ERP信息管理系统在商厦经营管理中的应用

张杏红

(河南煤化 焦煤集团，河南 焦作 454000)

ERP信息管理系统在商厦经营管理中的应用

张杏红

(河南煤化 焦煤集团，河南 焦作 454000)

以某大型商厦为例，引进ERP(企业资源计划)信息管理系统，通过整合企业资源，实现企业物流、资金流、信息流的统一，保持企业各部门数据的一致和共享，提高工作效率，降低运营风险，为管理层快速决策提供支持，以提升企业的管理水平。

ERP；信息管理系统；企业管理

ERP是“企业资源计划”的简称，是基于先进的企业管理理念，将财务、采购、销售、生产和库存等业务功能综合集成的经营管理平台[1-4]。ERP也是当代国际上一种成功的企业管理方法,其基本思想就是运用科学的管理方法和现代化的技术手段，规范企业的各项管理，使企业可根据市场需求的变化，对企业的各种资源和整个生产经营过程实行有效组织、及时协调、实时控制，实现对物流、资金流、信息流的全面集成和统一管理，并及时将信息传递到决策层，帮助企业最大限度地降低库存量，减少资金占用，缩短生产周期，降低生产成本，从而提高企业的市场竞争能力和经济效益。

ERP信息管理系统大致可分五个阶段：第一阶段：MIS系统阶段(Management Information System)，主要是记录大量原始数据、支持查询、汇总等方面的工作。第二阶段：MRP阶段(Material Require Planning)，对产品构成进行管理，借助计算机的运算能力及系统对客户订单、在库物料、产品构成的管理能力，实现依据客户订单，按照产品结构清单展开并计算物料需求计划，实现减少库存、优化库存的管理目标。第三阶段：MRPII阶段(Manufacture Resource Planning)，在MRP管理系统的基础上，系统增加了对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理，以实现计算机进行生产排程的功能，同时也将财务的功能囊括进来，在企业中形成以计算机为核心的闭环管理系统，这种管理系统已能动态监察到产、供、销的全部生产过程。第四阶段：ERP阶段(Enterprise Resource Planning)，以计算机为核心的企业级的管理系统更为成熟，系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面的功能，配合企业实现JIT管理、全面质量管理和生产资源调度管理及辅助决策功能，成为企业进行生产管理及决策的平台工具。第五阶段：电子商务时代的ERP。Internet技术的成熟为企业信息管理系统增加了与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力，从而强化了企业间的联系，形成共同发展的生存链，体现企业为达到生存竞争的供应链管理思想。ERP系统相应实现这方面的功能，使决策者及业务部门实现跨企业的联合协同。

一、ERP在企业应用中存在的问题

1.ERP软件本身的问题

引入国外的ERP所表现出的主要问题，就是某些业务流程尽管合乎管理逻辑，但是并不能比较好地适应现阶段我国企业的实际情况。国内许多公司所开发的程序蕴含的管理逻辑是否合理、功能是否健全、是否能满足企业发展对采用新技术的需求等都存在不少的问题。有些公司的ERP软件还存在不少局限性，如：财务软件、部分仓储库存管理软件等，离ERP的整体概念还有很长的距离，有的程序实质上还不是完全商品化的软件，功能不完善，甚至会造成企业数据的彻底丢失。

2.企业对ERP的认识问题

有的企业在选择ERP厂商的时候仅仅只注意厂商的名气，而忽略了其ERP产品是否适合本企业的实际情况和需要，功能模块是否符合，性价比是否合适。ERP包括企业资源整合与运作，物流、信息流、资金流的协作等先进的管理思想方法和手段。企业的管理思想是否跟系统配套，经营脉络是否清晰可控，各个方面资源是否协调有序，这些都会直接影响到系统的运作是否成功。国内多数企业无法真正从企业管理和生产经营组织过程的高度来认识ERP的作用，不能把业务流程的优化重组与实施ERP有效地结合起来，其结果只是用计算机代替了原有部分的手工操作，ERP的整体功能并未得到全面的发挥。

