联机联合编目成员馆编目绩效评估及其分析

2012-12-23丁建勤上海图书馆上海200031

图书馆建设 2012年8期

丁建勤（上海图书馆上海 200031）

自2001年起，上海图书馆正式采用联机联合编目方式组织开展中文文献编目工作，迄今已走过10余个年头。因此，适时开展绩效评估，尤其是从联机联合编目角度分析评估成员馆编目绩效，有助于切实掌握实际情况，总结经验，发现问题，从而进一步明确发展方向。

1 联机联合编目与编目绩效指标

建立一套行之有效的评价指标体系是开展绩效评估的首要前提。指标的选择既要充分体现科学性、合理性、可操作性等原则，又要考虑图书馆的具体情况；既要包括完整的考核指标体系，又要考虑评估者可能获得的支持条件与能力（如尽可能地利用现行的统计数据）等实际情况。因此，我们应该从现有相关评估指标入手，并根据实际情况做适当的调整，强调指标纵向和横向的可比性，以达到真实反映情况、为决策提供参考的目的。

1.1 省级公共图书馆评估中的联合编目指标

《省级图书馆评估标准》（2009年）专门设置了“联合编目工作”这一指标，包括“参加全国性联合编目中心”和“组织本地区联合编目工作”两个三级指标。其中，“参加全国性联合编目中心”子指标要求“提供2008年联合编目中心上传、下载数据证明”[1]。而《省图书馆评估标准》（2003年）仅设置了“从编目中心下载、上传书目/分编总数（%）”指标，并罗列了计算方法：“以2002或2003年与编目中心间的书目数据服务结算单为依据”，“以成功下载、上传的书目数为分子，同年图书入藏种数为分母计算”，同时规定超过50%可得满分[2-3]。

1.2 编目工作绩效指标

国际图书馆绩效标准和国内图书馆评估标准一般均设置编目工作绩效指标。国际标准《图书馆绩效指标》（ISO 11620）设有文献加工处理时间、每种文献编目平均成本两个直接指标，以及题名目录检索成功率、主题目录检索成功率、用户满意度3个间接和综合性指标[4]；国内图书馆评估（如《省级图书馆评估标准》（2009年）[1]、《省图书馆评估标准》（2003年）[2]和《普通高等学校图书馆评估指标》[5]）一般也设有数个编目指标（包括前面所述的“联合编目工作”指标）（详见表1）。

表1 图书馆编目工作绩效指标一览表

上述指标可简单归纳为编目效率（如文献加工处理时间）、编目质量（如标准化程度、差错率、馆藏书目数字化率、题名目录检索成功率和主题目录检索成功率）、编目成本（如每种文献编目平均成本）等类。而联合编目尤其是编目中心数据利用率似乎涵盖了编目效率、编目质量和编目成本等绩效指标的考核功能。

1.3 联机联合编目成员馆编目绩效评估指标的选用

表1中的几类指标也适用于联机联合编目成员馆绩效评估，但应根据具体情况做适当的调整。例如，国内大中型图书馆中文普通图书已基本实现数字化，因此馆藏书目数字化率这一指标可忽略不计，尤其是在以联机联合编目方式开展现行编目工作的情况下。又如，由于受条件限制，文献加工处理时间的历史数据尤其是分项数据获取的难度较大，从而限制了该项指标的运用。鉴于原始编目和联机套录编目的流程和处理时间存在明显差异（一般而言，联机套录编目的处理时间短于原始编目），我们可以用编目中心数据利用率来加以考察。应指出的是，编目中心数据利用率似乎涵盖了编目效率、编目质量和编目成本等绩效指标的考核功能，同时从联机联合编目成员馆角度考察，编目中心数据利用率似乎也具备一定的普遍性和纵向、横向的可比性。

根据上述分析，笔者简单地选用联机联合编目数据利用率（也可考察原始编目率）、书目数据质量（包括标准化程度、差错率）和编目成本3类指标进行考察和分析，其中联机联合编目数据利用率利用历年统计数据进行定量考核和分析，书目数据质量依据笔者套录编目审校的实际工作经验进行定性分析，而编目成本由于缺乏相关可以利用的统计数字，只作粗略的初步分析。

