我校教学管理流程再造的研究与实践

陈林 张希 王海

(成都中医药大学，四川 成都 611137)

当前，许多地方高校已经开始采用流程再造的思想，来解决教学管理所面临的问题，作为企业流程再造在高校教学管理的应用和延伸，教学管理流程再造已经成为地方高校教学管理改革的核心内容［1］。本文就我校教务管理为更好服务师生，加强过程管理，精简业务流程，构建新的流程体系，提高效率和管理质量方面的探索作一介绍，并对后续流程评价提出思考。

一、工作原则和指标

教学管理工作本身就是向师生提供服务，流程再造要以师生的需求为导向，必须把师生的满意度作为评价工作质量的准则。我校在流程再造过程中，以效率为中心，依靠现代化的技术手段和网络服务平台，以服务为导向进行流程优化，删减不必要的审批程序，简化工作流程，减少师生的往来奔波，有利于满足师生的个性化需求，提高了他们的满意度。

二、流程的分析与优化

高校教务管理流程必须体现高等教育的教学规律，必须符合人才培养的要求，体现管理的科学性、高效性。对教务流程进行再造，首先就是要对现有教务管理流程进行优化。这一过程中，我们采用“5W1H”［2］法进行分析:对每条流程都反复询问6个问题:这条流程的目的(what);为什么这样设计流程，是否符合设计原理，有存在必要吗(why);流程中涉及的活动地点是否符合服务的对象(where);各个活动的完成时间有什么要求，是否影响效率(when);各个活动什么岗位执行更好(who);流程怎么执行(how)。在分析的基础上，采用“ECR”法［2］的取消(eliminate)、合并(combine)、重排(rearrange)、简化(simplify)共四个环节对教务管理流程进行改进。

三、教务流程的审定

学校教务管理内容众多，大致又可以划分为教学行为过程管理及常规行为事务管理两个方面。教学行为过程管理主要包括教学计划管理、课堂教学质量监控、考试管理、教学行政事务管理等;常规行为事务管理则主要涉及学籍管理、教材管理等。各项工作具体涉及的办事流程更多，学校自2006年起，从教务管理实际出发，对教务管理中每项工作进行认真分析，将5个大类70多项教务管理工作进行清理，图表化处理49项。

表1 经审核的核心教务流程

此次教务管理流程的再造，首先是对各项工作的清理，根据工作内容和性质，采用“5W1H”法进行分析研究对各流程进行分类，并最终确定为核心流程10项(见表1)，一般流程39项。再根据流程再造原理，采用“ECR”法进行优化，具体的讲，对核心流程，根据效率中心原则，确保管理质量，保证工作效率前提下，研究确定各流程的核心控制点;再紧抓核心控制点，对其他控制点和环节，通过取消、分解、合并和重排，进行优化，提高效率。对一般流程，通过分析流程的目的，服务对象和执行方式，采用分类处理，具体分析的方法进行优化。

四、核心流程再造——以课表调整为例

按课表维护教学正常运转是学校教务处的最重要的工作之一，课表调整是维护教学秩序的核心流程。原流程有教师个人填写调停课申请表，报教研室审核同意，由教研室报学院教学院长审核同意，再由学院报学校教务处审核同意，转教务处教务科审核处理，确定补课时间和地点后通知学生学院和课程所在学院，再协调后勤管理部门落实教室。

核心流程的再造就是要紧抓其核心控制点的流程优化。课表调整的流程再造就是要在注意课表严肃性的同时，以教师为本，减少教师往来奔波。环节上，在以学院为主体的办学思路下，根据效率中心原则，确定核心控制点为学院审核、学校教务科办理。流程优化上，依托教务管理网络平台，有调课意愿的教师本人网上提交申请，由学院教学科研科通过教务管理平台审核报学校教务处教务科根据协调处理，教师、学生和后勤管理部门可以上网查看调整过程和结果。

又根据工作经验分析教师不能按课表上课，申请课表调整的原因主要有3项:因身体不适暂缓上课申请停课、因临时有事需要申请调课、因业务出差在外不能按时上课申请调课。应根据不同情况灵活进行处理，因身体不适，事出突然的，登陆教务管理网申请停课，补课事宜延期办理;因事、因差的提前登陆教务管理网递交调课申请，见图1。

五、一般流程再造——以教室临时使用的申请为例

教室是学校重要的教学资源，教室临时申请使用是一般流程里面最常用的流程。对一般流程再造，要根据服务对象和执行方式，采用具体分析、分类处理的方法进行优化。

对教室的临时使用的功能与应用进行分析，大致区分为班团活动、教学安排两类，而且这两类活动同时安排，互相影响，此次流程再造区别的进行转移和调整，一些环节实现了下放，见图2。

根据教师临时使用申请需求量的不同，按2∶1的比例拆分为教学工作区和学生活动区。教学工作区(B教、C教)继续由教务处统筹安排作为公共选修课开课、补课、考试等教学工作使用;新独立出来的学生活动区(A教)所有教室全部锁定，晚上不再做教学安排，调整给学生处和团委直接审批安排，衔接后勤。主管部门的调整也更有利于满足学生班团活动、社团活动的需要，同时教学工作区也可不受学生活动的影响，见图2。

针对多校区的教室，为使申请更加灵活方便，对非主校区的临时教室使用还通过采用派出值班，集中办理和统一安排，各自打印相结合的方法，提高了往来交通的效率，有利于工作的开展。

六讨论

此次教学流程改造，首先是教学管理工作队伍的一次思想大洗礼，是由教学管理队伍更新管理理念，根据流程再造的原理，依托教务管理网络平台，以提高工作效率，改进工作质量一次探索。通过此次系统的分类整理与优化，基本实现了初定目标。

第一，核心流程再造抓住了核心控制点进行优化，提高效率也保证了管理质量，其中有相当一部分已付诸实践，个别流程还在收集师生意见后又进行了细节完善和提高，已初显成效。

第二，一般流程的再造，充分考虑效率，以教师为本，根据不同的目的需要具体问题具体分析，调整、下放相结合，受到师生好评。

第三，新流程编纂成册的工作已在进行中，但流程的再造是一个系统的工程。对新建立的流程而言，如何评价其再造的效果是一个很大的课题。通常，有效性、高效性以及适应性是流程评价的三个重要指标［1］。我们下一步对新流程的测评，主要通过有效性、高效性两个指标，恰当考虑适用性，考虑提供服务的成本在投入的人力、物力和时间上是否节约，服务的效果在师生满意度上是否提升，整体的水平在协调和决策的质量上是否有提高，以确定是否满足流程再造的需要。通过对新设计的流程的效果评价审查，将为新流程转向连续的改善活动提供依据。

［1］ 张依凤.地方高校教学管理流程再造研究—以济南大学为例［S］.天津:河北工业大学，2008

［2］ 文忠波，等.高校教育管理流程再造与优化对策［J］.科技进步与对策，2009，26(16):153－154