Excel在考务管理中的应用创新

杨 斌

（河北农业大学 现代科技学院，河北 保定 071001）

Excel在考务管理中的应用创新

杨 斌

（河北农业大学 现代科技学院，河北 保定 071001）

主要论述了独立学院考务工作应如何充分利用Excel软件强大的数据处理功能，有效提高工作效率。首先从独立学院的教学管理制度、学生基础及考务管理信息化等方面对独立学院考务管理工作的现状和面临的问题进行分析。并以重修考试工作为例，将独立学院重修考试工作与学校其他学院（系）重修考试工作进行对比，同时结合独立学院考务管理工作的现状和面临的问题介绍了Excel在独立学院重修考试报名、重修数据整理、重修考试安排以及发放重修卡工作中的具体创新应用情况。最后提出，从独立学院的实际出发，在考务管理中对Excel进行应用创新。

Excel；独立学院；考务管理；重修考试；数据处理

独立学院自1999年从浙江发端，并相继在全国大部分省市推广开来。国家教育部提出，独立学院是专指由普通本科高校按新机制、新模式与社会力量合作举办的本科层次的二级学院，是我国高等教育实现跨越式发展，从精英化教育到大众化教育发展过程中出现的新生事物。由此可见，独立学院由于其学生的特点，加强教学管理、确保教学质量就显得尤为重要。结合学院教学管理、考务管理的实践，针对学生的实际情况，加强考务管理并运用计算机技术进行创新，对提高独立学院考务管理水平有积极意义。

一、独立学院考务管理工作的现状和面临的问题

（一）很多独立学院的教务管理制度不规范、体系不健全

教务管理机构设置大多是沿用母体学校的教务管理制度。独立学院虽然有专门的教学管理人员，但其承担的职责只相当于母体学校下的学院（系）的教学管理人员，对于各种考试的管理主要依靠母体学校的教务处，这种考务管理模式不能体现独立学院的独立性 ，使独立学院的考务管理最终归属于母体考务管理部门。在教学管理和考务管理的实际过程中，独立学院考试管理与母体学校下的学院（系）的考试管理工作有很大不同，考务管理制度比较规范，考务管理流程体系也比较健全，与母体学校形成了很好的合作关系。但是，也存在沿用母体学校管理制度的现象［1］。尤其在考务管理中，由于独立学院专业不断增多，招生规模不断扩大，完全按照母体学校对下属学院（系）考试管理要求做，已经不能适应独立学院考试工作的开展。

（二）独立学院学生基础较差，考试及格率偏低，使考务管理难度增加

独立学院的学生生源质量相对本科母体学校稍差。由于高考经历了挫折，独立学院的学生往往自信心不足，影响了学习的积极性。部分学生入学后学习不努力，自我约束的能力差，表现在学习上不求上进，造成基础知识的不扎实，这就使得部分独立学院学生许多课程的考试及格率偏低。较多的重修人数、科目和专业的繁杂也增加了考务管理人员工作的难度。

（三）独立学院考务管理信息化存在不足

独立学院专业、学生人数不断增加，教学活动的不确定性增大，管理信息量增大，在考试管理中按照传统的手工操作效率低、信息量小、传播速度慢。传统的管理方式已不能适应当前考务管理工作。应充分利用现代化的管理手段，将先进的信息技术运用到独立学院考务管理工作中，实现考务管理的信息化，提高工作效率。

二、Excel在独立学院重修考务管理中的应用创新

Excel是Microsoft Office system中的电子表格程序。是一款集数据储存、数据管理、数据运算和处理于一身的功能强大的电子表格［2］。可以使用Excel创建工作簿（电子表格集合）并设置工作簿格式，以便分析数据和做出更明智的业务决策。在考务工作中，我们主要利用Excel对存储数据进行排序、数据透视和筛选等操作。

由于独立学院学生基础较弱，学生初修课程及格率偏低，使得独立学院安排重修考试的任务量非常大，利用学校传统的管理方式、操作方法不能在规定的时间内完成学校所下达的任务，造成后续考试工作不能正常进行，对学校整体考试工作造成影响。因此，利用信息化手段提高考试管理水平，提高工作效率势在必行。

