浅谈数字档案馆资源建设与管理

王兵

山东济宁市人场市场 272100

浅谈数字档案馆资源建设与管理

王兵

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本文阐释了数字档案馆与传统档案馆相比，具有的新特色和优越性。以及为实现数字档案馆而采取的一系列策略，如信息资源共享、网络化建设、开展优质服务、抢占网络阵地、提高人员素质等。

档案馆；数字化建设；优越性资源管理配置

档案馆按照资源分为两大类：一类是传统档案馆的管理的纸质资源，另一类是数字档案馆的数字资源。今天世界各地都在加紧建设数字档案馆，数字档案馆已成为世界各国档案馆事业发展的目标。建设数字化档案馆可以形成自己的鲜明特色，发挥自己的特点和优势，为用户提供高层次、高效的信息服务，变被动封闭式服务为主动开放式服务，提高竞争力和生命力。

数字档案馆简单的说就是一种拥有多种媒体、内容丰富的数字化信息资源，能为用户方便、快捷的服务机制。是将文字、图像、声音等数字化，可通过互联网传输，使人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序，从而做到共享；而管理上也提高了效率，节省了人力。

1 与传统档案馆相比，数字档案馆呈现出新的特点

1.1 服务对象的范围扩大。数字档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的档案馆的集合，这种网络的信息交流系统中，除本馆特定用户外，还包括网上用户，对于某一个档案馆来说，其所在网络系统内任何一个适用本关信息资源的人都是自己的用户。

1.2 服务模式的转变。数字档案馆不再以纸字文件材料为主，其转化为以用户为主。传统的档案馆对服务的评价标准是接待了多少用户，查阅了多少档案，属于被动的个性化服务；数字档案馆的服务则是深入的，对档案馆服务的评价则是在多大程度上满足了用户的需求，解决了多少实际问题为标准，属于主动的个性化服务。

1.3 服务内容的转变。数字档案馆是以传统馆藏提供向电子信息资源存取拓展。在网络环境下，档案馆的信息服务工作在保持原有传统职能的同时，服务内容将进一步拓展。将逐步由传统纸制文件材料的提供，向电子信息资源存取方向拓展，档案馆的职能将从满足用户需求向提高用户机能转变。

1.4 服务手段的转变。数字档案馆不再是传统的手工操作，而是向综合信息技术的应用发展。传统档案馆信息服务手段以手工检索为主，未来档案馆信息检索手段是机检方式和光盘检索，比如通过建立档案馆的电子导引系统，以电子显示或语言方式向用户宣传提示档案馆的服务宗旨、服务内容、服务方式、机构设置和资源布局等。

2 数字档案馆的优越性

数字化档案馆关键在于数据库。近年来，各地区都在积极建设数据库，传统的建库所利用的信息资源都来自本馆馆藏。进人网络化时代后，随着网上信息的日益丰富，如果仍埋头于有限的馆藏中，采用传统的方式建库，那么所建数据库必将落后于时代的要求，因此，在网络环境下建库，必须走一条新路。网络信息资源是一种宝贵的财富，与馆藏资源相比，它的优势表现在：

2.1 丰富性。网络信息资源内容极为丰富，包括各类型的数据库、各种综合网站与专业网站等等；形式也多样化，有全文数据、题录文摘、图片资料、多媒体信息等，网络信息在许多方面都超出了馆藏文献的范围，弥补了馆藏文献之不足。

2.2 权威性。网上各种专业网站和大型数据库都极具权威性，所收录的资料全面系统，整理加工专业化，参考价值很高。而以一馆之力，无论在收藏范围和加工的水平、能力方面都相形见绌。

2.3 易用性。网络信息中有不少是经过筛选加工的二三次资料，包含了前人的劳动，是较成熟的信息，这对于自建数据库可免去大量的重复劳动；另外，对网络一次资料中的全文数据和图片资料等，也可直接编排利用，不需再用手工录入或扫描，节约了宝贵的时间和资金。

2.4 时效性。网络信息的及时性和动态性极强，更新速度快，使用户能快速和有效地利用信息，而馆藏档案周期时间相对较长，时效性更大受影响。

3 数字档案馆的发展策略

3.1 加强数字化信息资源建设。信息资源建设是档案馆建设的核心。其信息资源是一个有组织、系统化的数字大集合。馆藏数字化资源上网供用户查阅是数字化建设最实质的一步。另外，用户对信息的需求更具针对性，更为个性化，因此，档案馆应根据用户的特定需要，有针对性、有计划的开发网上信息，加强对网上信息的处理，有效地为用户服务。除此档案馆要充分利用网络，为档案科研提供内容广泛的信息服务，使网上的内容更充实，达到资源共享的效果。

3.2 深入开展优质服务工作。用户工作的核心是服务，随着用户工作的服务环境、服务手段发生变化，其服务内容也发生了变化。工作方式由面向档案为主，转到以面向用户为主，实现以人为本；工作内容由档案服务向信息服务转变。未来档案馆不再以馆舍大小论好坏，而是以档案馆服务优劣轮成败。档案馆馆员在档案馆服务过程中起关键作用，是档案馆服务的主体。只有传统的方式与现代的信息技术相结合，人和机器相协调，才能为用户提供更加优质的服务。

3.3 抢占网络阵地，对用户进行素质教育。未来的档案馆存在于网络环境中，如何使广大用户快捷、安全、可靠的获得信息资源，是服务管理工作中的重要问题。网络环境下服务对象的复杂化，服务方式的自由化，电子数字信息资源变得频繁化，电脑病毒、不良信息侵扰等因素，都有可能干扰和破坏信息资源的安全问题。如何防止信息化社会对档案馆造成的负面影响，如何建立有效的能利用所有信息技术的新型档案馆体系，将是各档案馆必须认真对待的问题。

3.4 提高馆员队伍素质是适应数字化建设的根本需要。加强档案馆专业队伍建设，尽快提高队伍素质，这是网络环境下搞好用户服务工作的关键，因为再先进的计算机、电子网络，都是要有人来操作和管理，信息化社会不会使档案馆消亡，计算机再高明也不能取代工作人员。据有关专家统计，在美国的档案馆服务中，档案馆的建筑所发挥的作用占5%，信息资源发挥的作用占20%，而档案馆员发挥的作用占75%，可见，人员建设是何等重要。

综上所述，科技在日新月异的发展，数字化档案馆是未来高效发展的趋势。在互联网盛行的今天，充分发挥档案馆自身的优势，具有非常重要的意义。

[1] 林继蕻. 谈网络档案馆的建设[J].浙江档案, 2008（3）

[2] 陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J]. 科技进步与对策, 2006（2）

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.12.143