浅谈新时期公安档案建设——以开化县局公安档案建设为例*

□叶吴生

（开化县公安局，浙江 开化 324300）

浅谈新时期公安档案建设
——以开化县局公安档案建设为例*

□叶吴生

（开化县公安局，浙江 开化 324300）

公安档案是公安工作历史的真实记录，是公安工作可持续发展的重要基石。当前，公安档案工作还存在部分人员思想重视未到位、档案管理机制不够健全、档案人员业务素质较底、档案经费投入不足、档案利用效果待开拓等问题。做好新时期公安档案工作，除了从强化组织领导、创新管理机制等方面入手，还应注重档案意识常态化教育，注重档案科学化管理，注重档案多元化保障，注重档案信息化运用。

公安档案；档案管理；开化县

公安档案是公安工作原始信息的记录，也是公安机关宝贵的财富。近年来，开化县公安局（以下简称“县局”）以“达标升级”为载体，以“管理创新”为核心，以“优质服务”为目标，狠抓档案基础业务建设，使全县公安档案管理工作有了长足的进步。但是，目前开化公安档案管理工作仍然存在着许多亟待解决的问题，如不引起足够重视，并认真加以研究解决，就会成为制约本县公安档案工作发展的瓶颈，甚至可能影响公安中心工作的开展。笔者结合开化公安档案管理实际，提出一些粗浅的想法供大家参考。

一、开化公安档案工作现状

近年来，在开化县公安局领导的重视、关怀及全局民警努力下，从硬件和软件方面都得到了迅速的充实和加强，在宣传推广、管理制度以及为公安工作和社会发展服务等方面取得了重大进展，呈现出档案工作与各项业务建设协调发展的良好势头。

（一）档案硬件投入不断增加。县局在办公经费十分紧缺的情况下，想尽一切办法加大对档案管理硬件设施的投入，致力改善办公环境和基础条件。近年来共投入档案建设资金30余万元，改造、装修档案用房3间，办公室、档案室、查档室面积达140平方米；购置了一批密集架，配备了档案专用电脑、快速扫描仪、防磁柜、除湿机等现代化办公设施。基本实现了办公室、档案室、查档室“三室”分设，防火、防盗等“八防”措施基本到位，大大改善了公安档案管理条件。

（二）档案录入工作成效逐步凸显。截止2011年底，县局综合档案室共有档案资料55483卷（件、册），其中文书档案4380卷（件）、专业（业务）档案45849卷、科技档案52卷、会计档案3442册（本）、声像档案18册（其中上传照片825张）、实物档案225件（枚）、干部（死亡）档案6卷、资料1511卷。开展户籍档案数字化加工，共录入全县1973年以来至2011年底所有的户籍档案条目2055条，扫描（上传）3.5万张，编研机构设置、领导任免、组织机构沿革、立功嘉奖等汇编材料21种，档案检索工具100余册。自2008年以来，县局档案室共接待查借阅档案707人，利用档案3100卷次，利用档案协助破获各类案件110起。如2011年1月，开化县马金镇辖区发生一起入室抢劫杀人案。根据案情，县局对近年来与该凶杀案作案手段相类似的违法犯罪人员前科案卷进行排查，共排查出有作案手段的前科人员30余名，最后抓获的犯罪嫌疑人也在排查前科案卷中，为案件及时侦破起到了重要作用。又如2011年2月，开化县开展的村级组织换届选举工作。档案人员主动介入，对2654名自荐对象前科情况进行审查，审查出不符合条件对象22名，排查可能插手选举涉恶势力、扬言对选举破坏捣乱人员101名，排摸可能影响换届选举各类事件、纠纷310起，梳理出群众关注案件查处滋扰选举违法行为人5名。室藏档案资料为领导决策、打击犯罪、编史修志、日常工作等提供了大量信息材料，充分发挥了档案为现实斗争服务的作用。

（三）档案管理机制日益完善。为了规范公安档案管理和利用，更好地为公安工作提供服务，县局先后出台完善了《机关公安档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《派出所档案管理细则》、《案卷集中保管制度》、《档案工作绩效评估标准》等一系列文件，为档案管理工作提供了标尺。同时，为了使档案管理工作真正落实与其他业务工作同布置、同检查、同考核，由分管局领导牵头对县局和派出所档案工作实行网上点评、实体检查、视频监控三结合，每半年进行一次综合考评，并上网通报。将档案工作列入县局全年综合绩效考评，同民警职务晋升、评选先进、提拨任用等挂钩，对违反上述规定的，依照《开化县公安局队伍管理记分办法》进行记分处理，确保档案管理工作进一步规范和完善。

（四）档案宣传力度明显加大。县局每年对各单位专（兼）职档案员开展档案业务培训，对档案收集、整理、编写、录入（上传）、装订、上架入库整个操作流程进行讲解，着重对《浙江公安档案信息管理系统》操作进行演示；在县局网站主页开辟“档案管理专栏”，实行24小时档案咨询热线服务；积极参与档案部门开展档案宣传日活动，主动介入县局法制、禁毒等部门开展的宣传周（日）活动，进行档案法制宣传；积极参与市、县档案部门组织开展档案知识竞赛活动。

