对比的是我国各行各业对秘书的需求一直较大。据《北京青年报》报道,在外企服务公司（FESCO）每年推荐的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的45%以上，秘书的月薪也从2000元涨到8000元，甚至12000元以上不等。（来源：北青网）为什么文秘专业毕业的学生难以担当秘书特别是高级秘书的工作？为什么在外企从事文秘工作的大多学的是英语或其它专业?由此可见如何提高文秘专业学生的就业竞争力使之成为“够格”秘书已经成了当下大专院校文秘专业亟待解决的课题。本人认为要提高文秘专业学生的就业竞争力作为教育方在教学观念、方法上要实现四个转变。

一.由侧行政培养向侧商务培养转变

根据秘书的工作领域划分，秘书一般分为行政秘书、商务秘书等，我国传统的秘书从事的基本是行政辅助工作，所以长期以来，在文秘教学上也比较重视行政素质方面的培养.比如《公文写作》这门文秘专业的核心课程，无论是教材的选择还是教学时间的安排，施教方往往把拟写行政公文作为重头戏。其实现在的文秘学生毕业后直接进入国家机关、国有或集体事业单位的机会不多，大多数是进入私企工作，很少有机会拟写行政公文。所以我们在教学上要改变传统观念，把文秘专业的学生定位为合格的应用型商务秘书人才。与其它行业秘书比较，商务秘书处于重营利、重竞争、变化无常的商业环境之中，这对其能力素质提出了更高的要求。要想成为一名合格的商务秘书除了要具备基本的秘书专业知识和技能，比如办公自动化知识、应用文写作技能等，还要具备较强的语言运用能力、沟通协调能力和人际交往能力，具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力，初步掌握现代管理基础与国际商务知识。其中创新、应变能力是商务秘书高于行政秘书最核心的能力要求。所以学校在课程设置上应取消《报纸编辑》、《广告学》等不太实用的课程，把《商务沟通》、《秘书礼仪》、《商务文书》、《国际贸易实务》等旨在培养以上能力的课程纳入重点学习课程范畴。

二.由培养全面发展的秘书向培养专业型秘书转变

文秘专业的学生什么都要学，但什么都学不精或者不要求学精，这是当前文秘教学的无奈现状，这种现状是导致科班出身的文秘学生却在文秘招聘市场上竞争力不强甚至低下的首要原因。现代企业对秘书的要求，更趋向于专业化,而且不同行业的公司也对秘书提出了各自专业知识方面的要求。例如，咨询、法律等行业，对秘书成熟得体的办事作风和对信息的摄取整理能力提出了较高要求；通讯、电脑等行业，越来越希望秘书能利用其掌握的这些方面的知识帮助它们解决具体实际问题；而外企对秘书的要求不仅有行业专业知识方面的，而且希望秘书能掌握英语。

所以，学校应该由培养全面发展的秘书向培养专业型秘书转变。学校在新生进校伊始就应向他们灌输这样一个现状：有专长的秘书更受市场欢迎，而且对秘书的职业发展更有竞争力;同时学校在教学过程中要刺激学生的学精愿望,其中最有效的办法就是开展各类竞赛并鼓励学生积极参与，比如办公自动化、秘书形象与礼仪、商务英语口语竞赛等。

三.由培养事务性服务向培养信息化服务转变

随着科学技术的发展，社会已慢慢进入信息化时代。作为现代秘书，尤其是现代高级秘书，衡量秘书职业能力的主要指标之一是提供优质的信息化服务。而秘书要提供优质的信息化服务需具备三方面的能力：获得信息的能力、筛选信息的能力和处理运用信息的能力。因此学校要注重秘书信息技能的教学和实训。学校要求学生掌握的信息技能有两方面：一是网络技术。网络目前是秘书获得单位和社会信息最方便快捷最有效的途径，对秘书提高工作效率起着至关重要的作用，所以学校要设法培养文秘学生的网络意识，提高其运用网络的能力。二是基本的软件操作技能。文秘学生必须全面熟练掌握办公自动化软件以保证日常办公事务顺利开展，同时还要努力掌握通讯软件、数据库软件等用于管理秘书工作的信息资源。

