论企业组织架构对内部控制活动的影响

李小香

【摘 要】 文章认为，组织架构是内部控制重要的环境因素，它对内部控制活动有着十分重要的影响：为控制活动提供了框架，是内部控制活动有效实施的基本保障。弄清其对内部控制活动的影响，对于正确设计内部控制活动，保证内部控制活动的有效进行，充分发挥内部控制活动的作用具有十分重要的意义。

【关键词】 组织架构； 内部控制； 控制活动

一、组织架构为内部控制活动提供了框架

企业组织架构是指企业按照国家有关法律法规、股东（大）会决议和企业章程，结合本企业实际，明确股东（大）会、董事会、监事会、经理层和企业内部各层级机构设置、职责权限、人员编制、工作程序和相关要求的制度安排。它包括组织结构和权责配置两个方面。组织结构是指组织的组成部分及其相互关系。就企业而言，组织结构首先是由决策机构（董事会及其所属专门委员会）、监督机构（监事会）和执行机构（经理层及全体员工）构成的。决策机构（董事会）又是由提名、薪酬、预算、战略、审计等专门委员会构成的；执行机构（经理层及全体员工）又是由指挥机构（行政首长及所属各级部门负责人）、参谋结构（规划、生产管理、营销管理部门等）、执行机构（各级业务部门）、监督机构（内部审计部门等）、反馈机构（会计、统计部门等）等所组成。权责分配包括职责划分和职权授予两个方面。企业职责划分是通过部门划分和职务设定进行的。职责划分需要处理好职务专业化与不相容职务相分离、职务轮换的关系。权责分配是通过分权和授权来进行的。“授权与分权都与职权下授有关，但两者是有区别的。分权一般是组织最高层的职责，授权则是各级管理者都有的一种职能。分权是授权的基础”（芮明杰，2001）。

“一个主体的组织结构提供了一个框架，在这个框架内对为实现主体层次目标的活动进行规划、执行、控制和监控”（COSO，1994）。因此，组织架构为控制活动提供了框架，即界定了控制活动的空间范围和控制活动可依附的主体。控制活动是那些帮助管理层处置风险所需的特定指令得以贯彻的政策和程序，它是执行这些政策的人员的行动。因此，控制活动是企业执行机构内部的活动，不包括治理层的活动。控制活动可以根据活动依附的主体分为业务部门经营控制活动、财务部门的财务报告控制活动、整个企业的合规性控制活动，也可以分为各级管理部门负责人的授权批准控制、会计部门的会计系统控制、财务部门的全面预算控制、保管部门的财产安全控制、营运管理部门的营运分析控制、人事部门的绩效考评控制等等。

二、组织架构是内部控制活动有效实施的基本保障

合理的组织架构使有效的内部控制成为可能。控制活动按照控制措施分为职务分离控制、授权批准控制、会计系统控制、财产保护控制、全面预算控制、营运分析控制、绩效考评控制等。

（一）组织架构对职务分离控制的影响

职务分离控制也叫不相容职务分离控制。现代企业经济活动通常包括四个方面的职务：授权批准、执行、记录和核查。原则上，这四种职务都应当彼此相互分离。例如，交易授权、记录和处理相关资产的职责应该分开。授权赊销交易的经理不应该负责保管应收及账款记录或处理现金收款。同样销售人员也不应该拥有修改产品价格文件或佣金率的权力。实行不相容职务相分离是企业权责分配的基本要求和应有之义，是职务分离控制的基石。业务控制的首要环节就是职务分离控制。它对于预防舞弊和及时发现错误十分重要。

（二）组织架构对授权批准控制的影响

授权批准控制是企业根据授权文件规定授予各岗位办理经济业务的常规权限或特别权限的控制措施。其基本工具是实施岗位责任制和制定特别授权指引，前者用于常规授权，明确各岗位办理常规经济业务的权限和责任，后者用于特别授权，明确特别授权的范围、权限和责任。各级管理人员和其他员工应当在授权范围内行使职权和承担责任。显然，有效的授权批准控制必须以组织结构设计确定的部门及其层次和权责分配确定的各岗位职权与责任为前提。没有上下级关系的明确，就没有授权的权威性和有效性；没有部门和岗位的设置及其权责明确，授权批准者就没有权力依据和责任约束。企业组织结构设计不同还影响到授权批准控制的方式，例如，实施事业部制或设立分支公司，可能更多的实行常规授权，但是决不能放弃特别授权，恰恰相反，中航油（新加坡）分公司案件以及其他近年来发生的许多经营失败案件表明，常规授权范围越大，特别授权越重要，越需要做好。