开化县公安档案在空档近4年未整理的状况下，经过一年多的努力工作，档案工作取得实质性的转变。2008年，县局通过档案目标管理省二级认定，2010年，县局通过档案目标管理省一级认定，2011年，县局档案室被命名为衢州市“规范化数字档案室”。

二、当前公安档案工作存在的问题

尽管开化公安档案工作取得了长足进步，但也面临着众多困难，成为开化公安档案工作发展的“瓶颈”。

（一）部分人员思想重视仍未到位。部分领导对档案工作的重要性认识不足，以为档案工作只要装订好、查得到就行了。公安基层档案员基本是内勤民警兼职，在思想上还没有真正重视这一块工作，在档案材料的收集和保管过程中不够积极主动，对收集的档案发生缺、漏、无现象，档案员不主动催交，民警也不主动补交，甚至出现办案民警将档案存放在自己抽屉里，或档案员将收集的档案材料乱堆乱放，最后随着日积月累被遗忘或被搬到了仓库杂物室，成了一堆废纸。

（二）档案管理机制仍不健全。由于没有建立一套长效管理机制，造成每年归档工作不及时，利用率低，保管上也存在一些安全隐患，档案库房的“八防”设施管理不到位，尤其是派出所对行业场所管理、暂住人口、出租房屋、重点人口、吸毒人员、“两劳”释解人员等档案没有实现真正意义上的动态管理。例如：开化县公安局综合档案室档案工作自2003年、基层派出所档案工作自2001年以来，一直处于半瘫痪状态，直到2008年才基本步入规范化、标准化、信息化轨道。

（三）档案人员业务素质仍然较低。县局和派出所档案人员一般都身兼数职，且岗位调动频繁，业务知识更新跟不上，缺乏既懂专业知识、专业技术又懂计算机数字化管理的人才，多数单位很少有管理档案的专业民警，大部分是由“老、弱、病”民警或协警兼职。由于不熟悉档案业务，管理水平不高，业务素质高低不一，工作的连续性差，档案工作往往陷于停滞不前状态，从而使公安档案队伍的整体业务素质受到削弱。这些问题都影响档案管理工作的质量和服务能力。

（四）档案经费投入仍显不足。县局档案室特别是派出所档案库房面积达不到省公安厅文件规定，大部分派出所档案库房当仓库使用，堆满杂物，这些都不符合档案保管要求。随着社会治安形势日趋复杂，公安工作自身的改革不断深入，使公安档案管理工作出现了许多新情况、新特点，档案的种类、数量越来越多，导致现有档案库房及设施负荷过重，已不能满足当前管理的需要，到了非解决不可的地步。多数基层单位没有为档案管理工作配备专门复印机、扫描仪等，工作时还是使用单位淘汰的旧设备，从而造成工作效率低、花费人力多等现象。

（五）数字化档案有待开拓。档案信息化建设必须以电子文件为依托，而目前公安档案部门保存的档案多以纸质、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息少。档案数字化加工还有一个时间问题，过了时效势必影响到档案信息的利用，造成信息滞后，不能充分发挥公安档案在公安工作中的作用。2008年初，县局启用《浙江公安档案信息管理系统》以来，各类档案基本上录入到系统，但在此之前大量档案仍使用人工检索调档的模式，信息资料得不到及时、有效开发。

三、加强和改进新时期公安档案工作的对策

（一）注重档案意识常态化教育。一是要加强领导档案意识教育。实践证明，一个单位的档案管理工作能否搞上去，只靠档案工作人员自身努力是远远不够的，还必须依靠单位领导甚至社会的重视和支持，才能达到预期的工作效果。领导档案意识的强与弱直接影响到一个单位档案工作的状况。因此，各级公安部门领导干部特别是“一把手”要认真学习《档案法》等相关法律、法规，以高度的事业心和责任感统筹考虑、规划档案工作。二是要加强档案员责任意识教育。作为一名档案员，始终要以“细心、耐心、专心、责任心”为准则，通过自己的努力和付出，实现档案的被动服务到主动服务，让工作实效充分展现在各级领导和其他机关各部门面前，以实际行动切实改变“档案工作不重要”的偏见。三是要加强民警档案意识教育。要结合举办公安档案业务培训班等活动，加大公安档案法规的学习和宣传力度，积极营造依法治档的良好氛围，进一步推动公安档案规范化建设。不断增强民警的档案意识，使每个民警从日常工作抓起，自觉做好每份资料、每个案卷的收集、整理、移交、归档工作，一步一个脚印地把档案管理工作落到实处。

