Excel给力 进项税额自动比对

孙宗乾

一、两套系统的数据特点及核对难点

（一）增值税发票认证系统的数据特点。增值税发票认证系统是将一张张发票的信息，按每张发票形成一条数据记录存储于系统中。发票认证系统的显著特点是确保每张发票信息的完整性和独立性、完整性，确保每张发票的输入信息能够满足比对使用。独立性，确保各发票信息不交叉，不论发票有多少，确保不漏掉每一张发票。另外一个特点就是，目前的增值税认证系统，所有数据记录均不包含汉字。

（二）账务核算系统进项税额的数据特点。财务核算系统中涉及到进项税额的数据处理主要是确定发生了多少进项税额，从哪个企业形成进项税额，至于总共有多少张发票构成，每张发票的号码是多少，则不是账务处理系统关注的重点；另一个特点就是账务处理系统数据，通过借贷分录记录这些信息，借方分录记录发生多少进项税额，贷方分录记录由哪个单位形成进项税额。

（三）两者比对难点。两者的比对难点时，发票认证系统数据是单张发票为信息构成单位，而财务处理系统数据是以销货方为构成单位。因此，两套系统中的数据量往往不一致。只有所有的销货方均只有一张增值税进项发票时，两套系统中的数据量才一致，即使这样，认证系统使用纳税识别号而账务处理系统使用销货方名称，也导致两者无法直接比对。

二、一般比对方法及其缺点

在会计实务中，现行的增值税进项税额比对办法是，将账务处理系统中的涉及到进项税的所有记账凭证全部找出来，由于发票认证系统是每张为构成单位，所以只能再将记账凭证中的每张发票根据发票号码一张一张进行比对，找出差异。这样做的主要缺点就是速度慢、效率低。

三、自动比对的基础——数据的结合点

（一）发票认证系统与账务处理系统数据结合点。发票认证系统数据与账务处理系统数据两者都有的就是销货方和进项税额。进项税额是我们需要比对的内容，因此销货方就是两套系统的结合点，无非发票认证系统是以纳税人识别号标识，而账务处理系统以销货方名称标识。但是由于纳税人识别号与名称存在一一固定对应关系，即每一个纳税人识别号对应一个固定的销货方，不同的销货方纳税人识别号也必不相同。两者之间的关系一经确定，几乎不发生变动。因此，通过建立纳税人识别号与纳税人名称对应关系表，即可实现两套系统数据的结合。

（二）账务处理系统借贷两方分录结合点。在上面的数据特点中也提出账务处理系统数据借方记录进项税额，贷方记录形成单位。所以，单纯的从每条进项税额记录上无法获取由哪个单位提供，那么怎样才能实现借贷数据的结合呢？答案就是凭证号，一张记账凭证需借贷两条分录完整才能形成，因此就通过凭证号确定每条进项税额的形成单位。

四、实现自动比对的具体方法

（一）建立纳税人识别号与纳税人名称对应关系表。此对应关系表一般可以通过现行账务处理系统中的基础数据即可获得。

（二）整理发票认证系统数据。（1）利用EXCEL分类汇总功能，合并同一纳税人进项税额。（2）利用VLOOKUP函数，实现纳税人识别号与名称的转换。

（三）整理账务处理数据。（1）使用EXCEL筛选功能，获取进项税税额明细数据。（2）利用VLOOKUP函数，通过凭证号确定进项税额构成单位。

（四）比对两套数据。通过对分别处理后的两套数据进行比对，如果存在差异，可以直接确定是哪一个供货单位的数据在两套系统中数据不一致，在账务处理系统中以该供货单位为依据查找凭证再核对发票，大大缩小查找范围，提高核对效率。

五、使用此方法需要注意的几个方面

（一）账务处理系统中，一张凭证只能涉及一个单位。虽然在账务处理系统中，一个单位发生多笔业务可以通过分类汇总进行处理，但是一张凭证中的进项税额涉及到两单位形成时，单纯的使用凭证号的方法无法确定进项税额由哪个单位形成，导致后续工作无法开展。一张凭证只涉及一个供货单位既符合一借一贷的“借贷记账法”，也利于我们实现自动比对。

（二）对于运费发票等特殊事项，建议对进项税额再进行明细科目核算。对于运费发票、收购农产品无进项发票等特殊情况建议对于进项税额再根据需要设置明细科目，对于能实现自动比对的采用自动比对方法，其他的仍按传统方法比对。

（三）直接付款时，先挂账，再付款。进项发票直接付款时，建议先以对方发票进行挂账，再以对方收据及银行凭据编制付款凭证。