3.ERP的具体操作实践中的问题

首先，企业对ERP的重视程度不够。许多企业混淆了“ERP软件”和“ERP”这两个概念，认为只要投入一定的资金购置计算机硬件和某种ERP软件，就能解决企业这样或者那样的问题。其次，国内的ERP厂商还缺少行业专家在企业实施ERP前提供指导。最后，国内实施ERP，目前还缺少相关的管理部门来保证实施工程质量。

4.业务人员的素质不高问题

由于历史的原因，许多企业普遍存在着技术装备差、人员素质低的状况，导致管理水平低下。企业内部的管理程序不顺畅，不适应市场经济的要求，操作起来弊端多。对于ERP这样一个在西方工业化国家企业管理水平基础上产生的系统，要在中国应用好，企业及员工必须进行大量的知识更新，然而相当多的企业对此未引起足够的重现。另外，个别软件公司仅从商业经营的角度推销软件，而不管软件是否适合企业的应用环境。

5.其他方面的问题

企业基础信息化建设还不够，支持系统的基础数据不规范，企业规模制度的问题，文化惰性的问题，人力资源不足的问题，外部供需链的配合问题，这些都影响着ERP的实施及其效果。

二、ERP系统在新亚商厦的推广应用

焦作某商厦引进的ERP信息管理系统，以超市、百货、家电三种业态的运行模式，推行“进销分离、专业分工、单品管理、进价核算、一级核算、统一结算”的管理模式，进货、销售、结算三权分离，实现了对传统经营思想、管理模式的革新。

为了实现信息化改造，创造利润新的高峰，商厦对客户进行了较长时间的需求分析，对老的管理模式和机构设置进行了重大调整，成立了营运中心、信息中心等新的部门。信息中心，作为推动企业信息化管理的重要部门，在这项工程中，负责整个系统的前期学习、培训、基础信息建设，还负责后期的组织、实施、开发网络系统的运行。信息中心集管理和技术于一体，拥有一定的、重要的管理权限，管理和协调企业的信息资源，参与制订企业信息化规划和企业总体发展的战略。通过领导和组织的推动，企业信息工程逐步走向规范化、效益化和现代化。

ERP系统在全面推广、建立信息平台和实施新的管理模式时，主要坚持了四大原则：

1.特色化原则

众所周知，每个企业都有自己的特点，同一企业的不同发展阶段，其管理重点、组织结构、管理风格也会有所不同，由此形成各自特色化的信息系统。所以，信息系统必须个别设计，以适合特定企业、部门、岗位和项目的实际情况，不可照搬别人的做法。商厦经过长期调研并吸收国内外相关企业的管理经验，结合本企业的实际情况，在制定信息系统方案时，将引进的ERP系统有针对性地进行优化，明确了哪些是自己需要的、哪些是信息化的基础、哪些是指导信息化建设的“纲”。这样，在进行信息化实施过程中，因地制宜地对部分业务环节进行了优化。例如“进销分离”原则，要求企业的采购与销售完全分离，做到岗位、职责分明。但根据商厦的特殊情况，转型期间在组织结构、管理模式、信息系统上虽然进行“进销分离”，但在人员配置上仍采用进销合一办公的办法，用半年时间逐步过渡到完全的进销分离。这样既实行“进销分离”的管理模式，又不影响业务的开展，避免了由传统方式向新型管理模式转型过程中容易造成的因管理脱节给正常业务活动带来的负面影响。另外在“单品管理”上，本着既对商品实施有效管理又节省工作量的原则，对经销、代销商品实施了全程单品管理，而对联销商品及季节性强、价值量低、非重点的商品实施大类码管理，做到管理与效率的最优化。

