图书采购招标报价的影响因素及控制措施

王若琳（西北工业大学图书馆 陕西 西安 710072）

图书采购招标已成为当前各图书馆文献资源建设工作的重点之一。各馆不仅招标工作开展得有声有色，而且还相应成立了招标工作领导小组等机构。教育部高等学校图书情报工作指导委员会（以下简称高校图工委）发布的《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》中，对图书采购招标明确提出了以馆配商的资质信誉和服务水平为重、以报价及折扣为辅的综合评价方法[1]，但是目前多数高校图书馆在招标中还是将报价和折扣放在第一位。本文拟对影响报价和折扣的因素进行分析，探讨如何控制报价失真、避免恶意竞标等问题，从而提高图书采购和加工的质量。

1 图书采购招标报价与折扣的影响因素

1.1 保证金

保证金包括招标保证金和履约保证金。收取保证金是为了约束投标人的投标行为及对合同的执行行为，从而保证招标投标活动及其执行过程的严肃性。一般情况下，书商在招标前缴纳招标保证金，中标后缴纳履约保证金，两者均是对书商投标和履行合同事项的约束。图书馆收取书商保证金能够有效提高文献资源的采购质量及书商的后期加工服务质量。一般情况下，保证金的质押担保期是根据招标合同来确定的，可以是1年、2年或更长时间。对于书商而言，保证金在质押担保期内会产生一定的利息损失和资金周转压力，如果书商在履行招标合同时出现违约等事项，还可能存在扣除部分或全部保证金的风险。

1.2 承诺及兑现的质量

书商的承诺一般都是根据各图书馆的不同要求而作出的，图书馆提出的要求越多，书商的承诺相对也就越多。目前各图书馆在标书中都会明确各自的要求，如到书率、到书周期、图书加工服务的范围及质量、提供MARC（Machine Readable Catalogue，机器可读目录）数据的标准等。但是承诺及兑现的质量则由书商的实力来决定。书商的成本主要由图书进价、加工服务成本（如加工服务产生的耗材和人力成本）、数据提供成本（如图书加工需要购买标准的MARC数据，每条约0.5元[2]）等要素形成。可见，图书馆的要求和书商承诺的完整兑现都将给书商带来人力、物力、财力上的消耗，从而提高书商的成本，所以承诺及兑现的质量是书商在招标报价时必须考虑的因素之一。

1.3 书商与出版社的合作

书商和各出版社之间都有着不同的合作关系，其可以通过同出版社建立长期合作关系来确保所需图书的保存率，并能从出版社获得较低的折扣。折扣是书商重要的经济利润来源，也是图书馆衡量图书采购招标报价是否合理的重要参考指标。然而，一个书商不可能和全国所有出版社都建立良好的合作关系，因此不同出版社会根据相互合作的情况，给予书商不同的图书供给和折扣比例。一般而言，小型出版社为谋求生存之路，会给予书商较低的折扣，而大型出版社特别是“国”字头的出版社则给予书商较高的折扣，有些图书甚至没有折扣。折扣的比例将直接决定书商的成本和效益，因此也是书商在招标报价时需要考虑的内容。

1.4 采书方式

图书馆采书方式主要包括现采和期采两种，两种方式各有利弊。现采因其到书率高、采购周期短等优点而被图书馆广泛采用，但其图书选择范围较为狭窄，仅限于书展上的图书或出版社所存图书，而且选书时间较短，不便于读者参与选购，同时书商还必须承担现采人员的往返交通费用；期采的优点是书商的成本低，允许读者直接参与选购，使图书馆可提前了解出版发行动态，便于图书的优选，但是其到书率较低，到书周期较长。可见，上述两种采书方式都会给书商带来一定的费用支出，从而增加其成本。

1.5 采书量的分配

采书量的分配是诸多书商较为关心的问题，因为采书量直接关系到书商的利润。目前虽然全国各高校图书馆的图书经费存在较大差异，各馆均根据自身的经费情况分配采书量，但是就总的采书量而言，各馆基本上是按照教育部评估指标中要求的“生均年进书量≥3册”[3]来确定的。除少部分大型高校图书馆将中文图书的采书量分配较大比例外，其他馆大都根据图书馆的年度购书经费，按照评估指标要求进行招标和采购，故招标基本为“资格标”。采书量的分配比例一般不体现在标书和合同中，而是由高校图书馆根据经费情况确定馆配商的数量，待招标完成后再进行统一分配。采书量的多少也是书商衡量获取利润的一项重要指标，如果采书量较大，书商就会为争得资格而压低折扣。