（二）注重档案科学化管理。制定和完善档案管理考核制度，促进档案管理考核规范化、科学化。一是强化上级对下级的考核。一级抓一级，层层抓落实，把做好档案工作作为派出所基础业务建设和群众满意派出所的一项重要内容来抓，做到认识到位，工作到位，保障到位。公安机关要将档案管理工作由“软任务”变成“硬指标”，推出公安派出所档案等级管理与派出所等级评定挂钩等新举措，实行档案工作一票否决制，推动基层档案管理工作不断发展进步。二是强化内部考评。县（市）级公安机关应根据基层档案管理工作的专业职能、工作特点制定工作目标，细化工作任务和责任，并落实到每一个民警身上，定期检查考核。从公安基层单位档案形成过程的收集、分类、整理、著录、归档、保管和利用等各个环节，制定出目标和量化指标，进行量化考核，形成系统的工作考核制度，并与评奖、评先、任用、晋升等直接挂钩。

（三）注重档案多元化保障。一是要强化人员保障。每个基层单位都应明确一名民警具体负责档案管理工作，要精心挑选一至多名具有一定文化素养、业务知识、年富力强且热爱档案工作的人员从事档案日常管理工作，为做好档案工作提供人才支撑。二是要强化技术保障。新形势下的公安档案管理工作对档案人员的专业知识、专业技术、专业能力提出了越来越高的要求，档案管理人员要加强学习、培训和交流，不断提高自身的综合素质。三是要强化安全保障。档案库房为机要重地，除做到库房“八防”措施外，要加强对计算机档案管理系统的管理和维护，确保档案数据库安全，保证归档电子文件的真实、完整和有效。通过建立公安档案目录数据库和全文数据库，提供网上目录检索、全文检索服务，实现一般档案全文网上查询，密级档案目录上网查询。四是要强化硬件保障。要抓住公安部“三项建设”这一有利契机，加大对档案管理工作的投入，积极争取各级党委、政府和上级公安机关的大力支持，多渠道筹集资金，配齐电脑、快速扫描仪、空调、防磁柜等档案专用设备，逐步实行档案信息化管理。

（四）注重档案信息化运用。一是要加强公安档案信息数据库建设。首先，要加强档案信息资源的分析研究，在做好纸质、电子、声像等载体档案收集、整理和归档的同时，还要将特殊时期所形成的门类不同、载体各异的各种实物资料收集起来，加以整理归档，丰富库藏内容，逐步形成档案载体形态多样、门类齐全的多元化库藏结构。其次，注重档案信息化范围的科学界定，要加快数字档案室创建工作，组织专门人员，集中精力，集中时间，对库藏档案开展数字化加工，建立档案目录数据库、全文信息库，切实增强公安档案利用能力，尽快实现档案信息资源共享。再次，要结合本单位实际，统筹规划，分步实施，突出重点，量力而行，逐步建成层次分明、量多质优的档案信息数据库，为充分发挥档案信息为现实斗争服务奠定坚实的基础。二是要加强公安档案信息化系统应用。首先，省厅公安信息四级网的建成，为公安档案信息化建设提供了强有力的网络支持。要加快档案信息系统的升级改造，建成以省厅为中心，市（县、区）公安机关为主要节点，基层派出所为末端的全省公安档案信息系统。其次，在档案应用系统建设方面，要实现“大平台”归档数据的自动流转归档，实现违法犯罪人员信息关联查询等功能。要加快档案信息的录入工作，不断完善各项管理功能，有序推进公安档案信息化建设。再次，县局档案室将各派出所档案工作纳入全局档案信息管理系统平台，从而转变传统管理模式下派出所档案工作各自为政的状况。县局档案管理员可以通过网络跟踪掌握各派出所档案工作的真实情况，及时发现和有针对性地帮助解决派出所档案工作存在的问题，提高派出所档案管理水平。三是要完善公安档案信息资源管理标准规范。标准化是进行档案信息化工作的基础。要实现网上共享共用，统一的标准是实现档案信息资源共享的基础。为保证全国公安机关档案信息管理系统数据的一致性，在档案信息化建设工作过程中，要从管理、业务、技术性的标准规范三个层面来完善并实施，从而确保档案信息化的效益与安全。四是要加强公安档案的开发和利用。开发利用是档案工作的生命线，公安档案信息化建设的最终目的是充分利用网络优势，最大限度地开发利用档案，使档案信息更好地服务基层、服务实战、服务民生。为此，档案部门要依托档案信息管理系统，结合大平台建设，不断加强宣传培训力度，使全体民警了解档案系统所包含的档案信息内容，并熟练掌握档案查询的方法，以此增强民警的档案意识，提高档案的利用效率。同时档案部门可通过档案信息系统，围绕领导决策、专项行动、打击违法犯罪等进行档案信息研判，找出违法犯罪的特点、规律，并及时提供给相关部门参考，为相关部门制定更加完善的方案、措施提供有力支持。

（责任编辑：史荣华）

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1674-3040（2012）05-0093-04

2012-05-09

叶吴生，浙江省开化县公安局办公室民警。

*本文获2010-2011年度浙江省衢州市档案学会优秀论文三等奖。