2 联机联合编目与上海图书馆中文文献编目绩效评估

2.1 联机联合编目数据利用率

随着业务工作的发展，上海图书馆中文文献编目总量已从2006年的近7万条上升到2011年的近10万条（2010年超过10万条）（详见图1）。

图1 上海图书馆中文馆藏文献编目总量统计图（单位：条）

一般地说，降低原始编目数量及其比例，即提高套录编目数量及其比例，有助于提高编目效率。2006—2011年上海图书馆中文文献原始编目量基本维持在3万条左右，但原始编目率却从2006年的近50%下降到2011年的26.4%，而编目总量和套录编目量分别增长了0.39倍（2010年为0.54倍）和0.99倍（2010年为1.05倍），可见套录编目增长率远远大于编目总量增长率，说明联机联合编目起到了支撑编目数量增长、提高编目效率的作用（详见表2）。

表2 上海图书馆中文馆藏文献编目分项统计表

2.2 书目数据质量

毫无疑问，成员馆编目质量既取决于联机联合编目的数据质量，也在相当程度上取决于套录审核修改质量。从上海图书馆中文文献套录编目实践来看，联机联合编目无疑促进了书目数据质量的改善，如内容提要（330字段）所占比例得到了较大幅度的提高。2009年迎接文化部评估期间，上海图书馆采编中心曾对中文图书书目数据质量开展了内部抽查，结果显示，数据差错率总体控制在评估指标允许的范围内，但是书目数据质量仍存在一定的问题，主要有：①标准化程度尚存在改进的空间。国内中文编目无论在描述性编目还是主题编目方面都存在差异，如学术集刊究竟是视作图书还是视作期刊处理、多部分文献著录方式的确定、从属和相关团体标目形式的统一、名称规范和主题规范的协调、主题后组标引的应用等。近年来随着少儿图书联机联合编目的开展，少儿书目数据与一般书目数据编制标准（尤其是主题规范）的协调统一问题也逐渐浮出水面。从上海市文献联合编目中心中文文献编目细则的修订情况来看，由于各成员馆采用的软件和编目要求的不同，统一编目尤其是统一某些编目细节，短期内尚存在一定的困难。②书目数据尚存在一定的差错率，尤其是某些主要字段（子字段），如题名、版本说明、责任者、出版发行书目信息和主题标引的输入错误等，将在一定程度上影响书目数据的揭示、识别和集中功能，不利于题名目录和主题目录检索成功率的提高。③软件系统的改进和升级与实践需求尚存在一定的距离。例如，由于软件原因造成重复数据的出现，这给成员馆套录编目工作带来了一定的负面影响；软件系统的规范控制功能尚不尽如人意，这在一定程度上也影响着名称规范控制工作的顺利开展。④套录编目审核工作尚有待改进。由于人力资源的限制，目前上海图书馆中文图书套录编目仅审核主要字段，这就存在源记录错误、遗漏和数据编制差异的可能，如某些非主要字段（子字段）的输入错误、附件文献标准编号著录字段的系统性差异等。

2.3 编目成本

编目成本费用核算主要包括人员费用（包括劳动报酬、社会保障费、教育培训费用等）、材料费用、固定资产折旧费用及必要的办公经费支出等。在美国，OCLC（Online Computer Library Center，联机计算机图书馆中心）的成员馆套录1条书目数据费用为1.5美元，而在OCLC成立之前，编制1条书目数据的成本，美国国会图书馆是75美元，Ohio大学图书馆（美国俄亥俄州大学图书馆）是30美元[6]。20世纪90年代中后期，上海图书馆采编中心曾对编目成本进行测算，在扣除房屋和水电等费用的情况下，成本估算不低于人民币18元。随着联机联合编目工作的开展，上海图书馆原始编目比例有所下降，这在一定程度上节省了编目成本。近年来，随着国内联机联合编目书目数据下载费用的下降甚至免费，成员馆编目成本尤其是套录编目成本已有一定程度的下降，联机联合编目成员馆成本效益比得到了进一步的提高。