2 图书采购招标报价及折扣的控制措施

以上分析了书商在参与图书采购招标时影响其招标报价和折扣的因素，这些因素都将或多或少地为书商增加一些成本，书商大多据此来计算招标报价及折扣。但是不排除有些书商特别是规模较小的书商为争得市场利润铤而走险，将利润寄托在制度漏洞和执行过程的漏洞中，以致到书率不达标、利用非法手段采购利润高的图书、恶意竞标等。高校图书馆如果不采取措施加以控制，必将导致文献资源建设出现问题。因此，采取具有针对性的控制措施保证报价和折扣的合理性，是图书馆图书采购招标工作的重中之重。

2.1 标段的选择

根据教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布的《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》[4]及财政部发布的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》[5]规定，图书采购招标可将标的物划分为若干标段，由书商根据图书馆的要求和自身的条件选择标段投标。标段划分得越细，书商招标报价的合理性就越高。但是由于图书馆兼顾选书、提供书目信息、统一书目数据等多方面问题以及出于操作性、可行性因素的考虑，往往在划分标段时无法细化，只能按照学科、地域、出版社类别等进行划分，如北京大学图书馆将标段划分为京版、大学版及其他版等[6]。合理划分标段是减少书商资源浪费的有效手段，将影响书商报价的合理性。因此，图书馆应结合本校专业的分布情况合理划分标段，合理使用有限的经费，确保经费同文献资源质量的性价比达到最优。

2.2 保证金的缴纳

保证金的交付质押能够提高书商的责任心和服务水平，是保证书商按照图书馆的要求完成各项招标要求的重要手段，同时还有助于图书馆从侧面考察书商的实力和信心。一般情况下，书商都为几家甚至十几家图书馆提供图书采购服务，按照合同要求，书商缴纳的保证金一般都需质押1年以上，加之书商需要支付出版社购书费用及图书加工服务费用等诸多费用，都将对书商的流动资金周转能力带来考验。只要保证金的质押金额适中，书商就会为避免保证金的扣罚而履行自己的职责，不能履行责任的书商在竞标时就会根据自身情况考虑能否承担责任，甚至选择退出投标。根据调查和长期实践经验，如果按照百万元为单位，那么书商交付购书经费的10%（即10万元）的保证金是较为合理的。合理的保证金既可以制约书商的投机行为，又可以防止恶意竞标，同时还能够提高合同的执行质量。

2.3 制订详细、明确的采购招标合同及违约条款

图书馆应制订适合本馆的图书采购指标和加工服务要求，认真考虑图书采购招标合同执行中的各个细节和要求，这是今后监督和检查书商实力与服务质量的重要依据和标准。图书采购招标合同和标书的制订质量充分体现了图书馆管理水平，合同和标书制订得越细，图书馆对书商的监管就越容易，书商投机的可能性就越小，对实力不强的书商的威慑力就越大，并且可以在一定程度上防止书商的低价中标行为。

违约条款的明确是制约书商的有效方法之一，能够较好地控制书商为占有市场而不计成本的压低报价行为。图书馆制订违约条款时应确定书商的最低到书率和到书周期，对污损图书、盗版书、错发书、重复配书、有意或无意加塞本馆未订购的图书等问题的处罚措施，对书商的送货、包装、加磁条、贴书标、盖馆章等加工服务的质量要求，规范统一数据（如采访数据覆盖率应占全国书目信息的95%以上并及时更新，编目数据要求有占90%以上都采用国家图书馆的编目数据并与本馆自动化集成管理系统兼容[7]）。

除上述内容外，设置淘汰机制及黑名单制度也是图书馆制约投机、考察书商诚信度的方法之一。高校图书馆可通过对到书率不达标等违约行为进行警告、督促书商按照合同完成采购和加工工作、根据情况扣罚保证金等方法督促书商兑现承诺。对于屡次违反合同的书商，图书馆可对其实行淘汰机制并拉入黑名单，3年内不再与其进行合作，从而提高书商的诚信度，确保图书采购和加工质量。

2.4 报价的方法

目前图书馆在图书采购招标时多采用一次报价或二次报价，两种方法各有利弊：一次报价对于书商来说只有一次机会，而且投标价格一旦报出就不能更改，书商必须如实考虑自身的成本和实力，从而决定最终的报价；二次报价是先由各书商公开对图书折扣进行报价，再根据自身实力进行二次不公开报价，其报价必须低于或等于第一次报价，否则报价无效。一次报价过程中，各书商根据自身成本报价，相互之间没有比较，全凭自身实力做出判断，所以报价比较真实；而二次报价过程中，个别书商会为了占有市场而恶意竞标，甚至不计成本地实现市场占有率，最终导致图书馆在采购图书时出现采全率、到书率双低的被动局面。为防止此类事件的发生，笔者认为在图书采购招标中采取一次报价的方法更具有科学性和实用性。如果再加强图书馆的监督和对违约行为的处罚力度，将大大降低恶意竞标事件的发生。