四.由办文办会办事并重向加强办事教学转变

高校秘书理论与实务的教学内容呈现办文办会办事三足鼎立的状态，但事实是在具体教学中往往侧重办文而忽略办事，同时把办事简单等同于机械化操作和事务性服务，这当然同文书规范易授而事务繁复难教有关，但是如何机巧地处理繁复的事务对走向职场的学生恰恰是非常重要的。那么如何加强教学中的办事这一块内容，真正提高文秘学生的办事能力呢？

首先，应在教学中加强突出实训环节。办事能力是在处理具体的事件过程中逐步提高的。文秘专业的应用性极强，实训教学是从实际到理论，从具体到抽象，从个别到一般的过程，根本目的是化知识为才能，让学生提早熟悉社会、积累实践经验并形成职业能力。

长期以来，由于种种原因人们对秘书专业的性质认识不足，没有将它当成职业教育而是把它当成学科教育，尤其是在一些本科院校，从理论和概念入手，先抽象后具体，先一般后个别，在教学过程中，以理论知识评价与考核为主要手段培养秘书人才，忽视职业能力的培养。有些高校三、四年的学制竟未安排一次实训，有些学校虽安排了实训环节，但放羊式的管理形式大于意义，无法真正提高学生的办事能力。为了成功实现实训的教学意义，建议设置文秘专业的学校必须筹建文秘实训室，同时可采用项目实训法、案例教学法和情景模拟法等诸如此类的实训教学方法。

其次，应在办事教学中着重传授办事的艺术。秘书人员要使办事取得满意的成效，不仅要使用现代的工具，还需要研究办事的艺术技巧。有人将秘书工作概括为“秘书工作＝30％艺术十70％技术”，而秘书所需的技术其实不具有非常高的含金量，所以区分秘书工作能力高低的恰恰是这30％的艺术。教学者要运用丰富的案例引导学生学会具体的处事方法。比如作为领导与员工、部门与部门的枢纽，秘书的沟通特别是口头语言沟通的技巧显得尤其重要，有时领导普通话不过关，又在电话中指示秘书完成好几样任务，为了确保执行任务的准确性，秘书应该怎么做？比如有些客人没有提前约好，但他直接到公司说找领导谈的事很重要，秘书又该怎么做？

再次，要切实地教授学生怎样做人。做人是办事的基础，也可以这么说在现代社会做人就是做事。何况现在的独生子女在成长过程中本来就存在着做人方面的先天不足，而秘书工作是一项服务工作，两者的角色衔接势必充满磨难。教授学生怎样做人不是抽象地上几堂政治、道德课，而应该立足于脚踏实地做人的理念，教授学生从小事、杂事做起。“享有国际声誉的方法学家、思维学家吴甘霖先生在一次北大总裁班上作了一项调查，请公司老总说出自己所喜欢的员工和最不受欢迎的员标准是什么。……而最不受欢迎的员工也有5种，分别是：第一种，找借口的员工；第二种，损公肥私的员工；第三种，斤斤计较的员工；第四种，华而不实的员工；第五种，受不得委屈的员工。”（来源：中华考试网）最不受欢迎的员工的标准，恰恰道出了现代企业公司对不脚踏实地、不从小事杂事做起的一般性员工是如何排斥，更别说对这样的秘书了。随着现代科技水平的提高，在秘书日常工作中办文办会的比重会下降，“打杂”的比重会越来越高。比如，秘书每天早晨一上班，就要帮领导整理办公室，分发邮件，安排工作日程等等，秘书，无论怎样高级的秘书，给老板端茶倒水、开门引路都是他（她）的分内之事。一个脚踏实地的秘书让老板放心、舒心，被委以重任是迟早的事；同时秘书的脚踏实地也可以赢得同事的尊重，为以后工作中与各职能部门、单位个人的沟通协调打下坚实的基础。

许美丽，浙江绍兴文理学院上虞分院教师。