2.全员化原则

任何信息化运作都是建立在使用者的基础上，需要由参与这些活动的人来共同提出意见和建议。信息化建设是全体员工的共同任务，只有通过每个员工共同担负起信息化改革的责任，想方设法使每个员工融入到信息化工作中去，才能完成企业的信息化建设。商夏从信息系统的设计、人员的培训、信息系统的实施三个环节来体现全员参加原则。

3.经济化原则

管理信息系统的开发是一项复杂的工作，在工程实施前不但要正确地分析评价信息系统的经济效益，制定恰当的投资策略,而且要考虑企业不同时期的不同情况，确保其在市场变化时不至于成为无用的装饰品。

商厦在实施信息系统时采用总体设计、分步实施的方法。首先满足主业的需求，实现商品进、销、调、存系统和财务核算体系的实施。然后，向电子商务、配送功能逐步完善发展，大大提高了本身的运营效率和市场反应速度，取得了较好的效果。

4.推动化原则。

信息系统建设被称为“一把手工程”、“决策层工程”。作为企业的领导者，要有现代管理思想和意识，重视信息技术在企业中的广泛应用，充分认识信息的采集、传递对现代企业重要性。通过商厦领导的全力推动，增强了全体人员的信心和力量，使信息化建设能够更顺利、更流畅地开展。

以计算机为中心的商业信息系统配合现代企业管理模式，实现了所有业务透明运行，实现各部门业务的有效监督，实现以集中、统一、精简、高效为指导思想的企业经营机制的转换和计算机规范管理。

三、ERP信息管理系统使用效果

使用ERP信息管理系统之后，商厦发生了很大变化：

1.进销分离，专业分工

新机构设置之后，实行专业分工，将职责划分开，分工更加专业。一方面杜绝了传统方式下的管理漏洞，同时也为向大物流、大配送规模的拓展打下了坚实的基础。

2.单品管理，进价核算

按照传统的管理方式，零售业一般采用售价核算，计算综合毛利率，这样可以简化核算过程,但存在着许多弊端，如成本计算不实、提缴税额不实、变价手续繁琐等，造成管理不严谨，特别是在竞争日益激烈的商战中，在诸如单品成本分析、商品实施变价等实际动作中显得反应滞后。商品实施进价核算之后，对商品实行单品管理，数量、金额双控制，通过这种“双控制”的管理方式，可以对每一个商品的价格、库存、成本、销售等方面进行控制、管理、分析、决策，尤其是对频繁的零售价格变动实现了有效的管理。

3.一级核算，统一结算

实行ERP信息管理系统以后，财务实行一级核算，有利于克服企业权力分散，实现企业规范化管理，提高工作效率；有利于减少管理人员，节约管理费用；也有利于商业信息系统的建立。

财务人员也不像以前每个分店都要配备，而是采用集中管理的方式。所有的工作几乎都在已设定的电脑程序中完成，并且与以往不同的是许多数据的提取都非常准确快捷，如企业实时的应付账款、应收账款等。这既减少了差错率又降低了人员配置，真正实现了财务工作信息化的目的。财务中心下设立结算中心，专门负责结算供货商货款。

供货商也无须像以前那样每月或每季度才能对一次账，可以方便地到结算中心查询每日、每月或任意时间段的商品销售信息，包括销售数量、销售成本、销售金额及销售合计成本、销售合计金额等；查询未结算的金额及明细；查询已结算的历史结算单及明细；随时打印所需要的单据，如结算单及明细单等；与商场核对销售、库存、结算金额等数据，在确定结算金额无误的情况下，不需要任何人签字，供应商就能凭打印出的结算单按时结算。这就提高了供货商的满意度，增强了供货商的忠诚度，增加了企业的信誉度，使供货商的供货及时性与新品开发积极性都有了显著的提高。

ERP信息管理系统功能非常强大，通过对系统数据查询分析，整个商场各个部门的运营情况都一目了然，可以随时对某一时段、某一品牌、某一商品进行数据化分析，为作出相应的决策提供更为具体的信息资料。

