知识经济时代高校综合档案管理的问题及措施

刘 楠

（唐山师范学院 办公室，河北 唐山 063000）

知识经济时代高校综合档案管理的问题及措施

刘 楠

（唐山师范学院 办公室，河北 唐山 063000）

通过文献资料法、逻辑分析法、专家访谈法阐述了高校档案管理中所面临的机遇和挑战，分析了我国高校档案管理中存在的问题，并提出今后发展策略。

高校；档案管理；知识经济

伴随着人们对信息需求和依赖性的逐渐增强，档案事业也迎来了前所未有的发展机遇。但是，知识经济的兴起，信息时代的变迁，必然会对人们的生产、生活方式和工作、思维方式带来强烈的冲击，高校的档案管理工作也不可避免地会出现一系列客观现实问题，值得展开进一步的梳理和分析，以促进高校综合档案管理的现代化建设。

1 知识经济时代高校综合档案管理所面临的机遇和挑战

1.1 知识经济时代高校综合档案管理所面临的机遇

知识经济时代背景下，信息传输、数字压缩、语言识别、虚拟技术和数据库技术在一定程度上均得到了快速发展，高校综合档案数字化信息资源管理在这一发展背景下，迎来了发展的机遇。高校的档案管理工作从最初的案卷、文件目录发展到现代的分类法和主题法，为高校师生提供了一个超文本活化的信息服务，从而提高了高校综合档案管理效率，拓宽了知识传播路径和信息利用效率，促进了高校的档案管理工作的进一步发展。

1.2 知识经济时代高校综合档案管理所面临的挑战

知识经济时代高校综合档案管理所面临的挑战主要包括以下两个方面：（1）传统封闭狭隘的自我发展观念的影响，造成了高校综合档案管理缺乏宏观的规划和管理，条块分割，各自为政，自我封闭，缺少合作；（2）重藏轻用的传统服务观念。长期以来由于受到计划经济的影响，一些高校综合档案管理人员工作只是习惯于把需要保存的档案信息收入馆藏，重藏轻用，缺乏服务的积极性和服务意识。

2 我国高校综合档案管理中存在的若干问题分析

2.1 领导缺乏重视，档案从业人员管理意识差

部分高校领导由于缺乏对档案管理重要性的认识，没有意识到档案管理对学校的教学、科研所起到的积极意义，很少关注或过问学校的档案建设工作，造成工作松散，工作效率低下，统计数据失准，基础材料匮乏，归档立卷不及时并造成材料积压。

2.2 高校综合档案管理者的思想意识落后

高校综合档案管理工作者由于长期拘囿于档案的搜集和整理，不能结合知识经济发展的需求树立现代管理意识并践行管理行为，缺乏对自身工作重要性的认识，以致在实际的工作中缺乏管理创新和改革意识，不能合理地开发和利用高校综合档案管理的多种资源，造成管理资源的无形消耗。

2.3 档案管理人员整体素质不高

知识经济时代对高校综合档案管理者的素质自然也提出了更高的要求，要具备文件整理、计算机、管理、信息搜集等多方面的工作能力。但是，就目前我国高校综合档案管理人才的实际来看，有的是因为工作调动安排在高校综合档案部门，有的是其他人员兼职做档案工作，缺乏档案管理经验，严重影响知识经济时代高校综合档案管理的高标准开发利用，因此培养专业档案管理的复合型人才刻不容缓。

2.4 高校综合档案信息开发利用工作相对落后

档案信息资源的合理开发和利用是高校综合档案管理的重点，但是，对于高校综合档案信息资源的开发多停留在表面层次上，缺乏深度编研，以致难以真正进入信息市场流通，不能满足用户的实际需求，难以产生社会和经济效益，进而造成高校综合档案人力、物力、财力的浪费现象。

2.5 高校综合档案的宣传力度和开放力度不足

高校综合档案管理的宣传力度和开放力度不足也是制约和影响高校综合档案管理的一大桎梏，这也在一定程度上造成了高校综合档案信息资源的利用率较低。分析原因，由于高校综合档案管理部门缺乏市场意识，封闭保守，档案管理人员“保密保险”的陈旧管理意识依然存在，甚至很多大学生不了解查档的途径、方法和学校档案馆（室）的内容、成分，这也不利于高校综合档案管理工作的持续开展。

3 高校综合档案管理的应对措施

3.1 树立档案知识意识和现代管理意识

由于高校的档案管理工作长期处于半封闭状态，制约高校综合档案管理的内外部因素犹存，从业人员对于现代信息文明和知识经济的相关知识知之甚少，这就需要思想上入手，树立档案知识意识和现代管理意识，以建立适应经济发展的思想观念和意识。首先，要提高对知识经济时代背景下高校综合档案管理的重视；其次，树立开拓进取的档案管理发展理念，改革高校传统档案管理模式，充分发挥高校综合档案信息资源优势，激发档案管理人员的潜能，不断增强高校综合档案部门的发展能力；再次，建立和深化开放意识，采用多种灵活的服务方式，营造一个良好的利用环境，引入竞争机制，树立实效意识和资源共享意识，增强科研意识和竞争意识，强化服务意识。

3.2 推进高校综合档案管理现代化

首先，运用现代计算机技术，搜集、整理、保存、统计高校综合档案，以提高高校综合档案文件立卷效率和档案质量，并借助现代互联网络，建立高校综合档案信息数据库；其次，运用现代化技术手段和管理模式，推进数字化和网络化的进程，开展档案系统的建库联网工作，并为高校信息网建设创造条件，进而实现高校综合档案信息资源共享；再次，加强高校综合档案标准化建设，目前高校综合档案部门计算机数据库设置，软硬件设备缺乏统一的标准，这就需要按照国家规定的标准建立档案信息资源数据库，以便实现信息资源共享。

3.3 加强高校综合档案人才队伍建设

加强管理人才队伍建设是实现高校综合档案高效管理的核心所在。高校档案管理人员应具备现代知识技术，充实知识结构，培养档案创新意识，以更好地为开展各项管理服务工作。具体可以通过建立高校综合档案管理人员的竞争激励机制，在系统教育、实践教育和继续教育中不断提升管理水平。

4 结束语

知识经济时代为高校的档案管理事业的发展提供了良好的发展机遇，但是，高校领导缺乏对档案管理的重视，档案从业人员管理意识差，高校综合档案管理者的思想意识落后，档案管理人员整体素质不高，高校综合档案信息开发利用工作相对落后亦是不争的事实。这就需要在不断改革的进程中，探索高校综合档案管理与知识经济的契合点，真正把高校综合档案信息转化为生产力。

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001:37-53.

[2]燕慧.高校档案信息服务的发展战略研究[J].兰台世界, 2005(5):56-57.

[3]罗竹莲.做好新时期高校档案工作的思考[J].档案天地, 2004(6):34-35.

[4]周冀.高校档案管理的观念更新[J].中国档案,2004(12): 23-24.

（责任编辑、校对：任海生）

Management Issues and Measures of Comprehensive Archives in the Knowledge Economy Era

LIU Nan
(Office of Tangshan Teachers College, Tangshan 063000, China)

Through literature, logical analysis, and expert interviews, the opportunities, the challenges, and the problems of university records management were studied. A development strategy in order to provide a reference for development was finally put forward.

colleges and universities; file management; knowledge-based economy

G27

A

1009-9115(2012)05-0159-02

2012-05-18

刘楠（1977-），女，河北唐山人，档案馆员，研究方向为综合档案。