高校人事档案管理的问题及对策浅析

吴晓琴

(四川烹饪高等专科学校，四川 成都 610100)

人事档案工作是高校工作的重要组成部分，是组织人事工作的核心内容之一。高校人事档案是教职工在工作中形成的原始记录材料，它客观地反映教职工综合素质和能力，是组织部门选拔人才的有力凭证，在学校的教学科研、人才管理、师资队伍建设等工作中起到不可替代的凭证作用，是个人享受国家所有的宝贵文献信息资源。档案管理水平高与低，体现一个学校的文明发展程度。随着高校人事制度的改革深化，目前高校人事档案管理中存在的问题在一定程度上制约了人事档案的有效利用，已经不适应高校人才面向社会服务的需要。因此，探索高校人事档案管理的新模式、新方法或新体制成为当前人事档案管理的重要问题。

1 高校人事档案管理中存在的问题

1.1 管理制度不健全

人事档案管理应该建立材料保密制度、送交制度、传递制度、检查审核制度、收集鉴别归档制度、查(借)阅制度等，但不少高校存在制度不健全，缺乏监管和考评，不按制度规范管理和使用档案等现象，致使入档材料处于堆积存放状态［1］;档案传递没有记载，甚至出现自带现象;查阅档案没有介绍、审批、登记等手续，造成档案材料混乱、丢失、不齐全、不完整，对档案的保密性和有效利用带来负面影响。

1.2 存放档案基础设施差，管理手段落后

部分高校没有设置专用人事档案室，基础设施老化甚至缺失，六防设施也不到位，致使档案无法安全存放。如有的档案柜陈旧老化、开关不便，柜体大小、颜色不统一;有的室内没有配备控制温度和湿度以保持室内空气干燥的相关设备，没有定期放入防蛀药物，造成档案受潮发霉或被虫蛀蚀等现象。另外，一些高校的人事档案管理缺乏科学的管理方式，仍采用手工操作登记材料、整理材料、人工翻阅查档等落后手段，占用大量人力和时间，工作效率极低。

1.3 收集材料要求不统一，材料缺失不完整

人事档案材料应遵循真实、全面、及时、规范的原则，收集反映教职工自然情况和德、能、勤、绩等方面的材料，并统一整理、存放。但实际工作中却常常出现收集材料与要求不一致、材料缺失等情况。在新调入、聘用或公招人员的档案中此类问题比较突出，如考核材料缺少某些年份;工资材料中缺少变动晋档表;职称资格评审表、任职资格文件、职务聘任文件本应为一套完整材料，但有的档案中却缺失不全;学历类档案如学生入学登记表、学科成绩表、毕业生登记表、报考硕士登记表、攻读博士专家推荐意见书、授予学位的决定等材料应该齐全，但部分档案中出现缺失现象;干部履历表中缺1999年版本或未贴照片的较多;新任干部缺少考察材料的较普遍;由于原单位已重组或不存在，造成流动人员档案缺失阶段性工作经历原始材料后无法弥补。总之，这些问题给档案完整利用带来很大困难。

1.4 材料整理不规范

整理工作是档案建设的基础工作，是将收集起来的档案材料进行认真鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订，通过整理使档案达到完整、真实、实用的要求。由于各高校档案人员培训力度不够，交流学习机会较少，造成档案管理人员对法规、政策的理解滞后或是片面，导致实际操作中参差不齐、标准各异。各校使用的档案盒、整理、分类等没有标准化，使从不同单位流动来的人事档案出现档案盒的形态、大小、厚度、装订孔径、孔间距及卷内纸张大小等均不统一，档案管理人员每接收一份新入档案，就得更换本单位使用的档案盒并重新整理，经多次重复整理后材料大小不一、裁切不整齐，留下重复打孔痕迹。这样一来，再次整理后的档案既不美观也不标准，降低了档案的综合价值。

1.5 材料填写前后不一致，材料内容补充不及时

人事档案综合利用的前提是材料的真实性、准确性，但在档案中常发现履历表信息填写不够真实，导致档案材料失真的情况。如某些人员的学历填写不准确，在学历和专业评聘职务材料中找不出学籍支撑材料;或是填写出生时间前后或多处材料不一致，又缺少说明更正材料;或是工作经历和时间的填写出现断裂，前后接不上;还有些个人婚姻家庭、配偶及子女情况、家庭住址等信息发生变化后，没有及时补充归入档案，给档案信息准确利用带来困难。人才引进聘用人员档案没有进入本单位，只能通过填写履历表或有关复印件来了解其工作经历、专业技能、任职资格等情况，多数档案内容为空白，造成确认工资、评职等困难，不仅降低了人事档案的凭证功能，还使用人单位无法了解引进人员的历史，给今后录用工作造成一定困难。

