突发事件状态下医用器材的筹措与供应

卢光泽 刘光荣

解放军总医院医学工程保障中心，北京 100853

医疗装备逐步成为现代医疗中一项支柱力量，各医院就如何在常规情况下合理管理器材作出积极探讨。但面对卫生行业可能发生的各种突发事件，如何组织好医院在特殊的危机环境下医疗器材的采购、供给项目管理，是现代医院发展过程中必须思考的一个重要方面。

1 研究背景

现代医学常会面临大规模筹集医用材料的状况。例如在我国2003年抗击非典的斗争中，就创记录地在短短一周时间内筹建成一座编制1 000张床位的现代传染病就诊医院。2008年四川汶川大地震，多家医院组织医护人员和大量医疗用物资奔赴抗震一线。2009年抗击甲型H1N1病毒的物资战备存储。2011年高铁出轨等各项事件。还有在国外，将面对近年来日益繁重的维和任务、战事频发以及不可预期的灾难。这些行为的实现离不开医用器材的大量集中筹措和供应。系统了解医疗物品的实际需求种类和数量需要专业应对，医护人员通常更关注的是在特定地点和时间内得到开展医疗所需要的设备和材料。如何在短期内快速准确提供开展医疗工作必备的医疗装备和器材，这成为摆在医学工程人员面前的现实问题。

2 突发事件下的应对措施

2.1 危机管理团队的建立

美国学者于20世纪60年代提出危机管理的概念。所谓危机管理，就是为应付各种危机情形所进行的规划决策、动态调整、化解处理、员工培训等后动的过程，目的在于消除或降低危机所带来的威胁，危机管理应奉行“危机不仅意味着威胁、危险，更意味着机遇”的积极行为准则，危机管理一般具有不确定性、应急性和预防性特点[1]。

面对短期内突发组织大规模的医疗器材供应事件，任务具备不确定性大、时限性强、工作量大、实施困难等特征，且能在实施成功后具备预防性和转危为安的重大意义等特点。医疗机构器械管理部门采取危机管理，日常危机管理团队的建立和培训是关键。对于处理该类突发事件，需要在器材供应危机管理领导小组基础上，快速组建各类相关人员组成一个危机管理系统。该团队成员日常接受过危机管理培训，在实施过程中明确任务，能独立承担责任。组织机构的建立和高素质的专业人员配备是完成危机管理的关键因素，器材管理危机管理小组组成人员包括：项目管理领导人员、信息控制中心、采购人员、急救设备和材料供应中心人员、分类器械管理人员、技术保障人员、协调人员。在管理过程中，必须考虑危机管理流程的各个环节，包括任务识别；确定此次项目管理范围，明确项目进度、可交付成果、关键因素，分配资源（谁负责何项具体管理），制订应急和备份计划。按上述具体步骤来管理这个计划，且在实施过程中保持信息准确、及时和计划完成进度汇报制度。

2.2 发挥信息管理的突出作用

信息技术的发展正在改变传统的管理模式，提高管理效率[2]。数据库技术作为一种有效的管理手段被广泛应用，编制并开发合格器材供应商目录数据库为实施危机管理提供了基础，在该数据库中包含如下信息：代理商名称，代理产品范围、种类或名称，器材生产厂家、国别，供应商信誉等级，供应商资金规模、经营状况，综合评价指标，联系方式。数据库的建立，可为日常采购提供主渠道。在该危机管理中，分辨货物供应商的情况是成功实施的前提。因为器材需求量大，时间性强，要求供货商有一定的日常物资储备规模和物流组织能力，提供的器材质量可靠，信誉度高。利用器材种类或名称为关键字，通过对数据库的检索，优先选出规模大、信誉等级高的器材提供商，同时需要注重和本地制造商和供应商的合作，规模定制是种降低风险的好办法[3-4]。准确的信息匹配可有效减少联系和沟通的盲目性，提高信息来源的准确性和质量可靠性，也利于多人同时开展工作，提高效率。