4.无纸办公，提升效率

在引进ERP信息管理系统的同时，商厦将收款机全部联网，建立业务收款系统的局域网。在收款局域网的基础上，又完善了各办公室计算机的联网，把各个部门计算机同收款系统连结到一块，组成了一个大的局域网，利用局域网建立了新亚商厦自己的内部网站和OA网上办公系统。利用内部网站和网络办公系统，各种通知、信息、各个部门之间的联系都在网上进行。各办公人员可利用OA网络办公系统互相发送邮件、信息，实现了无纸化办公，提高了办事效率。商厦的员工可以通过内部网站，了解商厦的一些新闻和信息,关注商厦的最新发展动态,参与企业的经营管理,学习相关知识,提出合理化建议，等等。

信息平台搭建好后，为了让广大员工能够掌握和熟练运用信息系统，达到企业的信息化建设目的，商厦先后颁发了《关于全面提升商厦员工计算机应用能力的决定》、《商厦计算机应用水平岗位达标范围与要求》，开始让大家转变观念、认识和理解信息系统。在信息系统的实施阶段，对各部门经理、柜组长、营业员进行全面培训，对上至管理层、下至营业员进行全员考核，增强他们对新系统的认识和适应能力。在全商厦范围内大力普及计算机知识，全面提升商厦职工的计算机应用能力。

目前，商厦80%以上员工的计算机操作水平已达标，会熟练使用办公软件和内网上的基本内容(电子邮件的收发、网上信息的搜索、文章的发表、论坛和留言板的使用等)。财务中心、营运中心、卖场经理等相关部门和相关人员已会熟练运用ERP信息管理系统，并会利用系统中的数据进行相应的分析。

四、结 论

ERP信息化系统在商厦的成功运用，为商厦带来了丰硕的成果：商品结构得到了有效调整，增加了企业效益，提升了企业形象，满足了客户需求。在商厦领导的支持下，通过信息中心和广大员工的共同努力，商厦的信息化进程已初见成效，信息技术已产生深刻的影响：从2003年8月第一期ERP商业信息化系统投入使用后，几年间商厦先后上了业务进销存系统、供应链系统、客户关系管理系统、网络办公、企业内外部网站、网上商城、短信平台、指纹考勤、网络监控等多项信息系统，对商厦进行了全方位的信息化改造。通过这几年的发展，已经建立起了以IBM小型机双机热备为核心，多台数据处理和应用服务器为辅助，50余台前台POS、近200台电脑的综合业务局域网。为商厦赢得未来、赢得效益打下了坚实的基础，并使商夏实现了向现代物流商业企业的全面转型。

[1] 张冬梅，吴群英，马继栋.EPR系统在炼油销售业务中的应用[J].中国管理信息化，2011(19)：60-62.

[2] 刘智.ERP环境下实现企业内控制度有效性的研究——基于A公司的案例分析[J]. 知识经济,2011(18):108.

[3] 周洁.浅谈ERP软件在服装企业中的应用[J]. 科技创新导报, 2011(22):211-212.

[4] 张怡.浅谈ERP与电子商务系统的整合[J].管理学刊,2011,24(3):99-100.

[责任编辑 位雪燕]

TheApplicationofERPInformationManagementSystemintheManagementofDepartmentStores

ZHANGXing-hong

(JiaozuoBranch,HenanCoalandChemicalGroup,Jiaozuo454002,Henan,China)

Based on a case study of a department store, the author analyzes how to apply ERP information management system and integrate enterprise sources in order to unify the logistics, capital and information of an enterprise, which can make all departments share the same data, improve the working efficiency, reduce the working risk. It is hoped that this paper can implicate to the promotion of management level in an enterprise.

ERP; information management system; business management

2012-06-24

张杏红(1977—)，女，河南民权人，主要从事信息管理工作。

C931.6

A

1673-9779(2012)04-0439-04