产权交易合同管理——不可小视的“大事”

李铮

（湖南省联合产权交易所，湖南长沙 410005）

产权交易合同管理
——不可小视的“大事”

李铮

（湖南省联合产权交易所，湖南长沙 410005）

随着产权交易机构交易业务的不断拓展，各类合同文本（比如委托合同、合作协议、需要产权交易机构审核的产权交易合同，以及其他类型的合同）的管理工作显得更为迫切和重要。需要特别说明的是，本文所探讨的合同管理，不仅是指产权交易机构专门的档案管理部门对合同文本（原件）的日常性保管工作，而更重要的是指合同的其他后续管理。比如合同的执行，合同的变更，合同争议的解决等等。合同管理看似平常，却直接关乎产权交易机构的经营工作，不得不引起高度重视。

1 加强合同文本（原件）的保管

不论是业务部门，还是其他后勤支持部门相关承办人员，在对外签订合同完成后，应当定期或者不定期地将合同文本（原件）移交给专门的档案管理部门，由其集中、统一、规范保管，并实行严格的查阅、外借管理，确保合同文本原件的安全，防止合同内容的泄密。在合同履行过程中，相关的合同执行人员可只持复印件。

合同文本（原件）的重要性，一方面表现在合同文本是合同各方权益的根本保障，是合同各方主张权利、承担责任的基本依据；另一方面，合同文本也是合同当事人应对将来可能发生的诉讼或者仲裁举证的实际需要。

法律证据规则告诉我们，证据原件的证明力要大于复印件。在法庭（或者仲裁庭）举证阶段，仅有合同文本的复印件而无相应原件佐证，则这份合同成为“孤证”极有可能不被法院采信。因此，从诉讼（或者仲裁）的角度看，合同文本原件对于诉讼（或者仲裁）之成败具有十分重要的现实意义。有鉴于此，将各类合同原件及时移交档案管理部门进行专门管理，能有效防止合同文本原件损坏、灭失所带来的一系列后续风险。

另外，若合同内容发生了变更或者进行了补充，则变更后的合同或者补充协议，宜与原合同文本一并存放、保管，这样一方面有利于查找，另一方面更有利于合同执行人员更全面地掌握原合同与新合同（协议）的内容，以更好地履行合同。

2 明确合同执行的责任人员

合同正式签订以后，并不是“船到码头车到站”了。每一份合同签订以后，产权交易机构应当明确合同执行的责任人员，由该专人负责合同的后续履行工作。若合同签订后，无专人负责执行，则极有可能导致合同得不到完全履行，甚至给产权交易机构带来相应的法律责任。比如，假定合同约定由产权交易机构在某个时点前向合同相对方支付一笔款项，并约定每逾期一日，按照合同总金额的万分之五的标准支付迟延履行金。对此合同约定，若无专人负责合同的执行，则极有可能会逾期支付，由此产生本可避免的迟延履行金问题。总之，若无专人负责合同执行，就极容易发生违约责任，从而给产权交易机构带来不必要的损失。

另外，产权交易机构明确专人负责合同执行工作，有利于合同执行人员敦促、监督合同相对方按照约定履行合同义务，及时、准确地掌握合同履行的动态情况，从而最大限度地维护自身的合法权益。

因工作调动或者人员异动而发生合同执行人员发生变更的，工作移交的一项重要工作是合同执行情况的移交。为便于操作，产权交易机构可建立合同管理情况（包括合同的执行情况）登记制度，由相关分管领导督促、指导。在人员发生变动时，工作移交人和接交人在相应的登记表上进行合同执行情况的交接，使合同执行保持连续性，使得交接有据可查，避免主观因素发生履约的人为障碍。

3 重视合同到期后的自动延续问题

若在合同中订有“合同期满后双方如无书面异议，合同自动延续一年”的类似条款，合同执行人员应当高度重视。对于此类合同，合同执行人员应当单独标记，列明合同到期时间和自动延续的条款，以提示将来合同到期后，可能存在自动延续需要继续履行的问题。若忽视自动延续条款，则可能会出现合同自动延续而合同执行人员浑然不知的情形，由此引发相应的违约责任，陷入十分被动的境地。

4 重点关注合同争议的诉讼时效

根据我国法律的相关规定，向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年，法律另有规定的除外（比如延付或者拒付租金的，诉讼时效期间为一年。因国际货物买卖合同和技术进出口合同争议提起诉讼或者申请仲裁的期限为四年，等等）。诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。因此，若出现合同相对方违约的情形，且需要通过诉讼途径解决争议的，产权交易机构应当把握好合同争议的诉讼时效问题，准确掌握诉讼时效的起算点，避免发生因错过诉讼时效而丧失胜诉权的法律后果。

关于合同争议的诉讼时效，具有以下几种特殊情形。一是分期履行合同的诉讼时效问题，对此《最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定》已经明确，当事人约定同一债务分期履行的，诉讼时效期间从最后一期履行期限届满之日起计算。二是具有合同撤销权的一方当事人自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内没有行使撤销权，撤销权消灭。三是合同被撤销，返还财产、赔偿损失请求权的诉讼时效期间从合同被撤销之日起计算。

5 建立合同管理的监督约束机制

为防范合同管理中可能出现的各种风险，产权交易机构可考虑制定相关的合同管理办法，明确合同保管人员、合同执行（承办）人员等相关责任人员的工作职责，建立定期检查、监督和相应的约束机制，对因责任人员工作过失造成的相关问题，视具体情况采取批评教育、限期整改等措施，强化责任人员的责任意识，以促进合同管理的规范化，从多方面防范可能发生的合同风险。■