2.3 刚性的指挥体系和明确授权

柏恩斯和斯托尔克在研究外界环境对企业管理系统的影响时，发现处于急剧变动环境中的组织结构和处于稳定环境中的组织结构并不相同，将其归纳为刚性结构和柔性结构两种类型。此危机管理团队组织具备如下特征：团队内领导体系明确，明确规定各部门的任务、职责和权限，成员的分工精细且具体，有规定的制度和工作程序，管理权力相对集中，组织内主要实行上下级之间的纵向沟通。刚性的指挥体系形成了关键时候的服从命令听指挥的风格，危机管理中，这种刚性结构模式在任务实施过程中起到重要保障作用。由于任务明确，各级人员更多的是服从统一指挥和提高任务进度，刚性指挥体系提高了工作效率。适当的授权是该管理中重要环节，在明确分配任务后，合理的运用授权机制，让团队人员在自己的任务范围类有较大的自主决策性，将为刚性结构对不确定环境的适应起到辅助作用。

2.4 建立合理有效的激励机制

建立激励机制之前，必须了解激励因素。激励是建立在人的需求基础之上，激励因素是对有此要求的人去做出各种成绩的东西。源于需求的多样性和层次性，激励本身具备复杂性的特征，所以要灵活运用综合激励模式，充分调动每个人的积极性。危机管理中，由于人员的选择具备了素质高、纪律性好、勇于承担责任、行动效率高等特点，所以可以根据上述人员特征来合理把握适当的激励原则。

物质激励永远是最有效的激励手段之一[5]。虽然有人认为金钱激励有一定的负作用，但要人员更加努力和出色，就要奖励出色员工的优秀工作。让真正努力工作的员工而不是无缘无故得到最好的报酬是一种合理的激励方式，通过它体现了努力工作的价值和认可。上述的适当授权也是激励方式的一种。对于工作出色，自我管理和自我激励很好的员工，获取尊重和能力的认可是一种需求，让他们享受管理的乐趣和承担责任符合发挥能力和自我激励的需求，适当授权和自主决策能产生激励作用。

不可忽视精神激励的作用。让大家意识到工作的意义，激发他们自我实现和赢得自尊的心理渴望，正是危机管理的特殊性加重了精神激励的砝码。例如在面对各类突发事件这种特殊的背景下，可以通过精神激励和语言的赞赏激励让成员献出他们的感情和潜力，这里的赞赏包括肯定赞赏法和目标赞赏法。

2.5 互连网的应用

互连网出现的深远意义无需赘述，它对于我们社会、文化和交流的方式产生了巨大和迅速的影响。在完成我们的任务中，充分应用这个充满生机、强大的技术，无疑是推动项目成功的有力工具。随着技术的成熟和功能的强大，越来越多的厂家将办公室搬到互连网上，虚拟组织和虚拟办公室模式改变着人们交易的方式[6]。面对突发事件下的医疗采购和供给环境中，很多供应信息的来源、新兴器材的信息收集都是通过网络实现，正是信息的快速获取和通过网络的快捷沟通，才能在第一时间掌握市场最新信息，及时准确购置到器材，保证了任务完成。

另外，对于距离较远的公司，还可以通过电子商务和网上支付等方式节约大量人力成本和交易成本。

3 案例应用

解放军总医院为三级甲等医院，承担着重要的治疗、保健和科研任务，也是国内特大型的综合性医院。在2003年抗击非典的斗争中，解放军总医院第一时间建立急诊隔离病区和组建发热门诊，妥善处理和治疗非典患者。与此同时，解放军总医院还主动担负起支援建立小汤山传染病医院的器材供应任务。期间，解放军总医院器械管理部门短期内及时筹措和供应了合计人民币372万元的进口设备和人民币270万元的医用器材。在2008年“5.12”特大地震发生后，解放军总医院第一时间组织了近400人的医疗救护卫生队，携带了数百万元的各类医用器材赶赴现场。现代医疗中器材的利用至关重要，医用器材的及时到位，保障了该院抗击非典任务的胜利完成，确保小汤山医院的顺利开诊；在抗震救灾的救治伤员过程中发挥了重要作用，有力地保障了人名群众生命安全，在我国医疗事业记录上都留下了重要的一页。

