浅谈高校院系行政秘书在突发事件中的作用

尤兰芳

(南京农业大学 人文学院， 江苏 南京 210095)

浅谈高校院系行政秘书在突发事件中的作用

尤兰芳

(南京农业大学 人文学院， 江苏 南京 210095)

随着国内高校建设的不断推进，在院系中行政秘书肩负的工作量越来越大，对行政秘书提出的要求也越来越高。为此行政秘书必须不断学习，不断提高自身能力。突发事件的处理可以检验行政秘书工作能力。在这整个过程中行政秘书要有一个好的心态、客观的认识、有效的表达、完善的沟通协调、合理的参谋和科学的总结反思。

行政秘书；自我学习；职业素质；应对机制

1 行政秘书的岗位职责与困惑

在高校院系办公室行政工作中，行政秘书是主要的执行者，其工作复杂多样，主要包括协助领导处理院系内部事务，协调院系与外界各职能部门以及与师生的关系，并在师生与院系之间充当上传下达的纽带。

总体说来，秘书的岗位职责包括：

1) 文书工作，负责各种公文、材料的整理、归纳、打印、传送等；

2) 管理工作，负责院系教师的课务安排、日常考勤、考核、职称的评定等；

3) 协调学生工作，负责传达院系的各项任务指示，并协调辅导员等的工作；

4) 日常工作，负责院系相关部门的各种工作安排、日常办公的后勤保障、安全维护等；

5) 对外工作，负责外院系的来访接待及沟通相关职能部门[1]。

可以看出院系行政秘书所担当的任务千头万绪，工作量大面广，但在实际工作中却常常不被重视，秘书岗位被认为可有可无，无关大局。在当前的大学制度中，强调教师和管理者专业的发展，作为行政秘书，很多人都不是秘书这个相关专业的，即使专业对口，在如此繁杂的工作面前，想潜心研究并有所成就是非常困难的，因此作为行政秘书，个人的发展也是较为困难的。

其实，工作中总是伴随着机遇和挑战，行政秘书工作也必然如此。

2 加强学习提高自身素质

随着信息化时代的到来和网络的普及，信息的传播速度大大提高，社会的发展步伐不断加快，人们的思想也在不断地变化、碰撞。在这样的背景下作为社会中文化素质较高的群体的聚焦地——高校，在这样的环境中，自然会经常出现一些突发事件。如果能处理好这些突发事件，无疑能锻炼并提高我们的能力，并使自己的工作受到同事的肯定，这对个人职业生涯的发展肯定益处极大[2]。

工欲善其事必先利其器，为了应对突发事件，行政秘书应该提高个人素质。

2.1 提高思想素质

首先，思想政治素质是行政秘书所有素质的基础，因此秘书必须加强学习，不断提高政治思想觉悟，认真学习党和国家的路线和政策，牢固树立服务社会主义教育事业的远大理想，增强作为人民教师的崇高使命感和责任感，潜心服务好我们党和国家的教育事业，服务于领导，服务于教师，服务于学生，在平时的工作中要深入到服务对象中去，提高我们的服务效率。深入学习科学发展观，在平时的工作中贯彻以人为本、科学发展的重要思想，以实事求是的马克思主义思想，不断开拓创新。

其次，个人心理品质。行政秘书的工作事务繁杂多样，要想把这个工作做好，行政秘书还必须具备良好的心理品质。

待人诚恳，在工作中要保持热情与真诚，形成和谐的人际关系，不仅能增加自己对处理相关事务的积极性，还能提高他人对自己的好感，从而让自己的工作事半功倍。

乐观开朗，在平时的工作中，难免会遇到各种各样的困难，在困难面前我们不能灰心失意，惆怅烦恼，这样不仅无助于问题的解决，反而还会让困难更加难以解决。遭遇挫折时，乐观开朗可以让我们以轻松的心态、顽强的勇气直面困难，最终克服困难。

沉稳细心。面对工作中很多琐碎复杂的事务，不可粗枝大叶，马虎急躁，必须静下心来，将工作落实到细处，保证工作的较好完成。

2.2 提高知识文化素质

高校的行政秘书的工作环境是知识密集的高校，工作的对象是社会中文化素质较高的人群，即学校的领导、教师和学生。为了很好地完成秘书的岗位职责，行政秘书必须具备相适宜的知识文化水平[3]。

心理学，教育学。行政秘书是在高校院系中工作，虽不直接从事课堂授课教学，但在实际工作中与教育也是紧密相关、不可分离的，因此行政秘书需要提高教育学、心理学的专业知识，方能在工作中提高服务的质量与效率。

档案学。在行政秘书的工作中档案管理是一项重要工作，因此行政秘书必须具有必要的档案学功底，这样有助于提高院系档案管理的科学水平，更有效地开发利用档案信息资源，为院系日常工作服务。

管理学。行政秘书工作中协调各方面的关系，安排各方面的行政事务，离不开管理学知识，管理是一门科学，是一门研究人类管理活动规律及其应用的科学。它偏重于用一些工具和方法来解决管理上的问题。具备扎实的管理学基础和一定的管理水平才能将行政秘书工作中的诸多管理事项处理好。