2.5 对承诺兑现情况的监督和处罚条款的执行

书商对承诺的兑现和组织能力能够体现出其拥有的实力，所以图书馆对图书采购及加工服务的要求是衡量书商实力的标尺。在各馆对书商的要求中，对免费送书到馆、加磁条、贴条码、贴书标等加工服务范围的要求都基本相同，而对加工服务的质量要求尚未纳入到对书商的要求之中，这将影响到文献资源加工的质量和效率。

2.5.1 严格把好第一关—— 图书验收

目前许多图书馆为节省人力、物力，将图书的验收工作全部交由书商来完成。这种管理模式看似节省了图书馆的费用支出，但是为文献资源加工质量埋下了隐患。书商一旦了解到图书馆采用这种验收方法，将会存在侥幸心理，铤而走险，低价竞标，并在送书时加塞图书馆未选购的特价书，以弥补报价时的损失。因此，图书馆在图书验收中应对选购书目再次审阅，采用本馆人员集体验收的方式，打消书商的投机想法，把好图书质量第一关。

2.5.2 认真做好第二关—— 耗材选用

图书加工内容包括磁条、书标、条码的粘贴等，这些耗材的选用不同程度地增加了书商的成本，所以严格把好质量关是确保图书加工质量的关键。目前许多高校图书馆为确保加工质量，没有将所用磁条、书标等耗材列入招标范畴，而是采取另行购买的方式，只要求书商在本馆代为加工，以便监督。这种方式能够更好地保证加工耗材的质量，确保图书的加工质量。

2.5.3 规范统一第三关—— 数据

MARC书目数据是读者检索图书馆馆藏文献的主要依据，MARC数据的著录和标引工作是编目工作的重要内容[8]。一些书商为降低成本，东拼西凑MARC数据或提供不规范的数据来凑数，影响了文献资源加工的质量和效率。图书馆在招标前对书商提供的MARC数据提出要求或作出说明，可提高报价的合理性，从而保证数据质量。

2.5.4 全面准确第四关—— 书目信息

全面准确的书目信息是图书采全率的重要保证。由于图书馆在图书采购招标中选定的书商数量有限，如果图书馆采购的图书全部从书商提供的书目数据中选定，那么书商几乎控制了图书馆选书的范围，从而间接决定了馆藏质量[7]。因此，高校图书馆应在招标前确定核心出版社，明确要求书商提供全面准确的核心出版社的书目信息，并通过其他渠道获取书目信息，将其全部纳入图书采购招标合同中，使书商能够正确评估成本，提出趋于合理的报价。

2.5.5 合理采书第五关—— 采购方式

图书采购方式有多种，为提高所采图书的到全率，越来越多的图书馆采用以现采为主、期采为辅的方式[9]。然而，现采方式给书商增加了成本，所以书商往往规避这种采购方式。图书馆为提高图书采选的质量，可采用大型书市现采和书目期采相结合的形式，这样既有助于书商控制书源、降低现采成本，又能提高图书的采全率。

3 结 语

书商通过竞标为图书馆提供资源和服务的目的在于获取经济效益。图书馆只要了解图书采购招标时书商的报价成本影响因素，并采取相应的控制措施加强监督，就可以对书商的招标报价进行有效控制，将其控制在合理的范围内，从源头上控制实力差且服务意识不强的书商的投机行为。另外，选择合适的招标方式和量化的评分方法也是图书采购招标的关键环节。因此，图书馆要了解各种招标类型和采购方式的特点及其评标方法，分析各种方式的利弊，并结合报价综合评判书商的实力，从而选择适合自身要求的书商，以确保图书的采购质量和服务水平。

[1]姜宝良.山东省高校图书馆招标采购图书问题分析:以山东大学图书馆为例[J].大学图书馆学报,2008(6):30-32.

[2]韩凤华.高校图书馆图书采购招标采购质量控制对策[J].情报探索,2010(8):116-118.

[3]普通高等学校本科教学工作水平评估方案:试行[EB/OL].[2012-02-01]. http://www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_307/200505/7463.html.

[4]普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南[EB/OL].[2012-02-01]. http://www.scal.edu.cn/courseInfoView.html?courseInfoId=264.

[5]政府采购货物和服务招标投标管理办法[EB/OL].[2012-02-01].http://www.gov.cn/gongbao/content/2005/content_64216.htm.

[6]张美萍.北京大学图书馆图书采购招标工作的过程及特点[J].大学图书馆学报,2008(1):19-22.

[7]马启花.图书采购招标方式下高校图书馆图书采访质量保障策略[J].图书馆,2009(5):103-104,113.

[8]付清香,荣海平.馆藏书目数据库MARC数据质量控制分析[J].农业图书情报学刊,2010(12):167-169.

[9]陈 鹰,曹媛媛“.现采为主”的成因分析及采访策略[J].图书馆论坛,2010(1):80-82.