学校重修报名程序为学校下发重修考试报名通知，各院汇总数据上报学校，各院根据学生重修情况组织教师出题、印刷试卷，学校安排公共必修课考试安排，专业课由各院自行安排。在考务管理中，我们充分利用Excel的功能，在重修考试报名、数据整理、安排考试等环节进行了应用创新。

（一）excel在重修考试报名中的具体应用

最初，我们使用学校下发的重修申请表，申请表内容包括所申请的课程代号、课程名、原始成绩、申请人等信息。根据调查了解，其他各院（系）重修人数少，专业课考试基本只涉及本院教师，所以报名表中信息可以满足报名需要，各班报名后只上交纸制报名表即可。对于独立学院来说，学院有专业40余个，涉及母校30多个院（系），每次报名人数达四、五千人次，只利用学校下发报名表上的信息量统计重修考试信息远不能满足报考需要，所以笔者利用Excel自制重修报名表，且要求学生交纸制报名表同时要上交相对应的Excel电子版报名表（见表1），然后将每个班报名数据进行汇总形成一个Excel总表，再进行操作。安排透视表中“行字段”、“列字段”和“数据”项就可以对考试进行排查。

图1 独立学院重修报名表

图2 独立学院重修报名汇总表

（二）Excel在重修数据整理中的具体应用

学生重修报名，经统计形成一个Excel表后，对此表项目进行整理，统一所报项目数据的格式，对考试科目、任课教师进行整理。由于独立学院专业众多，涉及本二学院近30个，所以整理后利用Excel中高级筛选功能选出相同专业，根据专业的不同添加相应的“开课院系”（见图2）。此时重修报名工作基本完成，重修安排工作开始。此时，我们可以利用Excel的数据透视功能对数据进行处理。首先，在“备注”列填充“1”，然后依次以“开课院系”、“重修课目”、“年级”、“专业班级”作为数据透视表的行字段，以“备注”作为数据透视表中的数据项进行透视（见图3），经透视后我们很清楚地得到涉及每个院有多少门重修课目，每门重修课程有多少名学生参加重修。这样，可以马上与各院联系，通知教师出题、印刷试卷。既节省人力、时间，又真正做到数据统计完整、准确。

（三）Excel在重修考试安排中的具体应用

独立学院重修考试参加的学生多，专业分散。重修考试安排好后，检查考试安排是否有问题是一项繁重的工作，如果手工核对需要大量时间且不能保证绝对的准确。还可以利用Excel的数据透视功能来进行核对，以考试地点冲突排查为例，以“专业班级”作为数据透视表的行字段，“地点”、“时间”作为数据透视表的列字段，“考试课程”作为数据透视表中的数据项进行透视，结果就可显示某专业同一个地点、时间安排的考试课程数，总记若为“1”，则没有冲突问题；总计若大于“1”，显示为“2”、“3”等，说明同一时间、地点有两门以上考试课，可能冲突，然后对重修考试安排进行修改后在进行数据透视检查，总记若完全为“1”则考试安排已不存在冲突。同理，查看考试时间、专业班级、教室容量、监考教师等是否冲突，只要合理

图3 独立学院重修数据透视图

（四）Excel在通知重修考试安排及发放重修卡中的具体应用

当重修考试安排核对完成、正式确定后，以何种形式通知到各个院系，以及怎样让学生一目了然清楚的知道学生自己的考试安排是主要问题。可以利用Excel的排序功能。首先，确定重修考试安排中，表格的列（字段）需要有那些项目组成；其次，根据重修考试安排中，每场考试详情即表格的行（记录内容）进行不同排序以便查询。在发给各院时“主”、“次”、“第三”关键字应依次为“开课院”、“考试课程”“教师”的顺序进行排序，方便各院教务老师通知任课教师、印试卷、安排监考等工作；在通知学生时“主”、“次”、“第三”关键字应依次为“上课院”、“年级”、“专业”的顺序，方便学生以此查看自己所有考试的安排。