医院医工部门日常注重器材管理队伍和危机管理团队的建立，对于处理各类突发事件积累了丰富的经验。在每次紧急筹措急救物资过程中，医工部门都能快速在器材供应危机管理领导小组基础上，组建危机管理团队，该团队成员日常接受过危机管理培训，在实施过程中明确任务，独立承担责任。组织机构的建立和高素质的专业人员配备是完成危机管理的关键因素，器械相关部门打破了原来的供应部门计划，采购部门部门审批、分类库管人员验核等多部门多层级管理，助理员辅助决策的组织结构。由保障部门指派专人直接领导危机管理小组，采购、库房管理、二级库等多部门全力协助，确保任务完成。进一步的组织层次扁平化加快了决策和信息反馈的速度，确保了决策执行的力度。

医院医学工程部门制订了突发事件期间器材供应新举措。该举措中重点强调了建立器械设备供应绿色通道，压缩指挥层次，简化采购手续，器械设备归口管理，以最快速度满足需求；医学工程人员要利用工程技术优势，掌握最新技术发展动态，主动为临床提供技术支持。期间及时打破常规供应时的医用器材采购模式，日常的医疗设备采购要经过假设需求、经济效益评估、技术评估、商务谈判、联合审批签定协议等多项技术程序。医用器材采购的标准流程为库房依据信息系统中库存分析确定采购单，然后有专业采购人员寻价、组织谈判达成协议。面对紧急事件状态，专人通过信息系统和其他渠道保持和供应设备的公司取得联系，在保证质量的前提下，快速决策，及时准确供应。器械库房对常规急救器材保持一定数量的超常规库存，确保临床随需随领、随有。这种采购模式中人员的素质和责任感尤为重要，长期的优秀文化建设为关键时候的授权和决策机制打下基础。

解放军总医院极力推行信息先行的原则。于1998年自行设计开发了医院医用器材管理信息系统，在2010年全面实现了ERP管理。在系统开发过程中，不仅从信息技术上强调了一般意义的数据库管理手段，还重点解决了医用器材的分类整理。在历次急需器材筹备过程中，分类信息发挥重要作用。医疗物资具有自身的需求特征，医护人员通常更关注的是在特定地点和时间内得到开展医疗所需要的设备和材料，有些医用器材没有建立统一名称。特定的医疗需要特定的器材需求，信息系统的标准化和数据挖掘功能很好地满足了这方面需求，它能提供完善的需求品种，还能有效地根据医疗规模来预测器材需求数量。

合格供应商信息为精确联系采购业务提供了依据，总医院在处理和供应商的关系上，不是单纯地定义为商业采购，而是有效地划分为战略采购、合作伙伴、第三方采购等多种策略。现代医疗器械采购中，建立既具战略性又具灵活性的供应商关系至关重要。医院的优良信誉和器械管理部门日常与供应商建立良好的合作伙伴关系，面对市场危机，供应商们优先保证了合作伙伴的供应。采购过程中，大批器材都是在医院没有付款的情况下供应商提供给临床使用；期间医院器械部门还获供应商赠送数万元的器材。

互连网成为现代商务的有效途径，及时快捷的信息来源是在面对危机时获取竞争优势的重要举措，在相对紧张的同类产品市场上获得先机和主动。

4 小结

面对突发事件，器材管理部门通过及时使用如下策略：成立危机管理组织机构、非正式的人员配备、变更工作流程、建立激励机制、充分利用信息技术等，很好地完成医疗部门对器材供应和管理的需求。通过对解放军总医院医工部门在面对突发医疗事件情况下的策略制订和实施过程的分析研究，将对我国综合性医院面临突发医疗事件情况下的器材管理起到一定的示范和借鉴作用。

保持敏感性，应对突发事件是现代医院管理需要研究的重要课题。当市场物资短缺或区域处在垄断状态下，战略性医用器材的储备策略格外重要，中心库房集中供应的器材管理模式将面临挑战。

[1]理查德·默奇.IT项目经理实践入门[M].北京：电子工业出版社，2002：45-46.

[2]卢光泽.医院器材仓储管理的作用和实现机制[J].医疗设备信息，2006，21（11）：60-62.

[3]林勇，马士华.供应链企业合作机制与委托实现理论[J].南开管理评论，2000，（2）：49-53.

[4]杨华，颜廷杰.现代医院危机管理[J].中华医院管理杂志，2003，9（4）：200-201.

[5]MBA核心课程编译组.人力资源管理[M].北京：九州出版社，2002：70-79.

[6]（美）哈格，卡明斯，道金斯.管理时代的管理信息系统[M].严建援，译.2版.北京：机械工业出版社，2000：13-18.