信息技术。随着信息技术的飞速发展，计算机和网络已经成为学生学习、老师教学科研、行政人员办公的主要平台和手段，作为行政秘书，承接着院系的重要行政纽带作用，信息技术也是不可缺少的能力，它可以让我们的工作更加开放、便捷、规范和高效，院校的信息化的硬件条件自然容易实现，关键还是看办公人员操作软件和使用网络的水平。行政秘书不仅要能操作常见的office系列软件，其他的例如教务管理系统也都要能熟练地使用，信息化技术的不断发展，带动了硬件、软件的不断升级换代，因此行政秘书必须不断地学习新的技术，以便利用好信息技术这个好的帮手，提高工作的效率。

2.3 提高职业相关能力

语言表达能力。行政秘书要替领导整理各类文件，起草各类总结、计划，在会议中还有做好会议记录，将领导的安排和布置传达到各层科室，这些都离不开精准的文字功底和恰当的表达能力。

协调沟通能力。行政秘书必须具备良好的协调沟通能力，院系中有着复杂的人际关系网，行政秘书就是在这些网中工作的，行政秘书是领导的助手，是各项指令的传达者和具体执行者，尤其是在遭遇突发性事件的时候，协调和沟通能力更显得重要。

管理统筹能力。在行政秘书岗位中，所面对的对象众多，有领导、科室、教师、学生等，其中所要处理的事务也是面广量大，因此行政秘书要想取得工作的主动性，必须分清轻重缓急，进行合理科学的管理安排，在面对具体事务时，还需要具备出色的统筹谋划能力。

3 突发事件的应对机制

3.1 应对突发事件的心理准备

行政秘书工作对象多、事务多，在此之中难免会有一些让自己始料不及的事情发生，面对这些突发性事件，作为行政秘书首先要保持平和冷静的心态，只有冷静地面对，之后采取措施才有助于事态的处理。遇到突发事件，把精力集中在思考怎么解决和应对问题上面，想办法控制局面，而不是一味让负面情绪控制你。你要控制负面情绪。良好的心态往往可以让我们在突发事件前变得更加自信，更加坚定，这样对于问题的解决才可能想出好的办法，正如上文提到的作为行政秘书要乐观开朗，沉稳细心。

3.2 客观地认识，有效地表达

在绝大多数情况下，秘书需要做的不是怎样去解决突发性事件产生的后果，而是在得知突发性事件发生的前提下，通知到相关的领导，再由相关领导进一步作出安排。要让领导在事件发生后尽快掌握事态的发生和发展情况，这里面就主要是行政秘书的工作了。要客观、全面地向领导汇报，就离不开客观、全面的认识。突发性事件难以处理问题就出在突发性上，因此作为行政秘书就必须快速地对事件作出反应，当事件发生时，人们一般来不及作出任何判断，而是渴望了解情况，在事件刚发生的第一时间，行政秘书就要深入了解情况，大学校园中的学生和老师都具有较高的文化水平，因此行政秘书要本着实事求是的原则，客观、冷静地去面对事件中的各个主体，了解到准确、客观的信息。并将这些信息无误地传达给上层领导，在表达的过程中，一方面要言简意赅，另一方面还要让听取汇报的领导尽量全面、准确地了解到整个事件。这对行政秘书的语言组织表达能力也有较高的需求。如此才能为后续的事件处理打下良好的基础。

3.3 沟通协调

在突发事件发生后，行政秘书到场后首先要客观地认识事件，要对事件中的主体作详细的询问来了解情况，在这个过程中与事件主体的沟通协调非常重要，这有助于了解到真实的信息。在了解情况后，在相关负责领导和有关部门同志未到场的这段时间内，行政秘书必须凭借良好的沟通协调能力稳定好突发事件现场的局面。无论是事件中的双方，还是事件中旁观的同学、老师和其他工作人员，行政秘书都要协调好各方面的关系，安抚好各方面的情绪，以免局面失控。

3.4 参谋

在领导和相关部门同志到场后，行政秘书的工作也还没有结束，此时还需要和领导沟通，准确地告之其事件的后续发展情况。在领导了解情况后就是要考虑并作出对此突发性事件如何处理的决定。在这个过程中行政秘书要起好参谋的作用，帮助领导全面了解事件，在协同领导考虑解决方案时，还要针对事件提出自己的一些见解，帮助领导作出切合实际、顾全大局的决定。行政秘书就是要在整个处理过程中当一个好的军师。

3.5 突发事件的总结反思

在突发事件结束后，行政秘书要做好或协助领导做好事件的总结与反思，写好相关的总结和反思材料，在总结中包括事件产生的原因、过程、处理方法以及后续跟踪，并反思对这个事件的处理给以后的院系工作有什么样的指导作用。

4 结语

行政秘书在高校院系中是个工作量大、涉及面广的工作，作为一个出色的行政秘书不仅要能娴熟地处理好各种日常事务，还要将自身从这些繁杂的事务中解放出来，不断学习，不断地提高自身的各方面的能力，这样才能不断地做好工作中的各种事情，才能在应对突发事件时，处变不惊，协助领导处理好各种突发性事件，并在处理这些事件的同时，提高自身能力，实现自身的岗位价值，在行政秘书这条路上，越走越远，越走越好！

[1] 刘小蓉.新时期高校院系行政秘书的自我调适[J].职业时空,2012(6)：85-96.

[2] 徐永明.探析大学行政秘书在教学管理工作中的协调作用[J].中国科教创新导刊,2012(8)：219.

[3] 周玉芳.浅议高校行政秘书应具备的职业素质[J].科技风，2011：23.

[责任编辑：刘海宁]

G472

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1671-6876(2012)03-0279-03

2012-08-10

尤兰芳(1967-)，女，江苏常州人，讲师，硕士，主要从事教育学、社会学理论研究。