2 原因分析

2.1 重视不够，宣传不到位

有的高校没有真正体会到档案管理工作的重要性，没有真正认识到档案管理工作是一项具有专业性、政策性、科学性、服务性和连续性的工作，因而缺乏有效的管理制度和激励机制。人事档案的对象是全校教职工，没有建立由档案管理部门至系(部)、处再至教职工个人的管理通道，对材料进行统一收集;没有定期向教职工宣传档案管理的重要性、必要性，讲解档案所涉及的内容、范围、要求及教职工须配合做的工作;没有形成定期向档案管理部门提供入档材料的习惯和制度，导致个别档案材料缺少不齐。

2.2 教职工对档案重要性认识不够

因为宣传力度不够，教职工对档案重要性和利用价值在认识上存在问题，对档案管理部门要求的材料嫌麻烦不积极配合或拖延，如专业培训进修材料、提高学历学位的学籍材料;对普填材料，如履历表、考核表等不重视，填写马虎简单应付，造成前后所填内容不一致;材料手续不完备就交到档案管理部门，考核材料缺少部门领导意见签名和部门盖章;填写材料选用纸张大小不按规定要求，不仅给档案整理、装订带来不易裁切的困难，还增加了档案管理员的工作量。

2.3 管理专业素质不高、人员不稳定

档案材料的收集、整理政策性技术性很强，因此对档案人员的专业水平、技术能力、政策法规水平要求较高。但由于目前各高校从事档案管理工作的同志大多数属于“半路出道、自学成才”，没有进行档案专业的系统学习或进修，相关的政策法规和业务技能培训也较少，对档案管理新要求了解甚少，工作方式方法停留在传统经验上，缺乏创新服务意识。总之，目前高校档案管理人员的管理水平和工作能力较薄弱，整体素质不高。

档案管理人员不稳定。按照档案管理要求，档案管理人员应有耐心细致的工作态度和乐于奉献精神。长期以来，档案管理工作岗位不被教职工们看好，其工作量大、压力大，工作枯燥，难以做出突出的成绩，专业职务不容易被解决，前途发展渺茫等，这不仅严重影响了档案人员工作积极性，而且造成档案工作人员的不稳定，在岗人员转岗换岗的情况较为突出。

2.4 原有档案管理模式不适应现代人事制度需要

随着高校用人体制改革的深化，高校人事管理采取多种人事关系并存，有固定职工、正式聘用职工、岗位聘用职工等，除固定职工和部分正式聘用人员外，其余人员档案均不能归属本单位人事管理，其档案托管在各级地方政府有人事代理权的人才交流中心。随着高校聘用人员数量的不断增加，而用人单位无法掌握其原始档案信息，重填或复印得到的材料信息也容易出现材料真实性和准确性问题，不能为人才的选拔、培养提供准确信息，更不利于用人单位对档案进行统一规范化、标准化、科学化的管理。

2.5 各高校对学生学籍管理要求不一致

有的高校对学生学籍管理没有严格执行高等教育学籍管理统一标准，使各类学生档案中存在学籍内容材料不齐，重要信息缺少等问题，如高校学生登记表、毕业生登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表、授予学位的决定等均有不同材料缺少。

2.6 硬件投入不足，制约档案数字化管理进程

社会发展已进入数字信息化时代，用现代科学手段管理档案已经迫在眉睫，利用信息技术高效、准确、全面的优势来提高人事档案管理工作效率和质量，替代传统低效的管理方式是时代发展的需要。但目前高校人事档案管理的重心还是实体管理，没有随科学技术现代化进程而采用电子信息化管理，相关人员仍为获准信息而人工频繁翻阅档案，加上每装进一份材料都得将档案重新拆装一次，长久下去对档案材料的磨损不可避免。虽然档案管理也配备了计算机，但使用范围仅限于档案目录录入、打印和保存，档案内容原始信息没有录入，在管理权限内无法进行人事信息查询和检索，更无法对信息进行筛选、排序、分类、汇总、统计、形成上报材料等，也谈不上档案利用的信息化、无纸化。［2］人事统计工作只能靠单一、重复的手工输入信息完成，造成人力资源极大浪费。因采用现代化管理需要资金购置软硬件，目前大多数高校因财力有限，档案管理方面的资金投入严重不足，制约了档案管理的数字化进程。

3 提高高校档案管理的对策

3.1 重视档案工作，增加投入

领导重视和支持是做好档案工作的前提保障。首先，学校领导及档案管理部门应统一认识，转变思想，从根本上认识档案工作的重要性，从形势发展需要上理解档案管理改革创新的必要性。其次，将档案管理改革工作列入学校工作目标任务之中，在财力、物力、人力上给予大力支持，将档案工作的投入列入学校经费预算，计划专项经费。第三，改革规划要有长期有效的战略性思想，改革后的档案管理和档案利用要达到时代发展的新要求，即科学化、数字化，使档案管理利用长期高效持续发展，只有这样才能走出传统的原始档案管理模式。