重修考试中还有一项很重要的工就是为学生发放重修卡。重修卡是学生能否参加重修考试的凭证，同时也是考试后教师登记重修成绩的成绩单。根据重修报名表中的数据进行重修卡的打印。其他院系只有纸制的学校下发的重修报名表（见图1），在打印重修卡是要将纸制报名表中的数据录入学校提供的重修卡系统（见图4）。把每个学生输入后，可以将数据储存为“dbf”格式的电子文档，然后打印重修卡。由于其他院系学生重修人数较少，经调查一般每个院重修人数不会多于百人，录入相对较简单，因此这种方法可以比较节省时间，提高工作效率。但是对于独立学院来说，一般每学期重修人数为四、五千人次，如果将每名同学的数据进行录入，在学校规定的时间内不可能完成学校交给的任务。这时我们利用Excel与Access自行开发了重修卡打印系统，该系统可以直接将Excel表中数据导入Access中，我们将重修报名表（见图2）链接到Access中（见图5）直接打印出重修卡（见图6）。大大节省了人力、物力。

图4 学校提供的重修录入系统

图5 自行开发的重修卡打印系统

图6 独立学院重修登记卡

实践证明，在独立学院重修考试报名初期要求学生交纸制报名表同时上交Excel电子版报名表，符合现代教学管理实现办公自动化的要求，为独立学院重修后续工作的开展奠定了良好的基础；在重修数据整理、重修考试安排以及发放重修卡工作中，结合独立学院遇到的实际问题，利用Excel等找到了适合独立学院开展工作的方法，不失为一种创新。

Excel的这些功能不需要编写程序公式，通俗易学、可操作性强，对提高考务管理效率有明显帮助。同时，Excel在考务管理中的应用能更好的使教学管理工作实现实时、动态和交互，达到教学管理的微机机化、信息化、网络化，对实现教学管理创新，促进教学管理决策科学化，提升教学管理水平具有极强的现实意义。

四、总结

笔者从独立学院的实际工作要求出发，在考务管理的实施中对Excel进行应用创新，改善和优化教学管理系统，使教学管理工作实现实时、动态和交互，达到教学管理的微机化、信息化、网络化，从而提高教学管理效率，辅助决策学校教学政策的制定和实施［3］，既充分的发挥其功能，使之成为做好考务工作的手段，更对考务管理人员提出了更高的要求，即灵活运用、不断创新。我们应当认真总结对Excel应用的经验，使独立学院考务管理更加规范并富有效率。

［1］ 李景宝．浅议独立学院的教务管理模式［J］．辽宁行政学院学报，2007（9）：224－225．

［2］ 葛安娜，刘慎，陈跃安．Excel在考务管理中的应用［J］．硅谷，2009（17）：32．

［3］ 李震宇．Excel在教学管理中的应用［J］．硅谷，2008（23）：149．

The innovative application of Excel in examination management

YANG Bin

（Agricultural University of Hebei，Department of Modern Science and Technology，Baoding 071001）

This article mainly discussed how to improve work efficiency effectively，through taking full advantage of the data processing functions of Excel software．First of all，it analyzed the situation and problems pertaining to examination management of independent institute based on such areas as teaching management system，students and examination management information．Secondly，it takes retake examination for instance，comparison of retake examination in independent institute and the one in other college（Department）．At the same time，combined with the current situation and problems of examination management in independent institute，this article introduced the innovative applications of Excel in such respects as retake test registration，retake data management，retake examination arrangements and hand over of retake card in independent institute．At the end of the article，it is declared that the work should be proceed from reality to conduct the innovative applications of Excel in the process of examination management．This is，not only a means to function and do the examination affairs work well，but also a higher request to examination management staff．

Excel；independent Institute；examination management；retake examination；data processing

G 647 < class="emphasis_bold">文献标志码：A

A

1008－6927（2011）03－0269－04

2011－05－10

杨 斌（1980－），男，河北保定人，在读硕士，助教，研究方向：农业推广。

（编辑：刘伟霄）