（三）组织架构对会计系统控制的影响

会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。会计系统控制的前提是合理设置会计机构与会计岗位，合理分配各会计岗位职权。根据我国《会计法》的规定，各单位设置会计机构要根据本单位会计业务的需要具体决定，可以设置专门的会计机构，也可以在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员，还可以委托有资质的社会中介机构代理记账。根据《会计基础工作规范》规定，会计工作岗位一般可分为会计机构负责人或会计主管人员、出纳、财产物资核算、薪酬核算、成本费用核算、财务成果核算、资金核算、往来核算、总账报表、稽核、档案管理等。开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应的工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。会计岗位可以一人一岗、一人多岗或一岗多人。各单位可根据本单位会计业务量和会计人员配备的实际情况具体确定。会计岗位确定后，单位应当建立岗位责任制，按照权责分配的原则要求，明确每一个会计岗位的职责与权限，特别要注意贯彻“钱、账、物分管”的原则，遵守《会计法》关于“出纳员不得兼管稽核，会计档案保管及收入、费用、债权债务账目的登记工作”的规定。不管会计机构和岗位如何设置，会计岗位权责如何分配，都必须以保证会计信息真实可靠，会计信息收集与沟通迅捷有效为导向。

（四）组织架构对财产保护控制的影响

财产保护控制是为了保护企业财产物资安全完整所采用的各种控制措施，包括财产保管责任制、财产清查制度、限制接触、财产记录、账实核对、财产保险等。健全财产保管机构和岗位，合理分配各岗位权责，确保财产保管岗位独立于会计记录、审查监督等岗位，是各种财产保护控制措施有效实施的基础。

（五）组织架构对全面预算控制的影响

全面预算控制就是通过全面预算的编制、审定、下达、执行和考核，强化预算约束，使企业的经营目标转化为各部门、各岗位以至每个人的工作目标，保证企业经营目标的实现。健全预算管理组织体系是保证全面预算控制有效运行的基础环境。预算管理组织体系由预算决策机构、预算管理机构和预算责任部门三个方面组成。董事会及其预算委员会是预算决策单位，其职责主要是制定预算编制目标和原则，审查和批准预算管理机构提交的预算方案或预算调整方案，监督预算执行情况，考核预算执行结果等。预算管理机构是指企业管理层设置的预算管理委员会及其常设办事机构，预算管理委员会由高层经理和各部门经理组成，根据董事会确定的预算编制目标和原则，提出预算编制和调整的设想，协调预算编制和执行过程中的冲突与分歧，提出预算执行结果考核的标准等，预算管理委员会办公室（可与财务部门合署办公）具体负责预算的编制，分解、下达预算指标，统计、分析、考核、报告预算执行情况及结果等。预算责任部门为企业各级各部门，“要以企业的组织结构为基础，并且随着组织结构的变化预算责任单位也要相应地进行变化”（李心合，2008）。预算责任部门必须要严格执行预算，对预算超支或目标任务完成不充分负责。

（六）组织架构对营运分析控制的影响

营运分析控制就是管理层根据会计核算信息、业务核算信息、统计核算信息等，运用适当的分析方法，分析企业营运情况，总结经验教训，及时发现问题，为改善经营管理提供方向。健全营运分析组织体系也是保证营运分析控制有效运行的基础。营运分析组织体系应包括高管营运分析会、部门营运分析会和会计营运分析会。部门营运分析会主要运用业务核算资料，对本部门营运情况进行分析，应当经常进行，及时向上级汇报分析结果；会计营运分析会主要运用会计核算资料，对本企业全面营运情况进行综合分析，应当定期进行，及时向企业高管汇报；高管营运分析会应当定期或在发生重要营运异常时召开，应在听取部门和会计营运分析的基础上进行深入分析，提出解决问题的对策。

（七）组织架构对绩效考评控制的影响

绩效考评控制就是通过科学的绩效考评与奖惩，促进和引导企业内部各部门和全体员工为实现企业目标而积极工作。绩效考评组织体系是保证绩效考评控制有效运行的基础条件。没有强有力的组织保障，绩效考评就难以实施，就难以取得好的效果。为此，企业治理层和高管人员必须重视、支持和积极推动绩效考评，研究确定绩效考评指标体系和考评方法，审定和充分利用绩效考评结果；人力资源部门应当制定科学的绩效考核指标体系和考核办法，报经高管人员批准后，认真组织实施，指导各部门绩效考评，审核各部门绩效考评结果；各部门负责人应当根据企业绩效考核标准和方法，自觉认真地进行绩效考评，如实报告绩效考评结果。●

【主要参考文献】

［1］ 芮明杰.管理学——现代的观点［M］.上海人民出版社，2001.

［2］ 李心合.企业内部控制基本规范导读［M］.大连出版社，2008.

［3］ 吴秋生，杨瑞平.内部控制评价整合研究［J］.会计研究，2011（9）.