浅析高校房产档案信息化管理

金 楠

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

房产管理是高校管理机构的重要组成部分，其目的是运用科学的管理方法，按照国家与学校的政策，使学校的房产保持良好的状态，根据实际情况，尽可能地改善教职工的住房居住条件。高校房产信息化管理，就意味着借助计算机和网络手段，提高高校房产管理工作效率和服务水平。目前，很多高校的房产管理工作仍在沿用台账式管理和单机信息式管理模式，若想与瞬息万变的信息社会相适应，就必须尽快建立一套与高校发展相适应的更科学的管理体系，这也是近年来各高校房屋管理部门努力奋斗的目标。

一、加快高校房产档案信息化建设的必要性

档案本身就是很重要的信息资源，是学校房产管理部门在房屋产权登记和管理活动中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续直接形成的有保存价值的房产历史记录，是房产管理工作的真实记载和重要依据，更是见证学校发展历史的缩影和真实写照。

信息技术不断创新并广泛应用于社会的各个领域，信息化成为全球经济社会发展的显著特征。信息化的触角亦延伸到高校档案事业中，引发了档案工作的深层次变革。传统的手工档案管理模式已经不能满足校园信息化建设的发展需求，当前急需转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理，这为高校房产档案工作带来了新挑战。同时，信息化也为此项事业带来难得的发展机遇。计算机具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高房屋管理的效率，也是事业单位的科学化、正规化管理的重要条件。计算机目前在高校管理中的应用很普遍，所以充分认识房产档案信息化建设的重要性，以及如何将现代信息处理技术恰当地与房产档案管理相结合，提高房产档案的实际利用价值，是高校管理工作的一项重要任务，也是建设节约型校园的一项极为重要的工作环节。

二、高校房产档案信息化管理的现状

1.领导重视不够。重视程度不够是我国高校房产档案信息化管理发展的重要问题。许多高校管理人员对高校档案信息化管理的内涵和重要性认识不足，主要表现在:一是许多档案资料只是处于长期堆放的状态，没有及时收拾归档，更谈不上应用。二是一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也不习惯从网上获取信息，更不接受无纸化办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。

2.信息化技术手段落后。目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施、应用水平，还是互联网的认知度、参与度都远低于其他行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式固然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。

3.档案管理人员专业素质不高。目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷的办公目的。但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享，这就使部门间网络化办公的力度大大降低。

三、完善房屋档案信息管理系统的途径和对策

1.建立一套符合学校特点、方便快捷又能顺应变化的房屋档案管理软件来应对这种动态的变化是必然的趋势。鉴于房产相关信息频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。应利用现有的房屋档案数据、信息和图纸，把图形数据和属性数据有效地联系起来，借助于软件和网络技术的结合，利用先进的数据库技术和网络技术实现对数据的变动及时更新。再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起功能更强大的房产档案数据库。充分利用计算机强大的检索功能，将房产管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而为档案管理者提供高效、便捷的查询服务。

2.提高管理人员的综合素质，具备多元化的知识结构。鉴于房产档案的信息化管理的模式，客观要求从事档案信息化管理的人员应该具有政治理论知识和一专多能的综合知识结构。一般来说，主要有以下几方面:

(1)房产档案管理专业人员必须努力学习马列主义、毛泽东思想，只有在马列主义的指导下，才能确定正确的立场、观点和方法，坚定不移地坚持四项基本原则，坚决贯彻执行党的路线、方针、政策，保证房产档案工作的健康发展。

(2)“一专”:具有现代化管理方面的知识。随着房产档案日益增多和现代科学技术手段在档案管理工作中的应用，档案管理的现代化设备逐步增加，要求档案管理人员要熟悉和掌握复制、缩微、电子计算机等现代技术知识，只有这样工作起来才能得心应手。

(3)“多能”:1)档案专业知识。作为一名档案工作者，要解决档案事业发展过程中出现的一些新情况、新问题，需要有较好的档案学理论水平和知识，只有这样，才能在实践中不断总结、补充、发展和完善档案管理经验，推进档案工作发展。一方面，档案是一种知识载体，档案工作人员要发挥档案的效益，就要掌握档案内容所涉及的专业知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定;另一方面，档案巡查工作者在对档案进行收集、整理、保管、提供利用中始终贯穿着分析、综合、判断等各种科学活动，只有把专业知识灵活运用到自己的实际工作中去，才能熟练业务，胜任本职工作。2)相关学科知识。房产档案内容丰富，管理政策性、专业性、技术性强。因此，档案管理人员除了掌握档案专业知识以外，还要掌握与自己专业工作相关的其他科学文化知识。只有具备了相关的知识，才能更好地从事本职工作。一是要具有较高的语文知识。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，不具备扎实的语文知识就无法从事这项工作。二是有一门或多门外语知识。随着改革开放的深入和国际交往的增多，近些年不断从国外引进先进的技术和成套的设备，而这些成套设备的文件材料大多是外文，这就要求档案工作者，在精通本国语言文字基础上，还要熟悉一门或多门外语。

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房产管理发展的必然趋势。虽然目前高校房产管理部门在信息化方面做了大量的工作并初见成效，但还是要让领导、职工充分认识到信息化建设的重要性，采取各种办法来提高信息化处理水平，搭建完整的信息平台，才能充分利用信息化技术让房产管理工作在新的时代背景下适应社会的需要。