3.2 建立健全档案管理制度

应按照《干部人事档案管理工作条例》要求，建立完善各项工作制度，用制度来规范档案材料的收集、整理、归档，确保档案信息资源高效、有序利用。如材料送交制度、检查审核制度、收集鉴别归档制度、查(借)阅制度等，以制度建设来强化档案管理，做到有章可循、有条可依，不断推进高校档案工作管理规范化、科学化、制度化进程。

3.3 加强档案材料的收集和整理

档案管理工作的最大特点是服务，服务不仅体现在档案的信息利用上，还体现在档案材料收集上。按照中组发《干部人事档案材料收集归档规定》(［2009］12号)要求，将干部人事改革中形成的新材料，如公务员登记表、公开选拔、竞争上岗、挂职锻炼、聘任、涉纪、涉法等材料加入档案，入档材料与过去相比在范围和内容上都有所扩大、增添。材料收集可采取定期和不定期收集相结合，如工资材料、职称材料、年度考核等采取定期收集;干部换届所形成的材料可定向收集;培训进修、学历学位、学术成果、表彰等材料随时收集，做到归档范围内的材料全面、真实、完整及时进入档案，使档案信息内容丰富。

整理是使材料成为规范的人事档案，有利于档案的保存和使用，整理要做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。档案材料规范收集、整理，不仅推进档案管理工作上台阶，还为组织人事部门信息统计、选拔人才、培养干部等提供客观真实依据，充分发挥档案的综合利用价值。［3］

3.4 加大宣传力度，强化依法归档意识

人事档案反映一个人的成长经历，记载着个人的思想、信仰、工作能力、专业素质、科研学术等信息，与个人的政治生命、事业发展息息相关，也是一个动态管理的过程。随着时间推移，信息不断增补，需要向广大教职工宣传档案材料的重要性及要求，让教职工认识到档案材料的形成在个人发展中的地位和作用，知道自己填写的每一份材料都是属于归档材料内容，以达到教职工主动配合并送交材料给档案管理部门，确保档案内容完整性。可通过各种宣传途径，如校园网络、广播、宣传栏、校报、专题讲座等形势宣传档案的政策法规及管理要求。同时，建立和形成一支以系(部)、处部门组成的档案材料收集队伍，及时掌握形成档案材料的信息，主动向材料形成的部门或个人收集材料。建立联系制度和激励机制，定期互通信息，交流经验，解决管理中出现的问题，年终对优秀档案工作者进行表彰，以促进档案材料收集工作顺利开展。

3.5 稳定档案工作队伍，提高档案人员素质

人事档案工作涉及到党和国家的方针政策，关系到个人的切身利益，只有重视和提高档案人员的自身素质，才能适应新时期高校教育事业对人事档案管理的需要。应配备专职档案人员，按《干部档案工作条例》第38、39条规定，制定适合本校的管理激励机制，奖勤罚懒;解决好档案工作人员的待遇，关注其教育和培养，妥善解决他们的职级待遇，按国家统一规定评定专业职务，解决职称后顾之忧，充分发挥其积极性与创造性，确保队伍稳定;为档案管理工作长期性和持续性发展需要，选择政治可靠、专业恰当、年龄合适、责任心强、工作细致、有创新意识并热爱档案工作的党员同志从事档案管理工作。

培训档案人员，提高岗位技能。档案管理工作责任重大，管理人员应具备较高的政治素质和业务素质。一是加强对档案政策、法规培训学习;二是正确认识档案工作的特点、地位和作用，树立忠于职守、坚持原则的思想，增强档案工作的服务意识;三是专业技术能力培训，提高档案材料的收集、鉴别、整理、归档及档案信息数字化等操作能力，从整体上提升档案人员的专业素质。可通过高校的档案专业进修、社会培训机构组织的专业培训班，档案管理工作优秀的企事业单位或高校之间的互往交流等学习形式。

3.6 加强信息化建设，提升档案的高效管理和利用

人事档案是人才的信息资源库。采用科学技术手段用于人事档案管理之中，不仅是人事制度改革与发展、提高工作效率的需要，也是社会对人才档案信息的客观要求。利用先进的档案管理系统软件和计算机技术，建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，对档案信息进行动态管理和科学检索，是档案发展和社会进步所需。通过档案信息数字化管理，其人才的最新信息能快速、准确地为社会各行业服务，也为世界各国快速提供专业人才信息服务。采用档案信息数字化管理，彻底改变过去须通过查阅原始纸质档案才能获取信息的传统方式。建立人才数据信息库，可在校园局域网内试行，按照管理权限分层次向需要信息的领导及部门提供最新准确信息，为教学、科研、学生工作、工资管理等工作服务，达到高效利用档案，实现档案的综合价值。同时，档案数据化建立，可增强高校之间、高校与社会企事业之间的沟通与联系、交流与协作，使人才信息资源共享。

［1］王晴.人事档案管理中存在的问题及对策思考［J］.青年与社会:中外教育研究，2011(12):45－48.

［2］蔡登峰.高校人事档案信息化管理［J］.档案管理，2011(6):165－167.

［3］钟桂珍.浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策［J］.科技信息，2011(33):56－58.