3 改善上海图书馆中文文献编目绩效的对策

3.1 合理协调原始编目和套录编目的比例

“据统计，一个好的联机联合编目系统，其套录的命中率会在90%以上，只有不到10%的信息资源需要编目员原始编目”[7]。而这一数字也得到了国内外图书馆实证调查数据的印证。例如，陕西省图书馆2008年5月进行了一项调研，调查样本为中文图书，分别在国内3家联合编目中心进行检索，结果显示下载率为80%～90%；根据北京地区高校图书馆学会编目工作研究会的调查，近80%图书馆的原始编目比例控制在10%以下。而美国国会图书馆图书MARC（Machine Readable Catalogue，机器可读目录）记录仅占OCLC WorldCat记录的14%（详见表3、表4和表5）。

表3 国内联机联合编目中心书目数据下载率统计表[8]

表4 高校图书馆原始编目情况调查汇总表[9]

表5 美国国会图书馆机读目录记录与WorldCat记录数量对照表[10]（以1999年1月1日为例）

比较分析以上相关数据可知，目前上海图书馆中文文献原始编目率仍存在一定的提高空间，但这一结论的前提是只考虑了上海图书馆作为联机联合编目成员馆的情况，并没有考虑其作为联机联合编目挂靠馆这一因素。相关数据表明，挂靠馆的原始编目率相对偏高，如北京大学图书馆（见表6）。

表6 北京大学图书馆中文图书编目分项统计表[11]

上传量在一定程度上体现了成员馆对联机联合编目的贡献度，但过高的原始编目数量可能导致挂靠馆和核心馆编目压力过大，进而影响联机联合编目工作的可持续性发展，也不利于数据质量的提高和用户服务体验的改善。因此合理协调原始编目和套录编目的比例，适度控制原始编目数量的增长或力争一定幅度的下降，有助于制定科学、合理、可行的业务发展计划，进一步提高联机联合编目对成员馆编目工作的支撑度，保证编目工作按计划有序开展。

3.2 合理调整编目流程，加快编目速度。

在联机联合编目环境下，只有进一步合理规划编目流程，才能缩短文献加工处理的时间。2010年上海图书馆采编中心对中文图书编目流程进行了调整，增设了送编样书检索分检工序，实现了原始编目、套录编目和复本馆藏的图书在源头上的分流，进而采取不同的处理流程和要求，在一定程度上加快了编目速度。但上海图书馆仍然存在需要进一步调整和改善的地方，如开发和完善读者荐书平台，开放采访记录查询和新书到馆预约服务，对于已有明确的现实需求的文献提供优先和加急编目服务等。上海图书馆采编中心2008年的调研表明，大众读者的核心需求文献类别主要为文学和经济，其次为综合性图书、艺术和工业技术，此外还有历史地理等7个类别（详见表7）。

表7 大众读者核心需求和主要需求文献类别一览表[12]

因此对于读者需求迫切、流通量较大的文献类别，图书馆可采取特别措施，加快编目速度，及时满足读者需求。无独有偶，在2009年召开的上海市文献联合编目中心第八届年会上，与会代表建言提高热门图书的处理速度，优先处理成员馆急需的书目数据，以便成员馆更快地下载数据[13]。当然，在实现手段上应探讨各种可能性，如进一步提高书商在线服务能力，提供热门书预测（报）服务，实现数据交换，以便于采编部门快速优先处理[14]。

3.3 创建和完善书目记录等级编制和审核标准

无论大错小错，“有错必究”长期以来一直是广大编目人员的工作准则。套录编目源数据的多元化或多或少地影响着书目数据的质量，增加了数据的修改时间。我们应在IFLA《书目记录的功能需求》（Function Requirements for Bibliographic Records,简称FRBR）和《国际编目原则声明》昭示的用户任务及其属性映射的理论指导下，借鉴FRBR确定的国家书目记录的基本要求和ISBD（International Standard Bibliographic Description，《国际标准书目著录》）统一版著录级次规则的修订，积极倡议创建和完善核心级记录标准，推进最低级标准的制订工作，规范简编和临时性记录。此外，我们还应该积极倡导加强联机联合编目成员馆间的合作，共同做好书目数据维护工作，加紧数据维护和升级的可行性研究，以便于成员馆同步更新升级先前的简编记录，纠正数据错误，实现基于用户任务完成的编目工作规范化，提高编目工作适应读者需要的敏感性。同时根据具体情况，制定和完善套录编目审核细则，加强套录编目审核，在人力资源限制的情况下优先保证主要字段及其数据元素的准确性和标准化，加强数据维护工作，动态保持编目数量、编目质量、编目时效和编目成本四者之间的平衡。

3.4 积极开发和改进软件

要改善书目数据质量，有必要充分发挥计算机的优势，开发和完善软件自动校验和纠错功能，对于记录中的字段、子字段、数据元素、指示符等格式化内容，可通过计算机自动检验核查，避免格式错误数据存盘入库，研发或引进语法和拼写疑似错误自动提示程序，降低数据错误率。对于某些对应性字段和内容常见的错误，系统可进行自动匹配检查，提供报错提示服务，如010、102和210字段以及010字段常见的货币符号等。同时，积极改进和升级软件，解决目前存在的由于软件原因而造成的重复数据问题，改进和完善规范控制功能，支持名称规范控制工作的顺利开展，加紧调研数据维护升级程序，对于一部分系统性的数据编制差异（如附件文献标准编号的录入字段、原文形式70x$g和$c子字段的录入选用等），可研发转换软件实现批处理，从而保证图书馆书目数据库的基本统一。

4 结语

虽然笔者归纳罗列了一些编目绩效指标，试图从联机联合编目角度评估分析成员馆的编目绩效，但由于研究资料和条件的限制，相当一部分指标无法进行定量定性结合的描述和分析，因此本文所述的实证案例评估及其分析较粗糙。随着图书馆编目部门绩效管理工作的规范化和制度化，编目绩效评估所需的基础数据和手段将渐趋完备，从而为编目绩效的改善提供更明确的方向。

[1]省级图书馆评估标准:2009[EB/OL].[2011-04-11].http://www.ndcnc.gov.cn/datalib/opensts/2009/2009_06/opensts.2009-06-19.8758594999/opensts/attachment/file/__end_key__/省级图书馆评估标准.doc.

[2]省图书馆评估标准[EB/OL].[2011-04-17].http://www.libnet.sh.cn/sla/standard8.html.

[3]省图书馆评估标准细则:2003[EB/OL].[2011-04-11].http://www.lsc.org.cn/Attachment/Doc/1144054586.doc.

[4]ISO 11620-2008 信息与文献图书馆绩效指标[G]//张红霞.图书馆质量评估体系与国际标准.北京:国家图书馆出版社,2008:174-230.

[5]普通高等学校图书馆评估指标(修改稿):2003[EB/OL].[2011-04-11].http://www.tgw.cn/tugongwei/info/detail.asp?lngID=52,2005-05-30.

[6]纪陆恩,庄雷波.境外合作编目理论与实践[M].北京:海洋出版社,2007:189.

[7]王松林.信息资源编目[M].修订本.北京:北京图书馆出版社,2005:444.

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[10]刁维汉,王行仁,李华伟.OCLC联机与光盘编目概论[M].上海:华东师范大学出版社,1999:31-32.

[11]CALIS联合编目中心简报[EB/OL].[2011-04-11].http://project.calis.edu.cn/calis/lhml/lhml.asp?fid=FA0119&class=4.

[12]丁建勤.基于需求测定的馆（室）藏发展政策调整：以上海图书馆中文书刊阅览区实证分析为例[G]//国家图书馆外文采编部.新信息环境下图书馆资源建设的趋势与对策：第三届全国图书馆文献采访工作研讨会论文集.北京:北京图书馆出版社,2009:91-98.

[13]上海图书馆采编中心应用研究部.上海市文献联合编目中心简报 [EB/OL].[2011-04-12].http://catalog.library.sh.cn.